Внедрение корпоративного портала на Битрикс в компании ВЕЛЕССТРОЙ
ВЕЛЕССТРОЙ – российская строительная компания, входящая в число лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования.
С момента основания реализовано более 120 крупных проектов. Объекты, построенные компанией, расположены по всей территории Российской Федерации. Среди наиболее известных: Ямал СПГ, Амурский ГПЗ, швейная фабрика BOSCO, объекты для Россетей, РЖД, газопровода «Сила Сибири» и др.
С момента основания реализовано более 120 крупных проектов. Объекты, построенные компанией, расположены по всей территории Российской Федерации. Среди наиболее известных: Ямал СПГ, Амурский ГПЗ, швейная фабрика BOSCO, объекты для Россетей, РЖД, газопровода «Сила Сибири» и др.
Причина обращения
С момента основания компания сильно выросла. Возросло количество подразделений, увеличились темпы строительных работ, документооборот стал более сложным, а каналы обмена информацией оставались прежними. Постепенно назрела необходимость упорядочить процессы коммуникаций и коллективную работу с задачами. Управлять делами в разрозненных системах неудобно — информация теряется, статусы задач трудно отслеживать, контроль отнимает много времени. В компании хотели получить единую точку доступа сотрудников к корпоративной информации, «внутренним» услугам и сервисам.
Корпоративный портал помогает бизнесу двигаться к своим целям без барьеров и сложностей, связанных с неполнотой и разрозненностью информации, медленной реакцией сотрудников, рутиной. Он объединяет все инструменты, которыми пользуются сотрудники, в единую систему с постоянным доступом.
Корпоративный портал помогает бизнесу двигаться к своим целям без барьеров и сложностей, связанных с неполнотой и разрозненностью информации, медленной реакцией сотрудников, рутиной. Он объединяет все инструменты, которыми пользуются сотрудники, в единую систему с постоянным доступом.
Внедрение корпоративного портала — процесс, к которому нужно серьезно готовиться всем, в первую очередь самой компании. Если процессы не оптимизированы до старта работ, на выходе можно получить автоматизированный хаос и гарантированно выйти за рамки бюджета. Вклад интегратора — подробные ТЗ, позволяющие оценить ресурсы и сроки.
План внедрения корпоративного портала
4
Разработка модуля «Деловые поездки» и интеграция с сервисом автоматизации командировочного процесса (Аэроклуб)
Чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно совершить массу не создающих ценности действий. Когда компания строит объекты по всей России и командировки — частое явление, то трудоемкость процесса кратно возрастает. В Велесстрой хотели снизить его стоимость, передав вопросы покупки и оформления билетов, бронирования отелей, заказа трансферов и составления отчетов партнеру — крупной travel-tech компании. Сотрудники запускают процесс из Битрикс24, который выступает посредником между несколькими системами: хранит сведения о командировке, обменивается данными с 1С: ЗУП и Аэроклуб, сообщает статусы, ставит задачи ответственным.
3
Реализация механизма «Единого окна» для внутренних услуг и сервисов
Для большой компании важно, чтобы сотрудники могли получить все «внутренние услуги» в одном месте. Заказать справку, уйти в отпуск, подготовить рабочее место для вывода нового сотрудника, сообщить о баге или не печатающем принтере и т.д. Таких сценариев и услуг десятки, и не всегда сотрудникам очевидно, куда можно обратиться за ними, где отслеживать статус. Мы понимаем эту проблему и подготовили модуль «Единое окно».
Изменение дизайна портала Битрикс24
2
Обычно мы не рекомендуем вносить изменения в дизайн портала, потому что функциональность важнее красоты. Битрикс24 является прежде всего рабочим инструментом (CRM, задачи, календарь и т.д.). Лучше потратить бюджет на полезную автоматизацию, чем на брендирование внутренней системы. Но для ряда клиентов всё иначе. Развивая корпоративную идентичность, они стремятся получить дополнительные нематериальные ценности и эффекты.
Для компании Велесстрой дизайн разрабатывал их давний партнёр. Мы оказывали консультации по техническим вопросам — что и как можно менять, какие особенности имеет вёрстка портала и т.д. Результат превзошел ожидания — с одной стороны учтены все детали фирменного стиля, с другой, мы смогли сверстать и внедрить дизайн без перерасхода времени и денег.
Интеграция с Active Diretory (AD) и 1С-Зарплата и управление персоналом (ЗУП)
Такую интеграцию мы проводим в начале проекта. Эта задача сразу открывает ИТ-ландшафт клиента, становится понятен состав и качество данных, которые нужно передавать. Также это снижает риск для клиента потратить кучу времени и денег на дизайн и внедрение, а после столкнуться с невозможностью провести интеграцию во внутренние ИТ-системы.
В проекте внедрения Битрикс24 в компанию Велесстрой, вопрос интеграции с AD и 1С-ЗУП был одним из первых. В процессе настройки и доработок в портал стала передаваться организационная структура с учетом действующих подразделений и вся доступная кадровая информация. Настройки были задокументированы и переданы заказчику.
1
Особенность интеграции
На портал пользователи могут попасть либо добавлением вручную, либо выгрузкой из 1С. Если выгрузка и синхронизация не настроены, то уволенные сотрудники могут остаться на портале, а принятые в него не попадут.
Сложность была в том, что логины пользователей хранились в AD обособленных подразделений, а всё остальное — в 1С-ЗУП. Стандартный модуль обмена такое не поддерживал. Из-за этого не работала интеграция с AD (внутренняя сеть и ресурсы).
Мы починили передачу логинов из 1С в Битрикс24 с помощью доработки модуля обмена, в частности, решили проблему передачи пустого логина, если сотрудник не заведен как пользователь 1С.
Сложность была в том, что логины пользователей хранились в AD обособленных подразделений, а всё остальное — в 1С-ЗУП. Стандартный модуль обмена такое не поддерживал. Из-за этого не работала интеграция с AD (внутренняя сеть и ресурсы).
Мы починили передачу логинов из 1С в Битрикс24 с помощью доработки модуля обмена, в частности, решили проблему передачи пустого логина, если сотрудник не заведен как пользователь 1С.
У Битрикс24 есть несколько типов лицензий. Они различаются количеством пользователей, доступностью функционала и уровнем поддержки.
Раньше, если крупная компания хотела создать портал под себя, то должна была выбирать исключительно коробочный продукт. Сейчас для них есть тариф Энтерпрайз в «коробочном» и «облачном» исполнении. Кастомизировать «облако» по-прежнему не получится, но в нем по максимуму представлены возможности «коробки» плюс приоритетная техподдержка от вендора, повышенный уровень безопасности и производительности, расширенные возможности интеграции, увеличенные лимиты в CRM.
Раньше, если крупная компания хотела создать портал под себя, то должна была выбирать исключительно коробочный продукт. Сейчас для них есть тариф Энтерпрайз в «коробочном» и «облачном» исполнении. Кастомизировать «облако» по-прежнему не получится, но в нем по максимуму представлены возможности «коробки» плюс приоритетная техподдержка от вендора, повышенный уровень безопасности и производительности, расширенные возможности интеграции, увеличенные лимиты в CRM.
Возможности Enterprise лицензии
Используется в проекте
Пока не задействовано
Все возможности младших лицензий
Много-департаментность
Единая авторизация пользователей в системах компании
Web-кластер
Филиалы
Портал компании Велесстрой работает на Enterprise-лицензии, чтобы задействовать все преимущества продукта, обеспечить доступом к информации всех сотрудников и максимально автоматизировать процессы.
Битрикс24
КЭДО + Госключ
КЭДО + Госключ
Брендирование портала и мобильного приложения
Приоритетная поддержка
Быстрое масштабирование
Улучшенная произво-дительность
Гарантированная доступноость портала
Снятые лимиты в CRM
Конструктор BI-отчетов
Шифрование данных в облаке
Владельцы лицензии «Энтерпрайз» могут существенно дополнять и изменять дизайн и функционал продукта под свои нужды.
Мы придерживаемся мнения, что малому и среднему бизнесу внешний вид трогать не стоит. Но чем больше компания, тем сильнее польза от редизайна портала превышает расходы на него. Поэтому крупный бизнес старается не экономить на бренде и везде внедряет единый стиль.
Мы придерживаемся мнения, что малому и среднему бизнесу внешний вид трогать не стоит. Но чем больше компания, тем сильнее польза от редизайна портала превышает расходы на него. Поэтому крупный бизнес старается не экономить на бренде и везде внедряет единый стиль.
Создание собственного дизайна корпоративного портала
У ИНТЕРВОЛГИ большой опыт создания собственных дизайнерских решений для сайтов и порталов различной тематики. За 20+ лет работы нами созданы сотни макетов для B2B-платформ, корпоративных сайтов, интернет-магазинов, маркетплейсов, HR-порталов.
Но в данном случае дизайн разрабатывал давний партнёр заказчика. Мы оказывали консультации по техническим вопросам — что и как можно менять, какие особенности имеет вёрстка портала и т.д.
Результатом довольны все. С одной стороны, учтены все детали фирменного стиля, с другой, мы смогли сверстать и внедрить дизайн без перерасхода времени и денег.
Но в данном случае дизайн разрабатывал давний партнёр заказчика. Мы оказывали консультации по техническим вопросам — что и как можно менять, какие особенности имеет вёрстка портала и т.д.
Результатом довольны все. С одной стороны, учтены все детали фирменного стиля, с другой, мы смогли сверстать и внедрить дизайн без перерасхода времени и денег.
Корпоративный портал в классическом и кастомизированном виде.
Портал большой, на нем представлены разделы, затрагивающие многие аспекты работы Велесстрой:
Вот что получилось в итоге:
- история развития, руководство, важные проекты, правила и ценности, публикации СМИ о жизни компании;
- хроника, события, нормативные и распорядительные документы, кадровые изменения, конкурсы, сведения о днях рождения;
- вопросы карьеры и развития;
- база знаний по различным вопросам;
- сервисы (оформление командировок, выдача справок, оформление отпусков, заявки на разработку документов, сервис по проверке контрагентов, СЭД, KPI);
- контакты сотрудников и другая важная информация.
Вот что получилось в итоге:
Исторически, Битрикс24 не предполагал глубоких переработок дизайна. Если использовать свои шаблоны, то они сломаются при очередном обновлении продукта. Мы понимаем эту особенность и обходим ее при внедрении.
Портал остаётся обновляемым и, как правило, вёрстка не страдает.
Как это получается?
“
Мы подменяем CSS-стили и JS, оставляя при этом структуру страниц нетронутой. Исключение — когда Битрикс добавляет новые элементы. В этом случае нужна доработка для применения наших стилей. При этом, если добавляются элементы, уже присутствующие в других местах, например, новая кнопка или вывод карточки сотрудника и т.д., он автоматически получит все нужные стили.
Создание бизнес-процессов и сервисов
Заявка на разработку руководящего документа
БП позволяет сотрудникам компании создать заявку на разработку внутренних регламентов. Для запуска процесса разработана специальная форма в которой для удобства предзаполнен ряд полей.
После создания заявка проходит процедуру согласования. Если она была согласована непосредственным руководителем отдела, в котором работает инициатор, то по ней назначается ответственный исполнитель.
Далее в Битрикс24 создается задача. При изменении стадии задачи в канбане обновляется статус выполнения заявки. Благодаря этому инициатор в режиме онлайн может следить за ходом выполнения работ.
После завершения разработки регламента он автоматически регистрируется в соответствующем реестре внутренних документов.
После создания заявка проходит процедуру согласования. Если она была согласована непосредственным руководителем отдела, в котором работает инициатор, то по ней назначается ответственный исполнитель.
Далее в Битрикс24 создается задача. При изменении стадии задачи в канбане обновляется статус выполнения заявки. Благодаря этому инициатор в режиме онлайн может следить за ходом выполнения работ.
После завершения разработки регламента он автоматически регистрируется в соответствующем реестре внутренних документов.
Сервис по проверке контрагента во внутренних системах
Перед тем как заключить договор и начать работу с новым контрагентом его должен проверить Отдел контроля закупок. С этой целью был разработан отдельный бизнес-процесс.
В его рамках осуществляется проверка благонадежности контрагента, для проявления должной осмотрительности при заключении договора. Сбор сведений и проверка контрагента проводится в соответствии с внутренними процедурами безопасности. На основании результатов проверки ответственным лицом принимается решение о возможности или невозможности заключения договора.
Если проверка прошла успешно, то данные контрагента вносятся в базу 1С. После этого можно начинать сотрудничество.
В его рамках осуществляется проверка благонадежности контрагента, для проявления должной осмотрительности при заключении договора. Сбор сведений и проверка контрагента проводится в соответствии с внутренними процедурами безопасности. На основании результатов проверки ответственным лицом принимается решение о возможности или невозможности заключения договора.
Если проверка прошла успешно, то данные контрагента вносятся в базу 1С. После этого можно начинать сотрудничество.
Выдача справки
Для получения справки сотруднику достаточно запустить бизнес-процесс, указать необходимый ему вид справки и способ ее получения. Все необходимые данные о работнике заполнятся автоматически благодаря интеграции с 1С. Форма также доступна и для не авторизованных пользователей на портале, например, ранее уволенных. Для них форма откроется по специально формируемой ссылке.
Для облегчения заполнения и минимизации ошибок при заполнении поля «Адрес доставки», была выполнена интеграция с сервисом Dadata.
В процессе подготовки справки ее инициатор будет получать смс уведомления на свой мобильный телефон, а также на указанный адрес электронной почты.
Для облегчения заполнения и минимизации ошибок при заполнении поля «Адрес доставки», была выполнена интеграция с сервисом Dadata.
В процессе подготовки справки ее инициатор будет получать смс уведомления на свой мобильный телефон, а также на указанный адрес электронной почты.
Заявка на временный пропуск
Если к работнику компании должен прийти посетитель, то он может заказать ему пропуск, просто запустив нужный бизнес-процесс на портале.
В форме необходимо указать ФИО, дату визита, адрес проходной.
Все заявки на пропуск от разных подразделений будут объединены по датам. В конкретную дату на рабочем месте охранника будет сформирован список посетителей.
В процессе выдачи пропуска на проходной его номер будет занесен в систему, а инициатор визита получит уведомление в корпоративном портале о том, что к нему пришел посетитель.
В форме необходимо указать ФИО, дату визита, адрес проходной.
Все заявки на пропуск от разных подразделений будут объединены по датам. В конкретную дату на рабочем месте охранника будет сформирован список посетителей.
В процессе выдачи пропуска на проходной его номер будет занесен в систему, а инициатор визита получит уведомление в корпоративном портале о том, что к нему пришел посетитель.
Автоматизация процесса направления в командировку
Об этом процессе расскажем подробнее.
Для тех, кто не сталкивался с необходимостью организации частых деловых поездок большого количества сотрудников и не управлял бюджетом на командировки в несколько десятков миллионов рублей, процесс может показаться достаточно простым.
Служебная записка
Сотрудник готовит служебную записку и подписывает ее у непосредственного руководителя.
Подготовка
На основании подписанной директором служебной записки отдел кадров готовит приказ, сотрудник получает командировочные. Приобретаются билеты, бронируется гостиница.
Командировка
Сотрудник выполняет командировочное задание.
Отчет
По возвращении из командировки предоставляется авансовый отчет, прикладываются билеты, чеки, посадочные талоны и т.д.
Это упрощенное представление того, как в целом организован процесс. На самом деле всё может быть гораздо сложнее. Внутри может быть множество нюансов, связанных с маршрутами, особенностями делопроизводства, налогового и бухгалтерского учета, сложившиеся практики. Например, следующие факторы могут делать процесс более дорогим и долгим:
- длительный цикл согласования, в течение которого стоимость билетов может меняться в большую сторону;
- ручное внесение документов по командировке в 1С и сопутствующие ошибки;
- нарушение требований тревел-политики и установленных лимитов;
- оформление билетов отдельными операциями через посредников;
- оформление командировок представителей и сотрудников, находящихся не в головном офисе;
- корректировки дат до и в процессе командировки, частые и сложные корректировки билетов;
- задержка документов у контрагентов;
- выдача средств и оплата в разных валютах, оплата пластиковыми картами, наличными и безналичным способом в рамках одной командировки;
- пересчет суточных при пересечении нескольких границ;
- определение затрат по норме и сверх нормы и т.д.
Если в вашем бизнес-процессе тоже много условий, то его стоит автоматизировать, чтобы исключить ошибки, сократить время и снизить стоимость.
Только административно-управленческого персонала у заказчика более 5000 человек. Для многих командировки — обязательная составляющая рабочего процесса. Согласовать, правильно оформить, профинансировать и учесть такой объем поездок — задача не из простых.
На стадии опытной эксплуатации системы ее возможностями регулярно пользовались более 30 сотрудников, совершив за 4 тестовых месяца по 5-15 поездок. С учетом текущих потребностей компании в организации командировок, система позволит без сбоев обрабатывать любое количество оформляемых заявок.
На стадии опытной эксплуатации системы ее возможностями регулярно пользовались более 30 сотрудников, совершив за 4 тестовых месяца по 5-15 поездок. С учетом текущих потребностей компании в организации командировок, система позволит без сбоев обрабатывать любое количество оформляемых заявок.
Как оформить командировку в Битрикс24
После этого можно перейти в систему оператора чтобы забронировать гостиницу и купить необходимые билеты. После покупки/бронирования Аэроклуб отправит через feedback-сервис очередь событий с указанием номеров: поездки, командировки, услуги. Далее Битрикс24 загрузит документы по данной командировке (билеты, ваучеры для заселения и т.д.) и сохранит их в соответствующем поле бизнес-процесса Командировка.
После согласования поездки всеми руководителями, бизнес процесс отправляет в систему тревел-оператора Аэроклуб информацию о сотрудниках и контейнер с данными командировки. Для обмена используется API Аэроклуба.
На следующем шаге в 1С:ЗУП ответственному лицу ставится задача на формирование приказа о командировке на основании переданных в Битрикс24 данных.
Чтобы начать согласования сотрудник запускает бизнес-процесс «Командировка» из модуля Единое окно услуг в Битрикс24. Для запуска процесса используется специально разработанная форма, которая позволяет собрать необходимые сведения о сотруднике, времени и направлении поездки. Интеграция с 1С: ЗУП позволяет автоматически заполнить часть полей формы данными о сотруднике.
Сотрудники Велесстрой регулярно совершают деловые поездки в места расположения строящихся объектов. Для направления сотрудника в командировку ему необходимо согласовать поездку с непосредственным руководителем и руководителями других управлений.
Преимущества автоматизации процесса оформления командировки
- Сокращение времени согласования и ошибок при оформлении поездки благодаря маршрутизации и контролям;
- Сокращение трудоемкости процессов, связанных с покупкой, обменом, возвратом билетов, учетом командировочных расходов;
- Корректный учет всех требований тревел-политики;
- Оптимизация расходов благодаря интеграции с сервисами организации деловых поездок (оптимальное время покупки билетов, отсрочка платежа, документы всегда под рукой, спецтарифы/бонусы перевозчиков и отелей и т.д.);
- Своевременное получение закрывающих документов;
- Сохранение истории деловых поездок и повышение прозрачности командировочных расходов;
- Аналитические отчеты с детализацией поиска потенциальных путей снижения расходов.
Почитайте обо всех нюансах проекта в нашем блоге
Подробности внедрения корпоративного портала компании Велесстрой
Условия на старте
Релевантный опыт
Еще один кейс о развитии возможностей CRM строительной компании
Повышение удобства работы в CRM Битрикс24: уровень «теплоты» клиента, компактная карточка вместо «простыни», расширенные фильтры, совместная работа менеджеров над сделкой
Как мы внедряем и сколько это стоит
Всё о внедрении и доработках CRM Битрикс24
Возможности, сферы применения, интеграции, сроки, стоимость
Другие сложные доработки CRM Битрикс24
Посмотрите портфолио проектов по расширению функционала Б24 в других компаниях
Закажите демонстрацию работы корпоративного портала в режиме реального времени
Покажем как работает базовая версия, расскажем о нюансах и доработках наших заказчиков. Сможете задать все вопросы прямо во время демо.
Если хотите увидеть, как будет выглядеть и работать ваш Корпоративный портал, мы подготовим брендированный демо-стенд*.
*Обсуждается индивидуально
Если хотите увидеть, как будет выглядеть и работать ваш Корпоративный портал, мы подготовим брендированный демо-стенд*.
*Обсуждается индивидуально
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Наши клиенты с Битрикс24
ИНТЕРВОЛГА имеет опыт работы в масштабных проектах с крупными партнерами.
Мы делаем сложные внедрения и интеграции под ключ для любого бизнеса.
Умеем управлять проектами, поэтому нам доверяют сложную разработку.
Если перед вами стоит задача внедрения, замены, доработки или интеграции корпоративных систем — опишите ваши потребности. Мы предложим решение.
20+ лет
на ИТ-рынке
1000+
успешных проектов
10 000
часов разработки в месяц
150+
штатных сотрудников
100+
программистов и инженеров
14
производственных команд
Бесплатная консультация эксперта по разработке порталов на Битрикс24
Заполните форму, чтобы мы смогли перезвонить и запланировать встречу.
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности.
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем