Создание специальных отчетов в Битрикс24 для удобства управления рекламным агентством

Зачем Битрикс24 рекламному агентству полного цикла?

Компания Nectarin — интернет-агентство полного цикла, основной деятельностью которого является разработка и реализация комплексных рекламных кампаний в сети интернет, а также веб-проектов, мобильных приложений и вирусного видео.

165 сотрудников, основана в 2006 году.

Занимает 3 место в рейтинге digital-агентств России.

Ведёт проекты с крупными российскими и зарубежными компаниями IKEA, Skoda, Hyundai, Nissan, Metro, 20th Century Fox, Schwarzkopf & Henkel, Газпромбанк, Stockmann, Perfetti Van Melle, Energizer, Valeant, Eli Lilly, Уралсиб, MR Group, КАРО-премьер и др.

Источник: http://tagline.ru/nectarin/
Источник изображения http://www.the-village.ru/village/city/interior/121029-ofis-nedeli-moskva-nectarin

Задача

Улучшить управляемость компании с помощью создания специальных отчетов в Битрикс24 для мониторинга и управления проектами. Охватить весь цикл жизни кейса, от подготовки коммерческого предложения, до производства и передачи клиентам.

В качестве инструмента настройки специальных отчетов решили использовать облачную версию Битрикс24. Дополнительную аналитику и логику добавили при помощи приложения Битрикс24.

Решение

Основные этапы работы.

Сложности

В CRM Битрикс24 есть компании, контакты, лиды, сделки, предложения, счета и товары. А у клиента есть индивидуальные, сложно поддающиеся формализации контракты.

Например, предложение может содержать несколько продуктов. Причём, у каждого продукта свои особые специальные KPI. Так, в рамках одного контракта (договора), может продаваться контекстная реклама и SEO-продвижение. Для компании А в услуге «контекстная реклама» будут одни KPI (к примеру, целевой показатель — 1000 переходов), а для компании Б уже другие (10 000 переходов).

Техническая сложность состояла в том, что используется облачная версия Битрикс24. Внедрить «облако» быстрее и дешевле. Но дорабатывать гораздо сложнее. Многие боятся. А ИНТЕРВОЛГА нет.

Мы реализовали систему мониторинга и специальных отчётов в Битрикс24, создав отдельное приложение.

Подготовка и хранение данных

Первым делом, мы помогли «уложить» весь сложный, запутанный бизнес-процесс продажи и реализации рекламного контракта на сущности Битрикс24. Определили методику использования корпоративного портала. Но красивые слова про методики и стратегии руками не пощупать. Мы разработали прототипы интерфейсов и провели их презентацию.

Со стороны клиента участвовали две основные группы пользователей приложения. Первая — сотрудники, занимающиеся вводом первичной информации для отчетов. Вторая — непосредственно руководители, для которых эти отчеты и разрабатывались.

Интерфейсы понравились. Клиента мы на этом отпустили и стали думать над скучными «программистскими» штуками — где хранить данные и как потом из этого «где» их быстро доставать.

Сколько кликов было сделано в конкретной рекламной кампании конкретного рекламодателя, сколько показов, какое количество телефонных звонков удалось привлечь, к какому моменту завершить контракт и т.д. Штатных сущностей для этого нет.

Благо, даже в облачном портале Битрикс24 можно создать хранилище произвольных данных, что мы и сделали.

Конечно, простым сбором и хранением информации дело не ограничилось. Для полноценного мониторинга, реализовали четыре отдельных специальных отчёта, покрывающих взаимодействие с рекламодателями и производство проектов. Подробности об этих отчётах — ниже.

Шаблон для приложения

Для перемещения по приложению сделали верхнее и нижнее меню, разделённое на три категории. Работает быстро, пользоваться удобно.

При желании, в шаблоне приложения можно «накрутить» больше красоты, но для решения задачи это не требовалось. А мы — за разумную минимизацию сроков, цены и стоимости.

Отчёт — мониторинг данных из CRM Битрикс24

Мониторинг данных из CRM — основной отчёт, который показывает что происходит в компании на этапе продажи.

Сначала специальная терминология, принятая в работе:

Клиентская группа — сфера, в которой работает клиент, для которого готовится предложение. Например, банковская, фармакологическая или киноиндустрия.

Сервис — отдел, который готовит предложение. Например, отдел контекстной рекламы, отдел SEO или отдел SMM.

Продукт — конкретный вид услуги, которую компания оказывает. Например, разработка медиаплана для контекстной рекламы.

Потенциальные KPI — список KPI, которые теоретически могут быть у продукта. Например, для продукта Медиаплан мы потенциально можем использовать следующие KPI:

• Клики;
• Сеансы;
• Конверсии;
• Звонки;
• Целевые звонки.

Предложение — работы, которые пропишут в договоре. Например, предложение на тизерную рекламу и SMM. В рамках одного предложения бывает несколько продуктов. В нашем примере это конкретный вид тизерной рекламы и конкретный вид SMM продвижения.

Проект — задача, с которой клиент приходит в компанию. Например, необходимость продвижения нового фильма или автомобиля. В рамках одного проекта может одновременно разрабатываться несколько предложений — создание лендинга будет одним договором, а контекстная реклама и SMM другим.

Клиент — тут всё понятно.:) Для одного клиента может одновременно вестись несколько задач.

Аккаунт — аккаунт-менеджер. Человек, результатами делающий хорошее настроение и счастье.:)

Теперь давайте посмотрим, что изображено на одном из специальных отчётов. В верхней части страницы визуальные данные для быстрого контроля. Достаточно одного взгляда на графики, чтобы оценить ситуацию.

Доступен выбор интервала и группировки. Группировать можно по клиентской группе или сервису.

Группировка позволяет оценить загруженность конкретного направления или отдела — к примеру, в банковской сфере перегруз по предложениям, задачам и встречам, а в фармакологии наоборот недобор. То же относится к группировке по сервису — руководитель поймёт, какой отдел тащит больше всего задач.

В нижней части страницы — информация по конкретным предприятиям. Для въедливого изучения и мониторинга. Какая ситуация, какой тип продукта чаще не попадает в крайние сроки, какой менеджер (ответственный) хуже справляется с работой. Еще один плюс — не надо никуда переходить, чтобы увидеть задачи и встречи — эта и другая (команда, сумма и вероятность сделки) дополнительная информация выводятся во всплывающем окне.

Фильтры помогают оценить ситуацию в целом, и найти конкретные данные. Если же и этого не хватило, на помощь приходит выгрузка в excel. На момент разработки приложения нельзя было напрямую сохранить файл на ПК. Создали загрузку файла на диск Битрикс24, откуда уже пользователь скачивает его для локальной работы.

Отчет по денежному потоку

Самый интересный отчёт для любого руководителя.:) Битрикс24 показывает «воронки продаж», где можно посмотреть сколько сделок и на какую сумму находятся в разных статусах.

Мы реализовали отдельный специальный отчёт с дополнительными возможностями — фильтрация по клиентской группе, сервису, продукту и даже сотруднику. Это поможет выявить узкое место. При создании не забыли и о красивом внешнем виде. Для формирования воронок (и других графиков) встроили внешнюю библиотеку диаграмм highcharts.

Отчёт по встречам недели

Сравнительно простой и неброский отчёт, показывающий в кратком виде какие встречи прошли или планируются. Данные сгруппированы по неделям.

Можно отфильтровать по клиентской группе или сотруднику — сразу понятно, кто не любит кататься по пробкам.:)

Сводный отчёт по KPI

Если предыдущие три отчёта — для оценки потенциальных результатов на этапе продажи, то этот уже относится к производству.

Также, как и в случае мониторинга информации из CRM, сводный отчёт по KPI условно делится на две части — для быстрого контроля показателей и для вдумчивого изучения. За быстрый контроль отвечают графики в «светофорном стиле» в верхней части страницы. Открыл специальный отчёт — если почти всё зелёное, значит беспокоиться не о чем.

Источником информации для «светофора» служит система прогнозирования выполнения плановых показателей. Она работает по введенным на специальной странице данным. Вводит информацию и составляет отчёты специальный отдел трафик-менеджмента. Раньше сотрудникам приходилось создавать различные отчеты в excel, что занимало много времени. Теперь достаточно ввести данные, а дальше Битрикс24 построит отчёты и графики сам.

Вернёмся к нашему отчёту по KPI, а точнее к нижней части страницы. Тут аккумулируются прогнозы по выполнению KPI всех продуктов, предложений и проектов. Для быстрого контроля также используется цветовая идентификация — увидел красное пятно, приглядись внимательнее.

Чтобы не потеряться среди потока информации, вверху расположились традиционные фильтры. А для любителей excel реализовали выгрузку таблицы в соответствующий формат.

Итог

Что вы получаете, заказав приложение такого масштаба в дополнение к внедрению Битрикс24?

Прежде всего, это формализация и строгий контроль за существующими процессами. Сотрудники работают со специальными отчетами по единой методике, а руководство легко контролирует ситуацию в бизнесе. Причём, контроль возможен из любого места, где есть интернет — достаточно зайти в портал Битрикс24.

Приложения для Битрикс24 — единственный способ серьёзно расширить возможности облачной версии портала. Мы умеем это делать. Перейдите по ссылке ниже и заполните форму — созвонимся, обсудим Вашу задачу.

• Внедрение Битрикс24
• Приложения для Битрикс24