Автоматизация работы с документами в Битрикс24 для финансовой компании

Существуют консультанты, помогающие людям получить кредит.

Алгоритм их работы следующий:

1. Человек, желающий получить кредит, заходит на сайт и оставляет заявку.
2. Заявка попадает в Битрикс24.
3. Начинается обработка. Обрабатывая заявку, менеджер помогает клиенту собрать необходимые документы.
4. После сбора необходимого, в несколько банков отправляется запрос. Он представляет собой пакет файлов и анкету с данными заёмщика.
5. После того, как банки обрабатывают запрос, они присылают предложения по условиям кредита.
6. Клиент знакомится с условиями и принимает окончательное решение о том, в каком банке брать кредит (и брать ли вообще:)).

Если посмотреть на процесс, то работа финансовой компании не сильно отличается от других видов бизнеса — те же заявки, сделки, стадии обработки. Но разница всё-таки есть:

1. Большой объём информации по каждому клиенту (заявке).  Кредит – штука ответственная. Кредитору и посреднику  нужно знать о вас всё. Те, кто брали хоть раз кредит вспомнят, сколько разных данных при этом запрашивают.
2. Огромные пакеты входящих сведений — паспорт, трудовая, пенсионное, права собственности на автомобиль или другое имущество…. Скан-копии всего этого нужно хранить.
3. Большой объём генерируемых документов. По каждой заявке формируется от трёх-четырёх, до десятка папок. Даже просто заполнить их по шаблону — занятие небыстрое.
4. Сложные процессы. Когда мы продаём товар или услугу, процесс простой — получение заявки, уточнение информации, подготовка КП, заключение договоры. В финансах и кредитах он гораздо сложнее. Включается третья сторона (банки). Каждый из них предъявляет свои требования к анкете и составу документов.
5. Секретность данных. Когда речь идёт о миллионах рублей, к точности информации и её конфиденциальности предъявляются особые требования.

Ниже мы опишем, как автоматизировать работу с документами в Битрикс24 для финансовой компании. К сожалению, по условиям NDA раскрывать название мы не можем. Поэтому, будем называть фирму «Финансовая компания».

Интересные задачи автоматизации работы с документами на Битрикс24

Что мы сделали:

Хранение данных в Битрикс24

Мы начали внедрение Битрикс24 в Финансовую компанию традиционно — провели базовую настройку и интегрировали портал с лендингом, с которого поступали заявки.

Так как лендинг реализован на LpGenerator, не обошлось без сложностей. Об этом читайте в нашей отдельной статье.

Далее встала задача хранения данных. Для понимания масштаба — в сделках мы реализовали пять разделов, количество полей превысило 1000 штук.

Также проблема была в том, что структура документов сильно менялась в процессе — добавлялись новые участники, а вместе с ними и новые поля. Некоторые поля удалялись. А сохранять значения полей в старых обращениях нужно.

Чтобы реализовать требования, пришлось отказаться от хранения данных в дополнительных полях. Структуру реализовали на инфоблоках. Инфоблок сделок содержит список потенциальных необходимых полей (которые могут быть заполнены по необходимости), а также их настройки. Заполняется через административный интерфейс БУС (Битрикс: Управление сайтом). Состоит из разделов и элементов инфоблоков. Элемент инфоблока описывает поле сделки.

Так как структура сделки меняется, а для старых нужно сохранить данные, существует 2 инфоблока (Тип и Значения). Когда создаётся новая заявка, все поля из ИБ типов копируются в ИБ значений в раздел с названием вида: <ИД сделки> <Название сделки.>

В сделке предусмотрены специальные разделы относящиеся к разным банкам. Привязка финансовой организации к разделу сделана через свойство. Сам список компаний храниться в HL.

И не просите меня объяснить это простым языком для неспециалистов в Битриксе.:) Просто поверьте — схема необычная, но рабочая.

Автоматизация отправки документов в банки

Больше сотни часов заняла автоматизация отправки документов в банки в Битрикс24.

Пакет данных, который отправляется в банк для получения кредита, состоит из анкеты, сканов клиента и дополнительной информации. Для каждой организации необходим свой набор сведений. Как правило, заявка займ одновременно отправляется в несколько точек.

Чтобы исключить множественный ввод информации (например, паспорт будет требоваться везде), выделили «Базовый банк». Это набор общих документов, который заполняется по лицу один раз и легко копировать в другие учреждения.

При этом, информацию для конкретного отделения можно заменить после копирования. К примеру, во всех заявках указать один срок кредита, а в конкретной другой.

Следующим интересным моментом стала непосредственно отправка писем. Мы реализовали механизм проверки отправки писем. Использовали стандартную таблицу событий битрикса b_events. Проверяем, что «с нашей стороны пули вылетели» (почта ушла). Менеджерам стало спокойнее.

Управление заявками из почты

Бизнес-процесс построен таким образом, что окончательное решение об условиях кредитования принимает один человек. Помимо этого, этот сотрудник ведёт большое количество переговоров. Основным инструментом для него стала почта. Поэтому и решения об условиях кредитования ему удобно принимать там.

Мы реализовали такой механизм. Когда сотруднику приходит письмо-уведомление об условиях кредита из какого-либо банка, достаточно переслать его на специальный ящик, указав в теле письма результат (одобрено или нет) и сумму.

Из темы письма система поймёт о какой сделке идёт речь, переведёт её в соответствующий статус и вышлет клиенту уведомление на телефон и почту. Если кредит был одобрен, то в уведомлении будет указана его сумма.

Автоматизация генерации документов в Битрикс24

По каждому заёмщику формируется целый пакет исходящих файлов. Это договор, анкета, документы на имущество и т.д. Часто такие пакеты формируются сразу по нескольким организациям. По итогам, на каждого клиента их делается до десятка.

Заполнять каждый вручную долго и неэффективно. Большой задачей стала автоматизация работы с такими документами в Битрикс24.

Выглядит задача простой — есть набор данных, по заданному шаблону формируется документ. Но мы столкнулись с несколькими трудностями:

1. Само формирование .docx в корпоративном портале вещь сложная. Подробнее об этом читайте в нашей статье: Битрикс24 — в пять раз снижаем затраты времени на подготовку коммерческого предложения
2. Шаблоны формируемых файлов разные — .PDF, .xlsx, .docx. А генерируется именно .docx файл. Таким образом, нужно перевести анкеты со сложной вёрсткой из .PDF и в .docx. Это непростая задача, т.к. после автоматических конверторов едет вёрстка...
3. Документов физически было очень много — 15 банков, для каждого из которых свой набор, плюс 10 внутренних файлов (различные виды договоров, закладные и т.д.).
4. Количество полей, которые нужно заполнить для автоматической генерации документов — более 300 полей.
5. Заполнение «галочек».

Тем не менее, мы научили Битрикс24 автоматизации при работе с документами.

Отправка СМС-ок и писем из Битрикс24

Во время обработки заявки клиента, сотрудник отдела продаж ведёт активную email и СМС переписку с сотрудниками банка. Мы разработали специальный интерфейс, который отправляет СМС или email сотруднику банка, непосредственно из сделки.

В письме автоматически формируется тема и включается дополнительная информация о сделке. Email (или номер телефона для отправки СМС) берутся из настроек.

Механизм получился удобный — сотрудники используют его в ежедневной работе.

Дальнейшие доработки

Корпоративный портал Битрикс24 с нашими доработками для работы с документами показал себя с хорошей стороны — по словам заказчика, он стал основным рабочим инструментом, на который завязана работа компании. Подтверждение этого — план дальнейшего развития, включающий следующие задачи:

1. Создание отчёта по времени обработки лида;
2. База данных по выплатам займов;
3. Бекапирование портала вместе с настройками сервера.

Организация работы с документами в Битрикс24 финансовой компании — итоги

Наш опыт показывает, что корпоративный портал Битрикс24 можно успешно использовать для автоматизации работы финансовых компаний. Конечно, не все нужные функции есть «из коробки». Например, даже формат даты в списке лидов пришлось перенастраивать — когда за день приходит больше 100 обращений, вы не хотите видеть там «сегодня», нужно точное время.

Но с помощью ИНТЕРВОЛГИ, эти проблемы решаемы. У нас нет цели «впарить» вам дорогую лицензию — расскажем о всех ограничениях и особенностях Битрикс24. А потом покажем, как оптимально настроить его под ваш бизнес. Если же одними настройками дело не обойдётся — наши программисты придут на помощь.