Автоматизация работы с документами в Битрикс24 для финансовой компании
Битрикс24
Существуют консультанты, помогающие людям получить кредит.
Алгоритм их работы следующий:
Так как лендинг реализован на LpGenerator, не обошлось без сложностей. Об этом читайте в нашей отдельной статье.
Далее встала задача хранения данных. Для понимания масштаба — в сделках мы реализовали пять разделов, количество полей превысило 1000 штук.
Также проблема была в том, что структура документов сильно менялась в процессе — добавлялись новые участники, а вместе с ними и новые поля. Некоторые поля удалялись. А сохранять значения полей в старых обращениях нужно.
Чтобы реализовать требования, пришлось отказаться от хранения данных в дополнительных полях. Структуру реализовали на инфоблоках. Инфоблок сделок содержит список потенциальных необходимых полей (которые могут быть заполнены по необходимости), а также их настройки. Заполняется через административный интерфейс БУС (Битрикс: Управление сайтом). Состоит из разделов и элементов инфоблоков. Элемент инфоблока описывает поле сделки.
Так как структура сделки меняется, а для старых нужно сохранить данные, существует 2 инфоблока (Тип и Значения). Когда создаётся новая заявка, все поля из ИБ типов копируются в ИБ значений в раздел с названием вида: <ИД сделки> <Название сделки.>
В сделке предусмотрены специальные разделы относящиеся к разным банкам. Привязка финансовой организации к разделу сделана через свойство. Сам список компаний храниться в HL.
И не просите меня объяснить это простым языком для неспециалистов в Битриксе.:) Просто поверьте — схема необычная, но рабочая.
Пакет данных, который отправляется в банк для получения кредита, состоит из анкеты, сканов клиента и дополнительной информации. Для каждой организации необходим свой набор сведений. Как правило, заявка займ одновременно отправляется в несколько точек.
Чтобы исключить множественный ввод информации (например, паспорт будет требоваться везде), выделили «Базовый банк». Это набор общих документов, который заполняется по лицу один раз и легко копировать в другие учреждения.
При этом, информацию для конкретного отделения можно заменить после копирования. К примеру, во всех заявках указать один срок кредита, а в конкретной другой.
Следующим интересным моментом стала непосредственно отправка писем. Мы реализовали механизм проверки отправки писем. Использовали стандартную таблицу событий битрикса b_events. Проверяем, что «с нашей стороны пули вылетели» (почта ушла). Менеджерам стало спокойнее.
Мы реализовали такой механизм. Когда сотруднику приходит письмо-уведомление об условиях кредита из какого-либо банка, достаточно переслать его на специальный ящик, указав в теле письма результат (одобрено или нет) и сумму.
Из темы письма система поймёт о какой сделке идёт речь, переведёт её в соответствующий статус и вышлет клиенту уведомление на телефон и почту. Если кредит был одобрен, то в уведомлении будет указана его сумма.
Заполнять каждый вручную долго и неэффективно. Большой задачей стала автоматизация работы с такими документами в Битрикс24.
Выглядит задача простой — есть набор данных, по заданному шаблону формируется документ. Но мы столкнулись с несколькими трудностями:
В письме автоматически формируется тема и включается дополнительная информация о сделке. Email (или номер телефона для отправки СМС) берутся из настроек.
Механизм получился удобный — сотрудники используют его в ежедневной работе.
Алгоритм их работы следующий:
- Человек, желающий получить кредит, заходит на сайт и оставляет заявку.
- Заявка попадает в Битрикс24.
- Начинается обработка. Обрабатывая заявку, менеджер помогает клиенту собрать необходимые документы.
- После сбора необходимого, в несколько банков отправляется запрос. Он представляет собой пакет файлов и анкету с данными заёмщика.
- После того, как банки обрабатывают запрос, они присылают предложения по условиям кредита.
- Клиент знакомится с условиями и принимает окончательное решение о том, в каком банке брать кредит (и брать ли вообще:)).
- Большой объём информации по каждому клиенту (заявке). Кредит – штука ответственная. Кредитору и посреднику нужно знать о вас всё. Те, кто брали хоть раз кредит вспомнят, сколько разных данных при этом запрашивают.
- Огромные пакеты входящих сведений — паспорт, трудовая, пенсионное, права собственности на автомобиль или другое имущество…. Скан-копии всего этого нужно хранить.
- Большой объём генерируемых документов. По каждой заявке формируется от трёх-четырёх, до десятка папок. Даже просто заполнить их по шаблону — занятие небыстрое.
- Сложные процессы. Когда мы продаём товар или услугу, процесс простой — получение заявки, уточнение информации, подготовка КП, заключение договоры. В финансах и кредитах он гораздо сложнее. Включается третья сторона (банки). Каждый из них предъявляет свои требования к анкете и составу документов.
- Секретность данных. Когда речь идёт о миллионах рублей, к точности информации и её конфиденциальности предъявляются особые требования.
Интересные задачи автоматизации работы с документами на Битрикс24
Что мы сделали:Хранение данных в Битрикс24
Мы начали внедрение Битрикс24 в Финансовую компанию традиционно — провели базовую настройку и интегрировали портал с лендингом, с которого поступали заявки.Так как лендинг реализован на LpGenerator, не обошлось без сложностей. Об этом читайте в нашей отдельной статье.
Далее встала задача хранения данных. Для понимания масштаба — в сделках мы реализовали пять разделов, количество полей превысило 1000 штук.
Также проблема была в том, что структура документов сильно менялась в процессе — добавлялись новые участники, а вместе с ними и новые поля. Некоторые поля удалялись. А сохранять значения полей в старых обращениях нужно.
Чтобы реализовать требования, пришлось отказаться от хранения данных в дополнительных полях. Структуру реализовали на инфоблоках. Инфоблок сделок содержит список потенциальных необходимых полей (которые могут быть заполнены по необходимости), а также их настройки. Заполняется через административный интерфейс БУС (Битрикс: Управление сайтом). Состоит из разделов и элементов инфоблоков. Элемент инфоблока описывает поле сделки.
Так как структура сделки меняется, а для старых нужно сохранить данные, существует 2 инфоблока (Тип и Значения). Когда создаётся новая заявка, все поля из ИБ типов копируются в ИБ значений в раздел с названием вида: <ИД сделки> <Название сделки.>
В сделке предусмотрены специальные разделы относящиеся к разным банкам. Привязка финансовой организации к разделу сделана через свойство. Сам список компаний храниться в HL.
И не просите меня объяснить это простым языком для неспециалистов в Битриксе.:) Просто поверьте — схема необычная, но рабочая.
Автоматизация отправки документов в банки
Больше сотни часов заняла автоматизация отправки документов в банки в Битрикс24.Пакет данных, который отправляется в банк для получения кредита, состоит из анкеты, сканов клиента и дополнительной информации. Для каждой организации необходим свой набор сведений. Как правило, заявка займ одновременно отправляется в несколько точек.
Чтобы исключить множественный ввод информации (например, паспорт будет требоваться везде), выделили «Базовый банк». Это набор общих документов, который заполняется по лицу один раз и легко копировать в другие учреждения.
При этом, информацию для конкретного отделения можно заменить после копирования. К примеру, во всех заявках указать один срок кредита, а в конкретной другой.
Следующим интересным моментом стала непосредственно отправка писем. Мы реализовали механизм проверки отправки писем. Использовали стандартную таблицу событий битрикса b_events. Проверяем, что «с нашей стороны пули вылетели» (почта ушла). Менеджерам стало спокойнее.
Управление заявками из почты
Бизнес-процесс построен таким образом, что окончательное решение об условиях кредитования принимает один человек. Помимо этого, этот сотрудник ведёт большое количество переговоров. Основным инструментом для него стала почта. Поэтому и решения об условиях кредитования ему удобно принимать там.Мы реализовали такой механизм. Когда сотруднику приходит письмо-уведомление об условиях кредита из какого-либо банка, достаточно переслать его на специальный ящик, указав в теле письма результат (одобрено или нет) и сумму.
Из темы письма система поймёт о какой сделке идёт речь, переведёт её в соответствующий статус и вышлет клиенту уведомление на телефон и почту. Если кредит был одобрен, то в уведомлении будет указана его сумма.
Автоматизация генерации документов в Битрикс24
По каждому заёмщику формируется целый пакет исходящих файлов. Это договор, анкета, документы на имущество и т.д. Часто такие пакеты формируются сразу по нескольким организациям. По итогам, на каждого клиента их делается до десятка.Заполнять каждый вручную долго и неэффективно. Большой задачей стала автоматизация работы с такими документами в Битрикс24.
Выглядит задача простой — есть набор данных, по заданному шаблону формируется документ. Но мы столкнулись с несколькими трудностями:
- Само формирование .docx в корпоративном портале вещь сложная. Подробнее об этом читайте в нашей статье: Битрикс24 — в пять раз снижаем затраты времени на подготовку коммерческого предложения
- Шаблоны формируемых файлов разные — .PDF, .xlsx, .docx. А генерируется именно .docx файл. Таким образом, нужно перевести анкеты со сложной вёрсткой из .PDF и в .docx. Это непростая задача, т.к. после автоматических конверторов едет вёрстка...
- Документов физически было очень много — 15 банков, для каждого из которых свой набор, плюс 10 внутренних файлов (различные виды договоров, закладные и т.д.).
- Количество полей, которые нужно заполнить для автоматической генерации документов — более 300 полей.
- Заполнение «галочек».
Отправка СМС-ок и писем из Битрикс24
Во время обработки заявки клиента, сотрудник отдела продаж ведёт активную email и СМС переписку с сотрудниками банка. Мы разработали специальный интерфейс, который отправляет СМС или email сотруднику банка, непосредственно из сделки.В письме автоматически формируется тема и включается дополнительная информация о сделке. Email (или номер телефона для отправки СМС) берутся из настроек.
Механизм получился удобный — сотрудники используют его в ежедневной работе.
Дальнейшие доработки
Корпоративный портал Битрикс24 с нашими доработками для работы с документами показал себя с хорошей стороны — по словам заказчика, он стал основным рабочим инструментом, на который завязана работа компании. Подтверждение этого — план дальнейшего развития, включающий следующие задачи:- Создание отчёта по времени обработки лида;
- База данных по выплатам займов;
- Бекапирование портала вместе с настройками сервера.
Организация работы с документами в Битрикс24 финансовой компании — итоги
Наш опыт показывает, что корпоративный портал Битрикс24 можно успешно использовать для автоматизации работы финансовых компаний. Конечно, не все нужные функции есть «из коробки». Например, даже формат даты в списке лидов пришлось перенастраивать — когда за день приходит больше 100 обращений, вы не хотите видеть там «сегодня», нужно точное время.
Но с помощью ИНТЕРВОЛГИ, эти проблемы решаемы. У нас нет цели «впарить» вам дорогую лицензию — расскажем о всех ограничениях и особенностях Битрикс24. А потом покажем, как оптимально настроить его под ваш бизнес. Если же одними настройками дело не обойдётся — наши программисты придут на помощь.
Над проектом работали
Дмитрий Д.
Михаил Ф.
Статьи по теме
Мы работаем по одному из двух форматов:
- аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
- итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).
ИНТЕРВОЛГА предоставляет:
- регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
- квалифицированных специалистов;
- организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
- полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.
Ключевые услуги:
- нагруженный интернет-магазин;
- личный кабинет;
- оптовые продажи — B2B-платформа;
- маркетплейс;
- технический аудит сайта;
- Битрикс24 — корпоративные HR-порталы;
- Битрикс24 — построение CRM-системы;
- Битрикс24 — личные кабинеты сотрудников;
- Битрикс24 — аудит портала;
- 1С — интеграция с другими системами;
- 1С — доработка системы;
- маркетинг — комплексное интернет-продвижение;
- маркетинг — продвижение для B2B.