Продюсер дает старт новому событию в концертной жизни «Зарядья» создавая творческий проект в разделе «Мероприятия».

Внутри карточки мероприятия много полей: название мероприятия, его тайминг и программа, распоясовка* и цены билетов, планируемое количество зрителей, гонорары исполнителей. К некоторым полям карточки можно прикреплять документы, например, утвержденный рабочей группой творческий проект, карты партнеров, дорожную карту, райдеры и др.

Отдельные поля являются расчетными.
Так, например, зал рассчитан на нахождение в нем не более чем 2000 человек (включая персонал, артистов и зрителей). Чтобы контролировать этот показатель была разработана соответствующая проверка. Если планируемое количество присутствующих на всех одновременно проводимых мероприятиях превысит установленный порог, то система выдаст предупреждение.
В другом случае, суммирование гонораров и дополнительных расходов на проведение мероприятий помогает увидеть общий планируемый размер затрат. Заполнение распоясовки покажет возможный объем доходов от продажи билетов.

В целом, карточка мероприятия позволяет хранить в одном месте большой объем детализированной информации о каждом проекте и обращаться к ней при необходимости.

*установление тарифов на определенные группы мест в зрительном зале

После заполнения карточки мероприятия необходимо определиться с количеством мест и стоимостью билетов. Для этого продюсер создает предварительную распоясовку и меняет статус процесса на «Предварительная распоясовка». После этого автоматически создается задача для отдела реализации билетов, который должен утвердить предложение или внести изменения.

После внесения информации о параметрах творческого проекта и подтверждения распоясовки его необходимо передать на согласование рабочей группе. Сделать это достаточно просто. В процессе сохранения данных о мероприятии, автоматически (по шаблону) создается документ, который распечатывается и передается для обсуждения в комиссию. Найти его можно в ленте проекта.

На стадии обсуждения может сменить несколько статусов: «На рассмотрении», «На доработке», «Приостановлено», «Отклонено» и «Согласовано». При изменении статуса участники получают уведомления.

После утверждения, отсканированная копия решения загружается продюсером в соответствующее поле карточки мероприятия, а процесс переходит на следующую стадию — «Заключение договоров».

Когда процесс перешёл в стадию «Заключение договоров», то продюсеру автоматически ставятся задачи на формирование райдера, дорожной карты и передаче материалов в PR-отдел для освещения предстоящего события.

Создание райдера — трудоёмкий процесс, особенно если в нем много сложного сценического оборудования и аппаратуры. Чтобы сделать его проще мы создали возможность импорта данных из файла excel, если такой подготовлен командой исполнителя. После импорта все задачи исполнителям (на основе заполненных полей райдера) будут поставлены автоматически. Когда они откроют задачу, то смогут увидеть кто её им поставил.

Но это не всё. После импорта списка оборудования, Битрикс сопоставляет его с имеющимся у концертного зала и проверяет его бронирование. Если на конкретную дату и время оборудование не забронировано, то оно закрепляется за мероприятием.

Вторая часть смарт-процесса позволяет бронировать артистические комнаты (гримёрки). Каждая из них должна быть подготовлена к приему артистов и убрана после их визита. При импорте райдера система проверяет свободные от брони помещения и временные слоты, смотрит на количество человек, их требования и ставит задачи соответствующим отделам.

Если что-то изменяется в процессе подготовки (например, потребуется 3 микрофона вместо 2 или «Monkey 47» вместо «Barrister»), Битрикс проинформирует только ответственных исполнителей, а не всех участников подготовки мероприятия.

На этом этапе продюсер выступает как координатор работ. Он контролирует выполнение поставленных задач, получает уведомления при их завершении или достижении крайнего срока исполнения.

Чтобы исполнители и их менеджеры, другие участники концертных команд, а также партнеры концертного зала могли пройти на его территорию, продюсер формирует заявки на пропуски.

Иногда людей, участвующих в подготовке мероприятия бывает очень много. Чтобы не вносить данные о каждом из них вручную, была реализована возможность загрузки списков (как в случае райдеров). Исполнитель или контрагент представляет список в excel, а продюсер с помощью бизнес-процесса загружает его в систему. После сохранения заявки у коменданта появится уведомление и задача на согласование пропуска.

В процессе согласования продюсер получает уведомления о его результатах.