Автоматизация гостиничного бизнеса с Битрикс24 в конгресс-отеле «Ареал»

Автоматизация гостиничного бизнеса с Битрикс24 в конгресс-отеле «Ареал»

Заказчик – крупный загородный 4-х звездочный отель с развитой инфраструктурой и большим количеством дополнительных услуг, принимающий гостей с 2011 года и расположенный под Ногинском в 17 км от МКАД.

«Ареал» позиционируется как конгресс-отель и имеет достаточно возможностей для проведения съездов, конференций, семинаров, тимбилдингов, банкетов и семейных торжеств. В аренду предлагаются 22 конференц-зала с профессиональным оборудованием и 13 банкетных площадок. Отель не раз становился номинантом и победителем различных конкурсов в сфере гостеприимства. Штатная численность персонала — более 200 человек, все они работают в Битрикс24.
Причина обращения
Корпоративный портал Битрикс24 активно использовался в управлении процессами отеля, но не всё в нём было реализовано так, как хотелось заказчику. С момента внедрения прошло достаточно времени и опыт эксплуатации системы требовал её доработки. Например, дробление стадий воронок продаж (на продажу и проведение) было избыточным, заставляло менеджеров совершать больше действий для достижения запланированного результата. Поэтому отдельные стадии могли бы быть с успехом заменены задачами и делами.

Нам поручили системно взглянуть на настройку CRM и по результатам доработать и автоматизировать два больших и ответственных процесса — продажи по корпоративным клиентам и индивидуальным банкетным мероприятиям.

Предстояло настроить и оптимизировать воронки чтобы сократить время обработки обращений клиентов и количество обязательных ручных действий, создать механизм более равномерного распределения нагрузки на менеджеров при работе с клиентами, автоматизировать процесс согласования и реализовать удобную систему хранения документов.

Задачи проекта

1
Автоматизировать работу с воронкой продаж для корпоративных гостей
Сократить время работы менеджеров с новыми обращениями, но, в то же время, не допустить потери контроля над ними.
2
Настроить правила распределения клиентов среди менеджеров отеля
Сделать так, чтобы каждый менеджер получал и обрабатывал условно равное количество запросов. До этого запросы падали на свободного менеджера без предварительной фильтрации.
3
Автоматизировать несколько важных бизнес-процессов отеля
В их числе: согласование индивидуальных условий для гостей, продление предброни, внутреннее согласование корректировок договора, сроков подписания документов и постоплаты для бюрократизированных клиентов и др.
4
Реализовать удобную систему хранения документов
Реализовать хранение документов в связке со сделками, где все документы в одном месте и всегда под рукой. Документы должны фильтроваться по различным параметрам, а их обработка должна быть автоматизирована.

Подготовка к автоматизации

Оптимизация количества воронок

Основная целевая аудитория отеля — корпоративные клиенты, но и физические лица также могут провести время на его территории. Работа с каждой целевой группой ведется внутри отдельных воронок продаж. При этом продажи и непосредственно оказание услуг также разведено по отдельным воронкам. Т.е. на этапе продаж с воронками работает Департамент продаж и маркетинга, а на стадии оказания услуг — другие подразделения. Чтобы «передавать» сделку между подразделениями, отвечающими за различные стадии, используются туннели, соединяющие воронки одного направления.

Другие направления работы с клиентами, а также процесс найма персонала, help-desk, контроль пропусков тоже имеют свои воронки и стадии.

Избыточное дробление воронок и стадий, множественное туннелирование создало громоздкую систему с большим числом связей, которыми трудно управлять когда речь заходит о большой доработке. Чтобы провести запланированные работы без повышения сложности системы, мы договорились об агрегации существующих воронок. Так, например, воронки «Корпоративные продажи: продажа» и «Корпоративные продажи: проведение» стали просто «Продажами корпоративным клиентам».

Объединение воронок — не механическое действие. Важно было детально разобраться в процессах, сложившихся внутри компании.

Разработка активити* «Сотрудник на месте» для бизнес-процессов и роботов

*активити — отдельное действие в рамках бизнес-процесса.
У каждой задачи должен быть один ответственный исполнитель. Это правило является критичным в заданиях автоматизации, потому что система должна понимать кому ей эту задачу ставить.

Для достижения целей проекта потребовалось разработать одно общее действие для нескольких бизнес-процессов и роботов. Суть действия заключается в определении доступного для постановки задачи сотрудника из подразделения или из нескольких подразделений. При этом выбираются сотрудники строго с определенной должностью, а также поддерживается иерархия должностей. Например, сначала задача ставится на специалиста службы продаж; если его нет на месте, то на старшего менеджера по продажам; если и его нет на месте — на руководителя службы продаж. При этом важно, чтобы у всех был запущен рабочий день.
Казалось бы, ничего сложного. Если компания ведет учет времени в Битрикс24, то в начале рабочего дня каждый сотрудник нажимает кнопку «Начать рабочий день» и можно искать по этому статусу. Но есть пара нюансов.

Во-первых, персоналу службы продаж приходится часто отлучаться с рабочего места для встреч с клиентами, а регламент требует ответить на заявку в течение часа.
Во-вторых, добавление сотрудников в группы Битрикс24, в которых ведется поиск, происходит нерегулярно.

Мы решили эту задачу доработкой стандартного механизма учета рабочего времени.

Для этого добавили кнопку «На встрече», по которой будет учитываться рабочее время, проведенное не за компьютером. Если этот статус активен, то система поймет что пользователь на рабочем месте, но сейчас принять задание не может, поэтому продолжит поиск исполнителя. В дополнение сделали поиск на основе должностей, а не фамилий. Это решает проблему регулярной модерации групп.

В-третьих, создали возможность автоматической постановки задачи на руководителя, курирующего подразделение, если предыдущий поиск не дал результатов. Микроменеджмент вреден, но регламент нужно соблюдать.

Автоматизация воронок продаж отеля

Каждая воронка содержит несколько стадий. Элементы автоматизации присутствуют в каждой из них. Посмотрите на работу в воронке продаж корпоративным клиентам.

Стадия обработки лида

Удаление спама
Настроили механизмы, которые позволят очистить воронку от «мусорных» обращений в соответствии с очевидными критериями спама.
Неактуальные источники лидов
Исключили создание лидов при поступлении звонка на внутренние номера сотрудников.
Правила распределения лидов по воронкам
Создали механизм, позволяющий определять направление сделки в зависимости от контекста письма, поступившего на почту менеджерам. При дальнейшей конвертации лида в сделку он передается в нужную воронку.
Актуализация «архивных» лидов
Реализовали агента, который периодически проверяет список контактов на наличие связанных сделок. Если будут найдены сделки старше 270 дней, то система создаст новый лид с задачей повторной коммуникации.

«Умная» сортировка лидов из почты

В службе продаж одна группа сотрудников работает с корпоративными клиентами, другая с — физическими лицами. Чтобы уменьшить время на ручную обработку входящих писем и назначение задач конкретным менеджерам, мы разработали механизм сортировки лидов по ключевым словам. Когда письмо приходит на почту, Битрикс24 просматривает заголовок и тело письма, а затем сортирует лидов по направлениям продаж.

Если в заголовке содержится такой набор слов как «корпоратив, стратегическая сессия, тимбилдинг, тренинг, корпоративный выезд, флипчарт, конференция» и т.д., то задача уходит группе менеджеров, которые отвечают за корпоративные заявки. Если встречаем слова «выпускной, детский день рождения, юбилей, встреча одноклассников, свадьба, годовщина, день рождения, ДР, выездная регистрация, молодожены» и т.д., то задачу получает группа, работающая с физическими лицами.

Из менеджеров группы выбираются те, кто в текущий момент находится на работе и у кого меньше лидов. Если сотрудник на обеде или у него в CRM нажата кнопка «На встрече», то поиск продолжается. Если найдено несколько подходящих сотрудников, то система сравнивает их по загрузке на ближайшие месяцы и ставит задачу на обработку лида менее загруженному. Такой механизм позволяет равномернее распределять задачи менеджерам и давать им возможность стабильно выполнять свои KPI.

Стадия уточнения запроса

Напоминание о необходимости созвониться с клиентом и отправить коммерческое предложение
При переходе сделки на эту стадию менеджеру автоматически ставятся дела на уточнение деталей заявки и подготовку КП. Дело ставится вне зависимости от других роботов. Если в течение 1 часа КП не будет подготовлено, CRM направит уведомление руководителю менеджера.
Посмотреть детали в CRM
Обработка тендерных заявок
Если поступит несколько идентичных заявок от разных агентств (посредников), то CRM поручит их обработку одному менеджеру. Для этого создали робота, который проверяет на идентичность поля Сделки. Если совпадает дата, время, количество гостей и другие параметры, то система сообщит, что, возможно, имеет место тендерная заявка. Менеджер может продолжить работу с ней или делегировать ведущему тендер.
Посмотреть детали в CRM
Внесение полученной от клиента информации
Чтобы собирать больше информации о потенциальных клиентах на стадии уточнения потребности, сделали поля в карточке сделки обязательными и создали для них обработчики. Они проверяют наличие уже сохраненной информации о лиде в «Компаниях», чтобы не вносить ее повторно, а также заполнение полей сделки при переводе её на следующую стадию.
Посмотреть детали в CRM

Стадия подготовки коммерческого предложения

Отправка уведомления клиенту
При конвертации лида в сделку автоматизировали процесс отправки уведомления клиенту о том, что его заявка принята в работу. Уведомление будет направлено в мессенджер или на почту. Его текст зависит от времени получения заявки (до 17.00 или позже).
Бизнес-процесс согласования специальных условий
Когда клиенты просят особых условий обслуживания, то такие условия менеджер должен согласовать с вышестоящим руководителем. Для этого разработан отдельный бизнес-процесс, который запускается вручную. Битрикс24 уточнит статус процесса (не запущен ли он ранее), проверит на месте ли руководитель и отправит ему уведомление о необходимости согласования. Если руководитель не согласует условия и смету, система вернет задачу на доработку, если согласует — обновит документ в поле «Смета» и направит клиенту приглашение на встречу в отель.
Посмотреть в CRM
Бизнес-процесс организации и проведение встречи в отеле
БП помогает довести клиента до этапа постановки на предбронь и подписания документов. Для этого создаются задачи по контролю получения клиентом коммерческого предложения и проведения встречи в отеле по чек-листу.
Посмотреть в CRM

Встреча с клиентом в Отеле

Фиксация итогов встречи
После завершения встречи у менеджера службы продаж появляется задача по фиксации её результатов в CRM. Если клиент согласен на условия, то после завершения всех активностей сделка переводится на следующий этап — «Постановка на предбронь». Если клиент отказался от предложения, то сделка завершается. В обоих случаях бизнес-процесс ставит менеджеру задачу на внесение дополнительной информации о деталях переговоров.
Уведомление клиента
После того, как менеджер поставил предварительную бронь в Фиделио и отметил задачу как выполненную, клиенту уходит письмо с информацией о том, что мероприятие поставлено на бронь до указанного числа.
Опрос по итогам встречи
После встречи важно получить обратную связь от клиента, чтобы оценить качество коммуникации. Поэтому параллельно внесению информации об итогах клиенту отправляется от имени менеджера письмо с просьбой пройти опрос.

Предварительное бронирование

Фиксация дат
Здесь нами реализован робот, который при переводе сделки на данную стадию заполняет поля «Дата начала предброни» и «Дата окончания предброни». Данные поля участвуют в процессе согласования, а также используются для аналитики сделок.
Посмотреть в CRM
Согласование продления предварительного бронирования
Для случая когда клиенту «нужно подумать» был разработан бизнес-процесс продления предварительной брони и ее согласование. С этой целью, за сутки до истечения срока предброни, робот ставит задачу менеджеру на звонок клиенту для подтверждения продления бронирования. Если подтверждение получено, процесс ищет доступного в моменте руководителя и отправляет ему задание с дополнительной информацией (о клиенте, количестве заявок на даты, вероятностью сделки и т.д.) для принятия решения.
Посмотреть БП и CRM
Уведомление клиента о принятом решении
При согласовании или не согласовании продления предварительного бронирования менеджер получит уведомление, а клиент сообщение в мессенджер или на почту. Если продление возможно, система обновит дату окончания действия предброни в карточке сделки, при отсутствии согласия — поставит задачу менеджеру на уточнение планов клиента.

Стадия подписания документов

Подготовка печатных форм в Битрикс24
После перевода сделки на эту стадию в Битрикс24 ставится задача менеджеру по документообороту и по шаблонам формируется пакет документов. Поля в печатных формах заполняются данными из карточек сделки и компании. Готовые документы с помощью робота направляются клиенту для подписания (по почте или через ЭДО).
Посмотреть в CRM
Согласование корректировок договора и постоплаты
Для согласования корректировок по договору или постоплаты был разработан бизнес-процесс, который запускается менеджером вручную. У него сложный маршрут с целым рядом условий от которых зависит его ветвление. В процессе движения документа уведомления об изменении его статуса получают не все участники согласования, а только те, с кем на конкретной стадии связан документ.
Посмотреть бизнес-процесс
Согласование продления срока подписания документов и получения оплаты
Если для принятия решения клиенту требуется пройти длительную бюрократическую процедуру, то менеджеры отеля могут вручную запустить бизнес-процесс, позволяющий отложить срок подписания договора и оплаты. Если клиент не успевает к новому сроку, то процесс можно повторить. Триггером перехода сделки на новую стадию является получение оплаты.

Подготовка мероприятия

Постановка задач подразделениям/ рассылка
Когда сделка переведена на стадию подготовки мероприятия, менеджеру автоматически ставится задача по уточнению плана подготовки и сметы, а также рассылке их исполнителям.
Посмотреть в CRM
Оповещение о внеплановых изменениях
Информация о всех внеплановых изменениях, которые возникают в ходе подготовки мероприятия, должна оперативно поступать ответственным за него сотрудникам. Для этого был разработан соответствующий бизнес-процесс. Он создает запись в Ленте новостей группы, комментарии к задачам подготовки мероприятия и последнему событию в группе. Если к сообщению приложен файл, он также публикуется.

Закрытие мероприятия

Задачи на закрытие
Когда мероприятие завершено, то система запускает процесс постановки задач на закрытие бухгалтерии и менеджерам, чтобы подвести итоги, проверить и подтвердить финансовую информацию по мероприятию.
Посмотреть в CRM
Внесение отзыва
Для сбора обратной связи от клиентов отель проводит анкетирование. Его обобщенные результаты еженедельно рассылаются по подразделениям для ознакомления и принятия решений. Наличие анкеты контролируется на нескольких уровнях управления, а ее содержание обсуждается с клиентом. Чтобы процесс был завершен в срок, CRM ставит владельцу процесса задачи и присылает напоминания.
Закрытие группы
Во время проживания клиенты пользуются большим количеством услуг отеля, как по смете, так и дополнительно. После выезда групп все начисления по мероприятию должны быть сверены: начисления по смете — со сметой, дополнительные услуги — с чеками. Все перечисленные действия закрываются в рамках задач, устанавливаемых бизнес-процессом «Закрытие группы».
Посмотреть бизнес-процесс

Интеграция CRM Битрикс24 с 1С

Проектная задача

Доработка механизма передачи контактных лиц и документов

Первичная синхронизация и регулярный обмен выполняются с помощью стандартного модуля «Коннектор к Битрикс24 для Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0». Но т.к. CRM сильно доработана, то нужно было вносить изменения и в коннектор.

Была реализована передача из CRM в 1С клиентов, контактных лиц, договоров и счетов. Обратно счета и файлы УПД передаются в смарт-процесс Битрикса «Договорные документы».

Изменена передача контактных лиц, чтобы они приходили корректной связкой. В 1С это связь «один ко многим», в Б24 — «многие ко многим». Поэтому для 1С мы не перезаписываем контактное лицо, а добавляем еще одно. То же касается и массива файлов, привязанных смарт-процессу в CRM: в рамках договора может быть несколько УПД и нужно передавать все, а не один.

Задачи по поддержке CRM Битрикс24

Всё, что описано выше, было сделано в рамках основного проекта. Остальные задачи решались на этапе поддержки. Расскажем о них коротко.
Реализован механизм замещения сотрудников (которые находятся в отпуске или болеют) для выполнения заданий запущенных бизнес-процессов. Механизм учитывает бизнес-процессы в CRM и процессы в ленте новостей. Уведомления отсутствующим не отправляются. В случае делегирования задач они автоматически ставятся на замещающего. При выходе сотрудника на работу задания ему не возвращаются.

Мнение заказчика

Мы работаем с компанией Интерволга с мая 2024 г. На момент начала взаимодействия с компанией в Битрикс24 работали уже год, часть процессов была настроена, но требовалось откорректировать сделанные настройки и было желание развивать портал дальше.

Оперативная обратная связь, удобный формат взаимодействия, соблюдение сроков и фиксация договоренностей делают работу с Интерволгой максимально продуктивной.

Рекомендуем эту компанию всем, кто ищет надежного и ответственного партнера!


Евгения Тренева
Генеральный директор

Закажите демонстрацию работы корпоративного портала в режиме реального времени

Покажем как работает базовая версия, расскажем о нюансах и доработках наших заказчиков. Сможете задать все вопросы прямо во время демо.

Если хотите увидеть, как будет выглядеть и работать ваш Корпоративный портал, мы подготовим брендированный демо-стенд*.

*Обсуждается индивидуально
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Другие сложные доработки CRM Битрикс24
Посмотрите портфолио проектов по расширению функционала Б24 в других компаниях

Цифры проекта

  • 950+ часов
    потребовалось на изучение бизнес-практик отеля, разработку решений и тестирование системы
  • 200+ человек
    ежедневно пользуются CRM Битрикс24, экономя свои ресурсы и ресурсы отеля
  • 7
    смарт-процессов помогают решать повседневные задачи: от организации встреч с заказчиками до согласования спец. условий
  • 3 месяца
    длились работы по настройке CRM и автоматизации продаж конгресс-отеля «Ареал»
  • 6 экспертов
    участвовало в доработке CRM и портала со стороны ИНТЕРВОЛГИ
  • до 40
    сэкономленных человеко-часов по каждому мероприятию за счет автоматизации
Почему ИНТЕРВОЛГА?
ИНТЕРВОЛГА имеет опыт работы в масштабных проектах с крупными партнерами. Большие задачи — наш профиль. Доля таких проектов — более 70%.
на это есть веские причины:
Мы завершили 1000+ проектов сложных внедрений и интеграций под ключ для производственных компаний и предприятий сферы услуг.
Умеем управлять разработкой, поэтому нам доверяют решать критичные для бизнеса задачи: миграция, кастомная интеграция, проектирование архитектуры IT-систем, развитие ранее «замороженных» проектов, доработка и поддержка «неудачных» решений менее опытных команд.
Если перед вами стоит задача внедрения, замены, доработки или интеграции корпоративных систем — опишите ваши потребности.
Мы предложим решение.
20+ лет
на ИТ-рынке
1000+
успешных проектов
10 000
часов разработки в месяц
150+
штатных сотрудников
100+
разработчиков Битрикс, Битрикс24, 1С
14
производственных команд

Бесплатная консультация эксперта по разработке порталов на Битрикс24

Заполните форму, чтобы мы смогли перезвонить и запланировать встречу.
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности.
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем