Внедрение CRM на базе корпоративного портала Битрикс24
Как компания Киберпротект сменила две «облачные» CRM на одну «коробочную».
Внедрение CRM на базе корпоративного портала Битрикс24
Как компания Киберпротект сменила
две «облачные» CRM на одну «коробочную».
две «облачные» CRM на одну «коробочную».
Киберпротект — российский разработчик ПО для защиты данных, резервного копирования и восстановления виртуальных, физических и облачных сред. Компания представляет масштабируемые решения мирового уровня для надежной киберзащиты, быстрого восстановления данных и гарантии отказоустойчивости информационных систем.
Среди его заказчиков — крупнейшие российские частные компании, научные организации и государственные структуры. Продукты компании входят в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных Минкомсвязи РФ, сертифицированы ФСТЭК.
В своей работе Киберпротект взаимодействует не только с заказчиками, но и с большим количеством технологических партнеров. При разработке собственного ПО Киберпротект обеспечивает совместимость своих продуктов с ключевыми решениями других вендоров, как отечественных, так и зарубежных. Это помогает заказчикам реализовывать большие и сложные инфраструктурные проекты, которые нельзя сразу и полностью перевести на российские аналоги.
Среди его заказчиков — крупнейшие российские частные компании, научные организации и государственные структуры. Продукты компании входят в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных Минкомсвязи РФ, сертифицированы ФСТЭК.
В своей работе Киберпротект взаимодействует не только с заказчиками, но и с большим количеством технологических партнеров. При разработке собственного ПО Киберпротект обеспечивает совместимость своих продуктов с ключевыми решениями других вендоров, как отечественных, так и зарубежных. Это помогает заказчикам реализовывать большие и сложные инфраструктурные проекты, которые нельзя сразу и полностью перевести на российские аналоги.
Причина обращения
Для ведения сделок и организации проектной работы в компании используют CRM Мегаплан. Чтобы расширить маркетинговые возможности, при этом не работать параллельно в двух системах, его попытались интегрировать с AmoCRM. Сделать это эффективным образом не получилось из-за особенностей API систем: остались сложности с синхронизацией, захватом лидов из форм и их скорингом, работой телефонии и др. Интеграция не дала желаемого результата, а операционная неэффективность и неоправданная финансовая нагрузка сохранились. Позже задачу планировали решить заменой двух систем на CRM Salesforce, но бренд отказался от поддержки российских пользователей.
Битрикс24 стал той альтернативой, на которую в Киберпротект решили перевести свои процессы планирования, продаж и коммуникаций. Возможности Б24 покрывали большинство функциональных требований к CRM со стороны компании. Оставалось найти ответственного интегратора.
Битрикс24 стал той альтернативой, на которую в Киберпротект решили перевести свои процессы планирования, продаж и коммуникаций. Возможности Б24 покрывали большинство функциональных требований к CRM со стороны компании. Оставалось найти ответственного интегратора.
Задачи проекта
1
Перенос данных из Мегаплан&AmoCRM в Битрикс24
Миграция предполагает создание в Б24 модели данных, идентичной той, которая существует в исходных системах и перенос в неё объектов, связей между объектами, дат их создания и создавших их пользователей. Такой перенос не должен приводить к остановке работы компании или потере коммерческой информации в ходе переезда.
2
Интеграция с существующими формами сбора лидов
Для передачи лидов с сайта в CRM в Битрикс24 используются встроенные формы. В компании хотели сохранить собственный дизайн и структуру этих форм, поэтому требовалось связать их поля с полями в сущностях новой CRM.
3
Интеграция с мессенджерами и телефонией
Помимо интеграции с учетными системами, Битрикс24 предполагалось интегрировать с платформой для вебинаров Webinar.ru, сервисом IP-телефонии, корпоративной почтой Microsoft Exchange и мессенджерами Whatsup/Telegram/VK.
4
Автоматизация маркетинговых рассылок
Отдел маркетинга проводит рассылки с помощью сервиса Unisender. Нужно было настроить интеграцию новой CRM и Unisender, чтобы создавать и отправлять рассылки прямо из Битрикс24.
5
Реализация бизнес-процессов назначения инженера и пересоздания сделки
Для удобства сотрудников и клиентов требовалось автоматизировать 2 бизнес-процесса. Первый помогал бы назначать технического эксперта для сопровождения сделок по отдельным продуктам. Второй должен был создавать новую сделку по продлению лицензии если клиент приобрел продукт.
6
Настройка сквозной аналитики на базе Roistat и Яндекс.Метрика
Для построения эффективной стратегии продаж нужны честные и актуальные данные о том как покупатели находят продукт, сколько им требуется времени на принятие решения, какие каналы наиболее маржинальны и т.д. Собирать такие данные в Битрикс24 помогают сервис сквозной аналитики и Яндекс.Метрика.
Импорт данных из Мегаплан и AmoCRM
После установки и настройки рабочего портала на него перенесли «старую» модель данных, которую необходимо было заполнить актуальными сведениями из Мегаплана и Amo. Обе системы поддерживают выгрузку в XLS. Это удобно как для операционной деятельности, так и для миграции систем. Но перед её началом желательно привести данные в порядок: удалить неактуальные и технические записи, убрать дубли и т.д.
Заказчик подготовил файлы, а наши разработчики написали скрипты импорта с поддержкой инкрементальной загрузки. Такой способ позволяет переносить данные частями. Например, можно добавить даты создания сделок отдельно от них самих.
Заказчик подготовил файлы, а наши разработчики написали скрипты импорта с поддержкой инкрементальной загрузки. Такой способ позволяет переносить данные частями. Например, можно добавить даты создания сделок отдельно от них самих.
Миграция из Мегаплан
Первый этап: перенос данных мастер-системы
На стороне AmoCRM данные были очень сырыми, содержали много дублей из-за несовершенной интеграции с сайтом. Требовалось время на то, чтобы их вычистить. Поэтому сведения из Мегаплана переехали первыми. Были перенесены Компании, Контакты, Процесс (Сделка в терминах Б24), Прайс-лист (SKU с ценами).
Не всегда миграция проходит гладко. Администраторы могут забыть добавить пару сотрудников из Active Directory в пользователей Битрикса, в скрипт миграции не попадёт код для импорта даты создания сделки или при импорте потеряются два инженера. В последнем случае потребовалось чуть больше времени на анализ. Проблема оказалась связана с неправильной транслитерацией их имён и фамилий.
Не всегда миграция проходит гладко. Администраторы могут забыть добавить пару сотрудников из Active Directory в пользователей Битрикса, в скрипт миграции не попадёт код для импорта даты создания сделки или при импорте потеряются два инженера. В последнем случае потребовалось чуть больше времени на анализ. Проблема оказалась связана с неправильной транслитерацией их имён и фамилий.
Миграция из AmoCRM
Второй этап: обогащение Б24 поведенческими данными
В Amo содержалось более 25 тысяч записей о клиентах, их интересе и запросах, условиях партнерства, маркетинговой активности и т.д. Без этих данных работа маркетолога сильно затруднена.
В ходе обсуждения процесса миграции у заказчика возникли определенные опасения, что при переносе могут произойти ошибки в скоринге. На группе новых Лидов могла отработать уже существующая в Битрикс24 автоматизация конвертации, т.е. лиды, добавленные вручную в «переходный период», могли быть автоматически стать Сделками. Чтобы не допустить такого сценария при импорте мы отключали автоматизацию.
После окончания процедуры импорта, связали все данные внутри Б24 в единую модель. Результат — целостная система, готовая к работе. Отдельные шероховатости устраняли по мере выявления.
В ходе обсуждения процесса миграции у заказчика возникли определенные опасения, что при переносе могут произойти ошибки в скоринге. На группе новых Лидов могла отработать уже существующая в Битрикс24 автоматизация конвертации, т.е. лиды, добавленные вручную в «переходный период», могли быть автоматически стать Сделками. Чтобы не допустить такого сценария при импорте мы отключали автоматизацию.
После окончания процедуры импорта, связали все данные внутри Б24 в единую модель. Результат — целостная система, готовая к работе. Отдельные шероховатости устраняли по мере выявления.
Миграция из AmoCRM
Второй этап: обогащение Б24 поведенческими данными
В Amo содержалось более 25 тысяч записей о клиентах, их интересе и запросах, условиях партнерства, маркетинговой активности и т.д. Без этих данных работа маркетолога сильно затруднена.
В ходе обсуждения процесса миграции у заказчика возникли определенные опасения, что при переносе могут произойти ошибки в скоринге. На группе новых Лидов могла отработать уже существующая в Битрикс24 автоматизация конвертации, т.е. лиды, добавленные вручную в «переходный период», могли быть автоматически стать Сделками. Чтобы не допустить такого сценария при импорте мы отключали автоматизацию.
После окончания процедуры импорта, связали все данные внутри Б24 в единую модель. Результат — целостная система, готовая к работе. Отдельные шероховатости устраняли по мере выявления.
В ходе обсуждения процесса миграции у заказчика возникли определенные опасения, что при переносе могут произойти ошибки в скоринге. На группе новых Лидов могла отработать уже существующая в Битрикс24 автоматизация конвертации, т.е. лиды, добавленные вручную в «переходный период», могли быть автоматически стать Сделками. Чтобы не допустить такого сценария при импорте мы отключали автоматизацию.
После окончания процедуры импорта, связали все данные внутри Б24 в единую модель. Результат — целостная система, готовая к работе. Отдельные шероховатости устраняли по мере выявления.
Автоматическое заполнение полей CRM
В Битрикс24 можно настроить автоматическое заполнение полей и/или сделать их вычисляемыми, настроив собственные формулы на основе других полей и коэффициентов. Их заполнение обычно происходит по триггеру, например, при переходе сделки в новую стадию или при изменении связанного поля. В ходе внедрения такие поля были созданы в нескольких сущностях CRM.
При изменении стадии сделки происходит автоматическое заполнение поля «Вероятность сделки». Изменение делает робот, который запускается при переводе сделки в новую стадию. Кроме того, при изменении стадии появляются дополнительные обязательные для заполнения поля. Чем ближе стадия к успешному завершению, тем выше её вероятность и больше полей являются обязательными для заполнения.
При изменении стадии сделки происходит автоматическое заполнение поля с взвешенным прогнозом. Изменение осуществляется обработчиком события, который производит расчет по формуле: сумма сделки × вероятность.
Поле «Тип контакта» в сущности «Контакт» автоматически заполняется на основании значения в поле «Тип компании», связанной с данным Контактом. Обновление происходит при привязке Контакта к Компании и при обновлении значения в поле «Тип компании».
Изменение поля «Скоринг» у лида осуществляется обработчиком события при его создании или изменении. Обработчик события будет проверять, не было ли изменений в поле «Тип регистрации» на мероприятие, чтобы менеджер понимал стал ли лид «теплее».
Подготовка и выгрузка Спецификаций
Киберпротект продает свои разработки напрямую и через партнеров. Для согласования состава заказа и рекомендуемого уровня цены клиентам направляется документ — Спецификация.
C помощью Конструктора документов в Битрикс24 производится формирование и выгрузка Спецификации в .docx формате. Но т.к. Конструктор документов в Битрикс24 не поддерживает работу с электронными таблицами (.xlsx), то формирование Спецификации в этом формате было сделано нами самостоятельно.
Помимо этого, была настроена отправка Спецификаций на почту клиентам напрямую из Битрикс24.
C помощью Конструктора документов в Битрикс24 производится формирование и выгрузка Спецификации в .docx формате. Но т.к. Конструктор документов в Битрикс24 не поддерживает работу с электронными таблицами (.xlsx), то формирование Спецификации в этом формате было сделано нами самостоятельно.
Помимо этого, была настроена отправка Спецификаций на почту клиентам напрямую из Битрикс24.
Интеграция Битрикс24 с формами для сбора лидов на сайте
На корпоративном сайте компании расположено несколько веб-форм, доступных для заполнения не авторизованным посетителям. Каждый день эти формы заполняют десятки человек. Данные, полученные с их помощью, определенным образом обрабатываются и сохраняются в сущностях Битрикс24.
При получении очередного запроса с формы, на стороне Битрикс24 происходит поиск Контакта, Компании и связанного с ними Лида по адресу почты, номеру телефона и ИНН. Если по данному набору найдены Лид, Контакт и Компания, то значения их полей обновляются данными пришедшими в запросе.
Для каждого случая, когда в CRM найдена только часть элементов, полученных через веб-форму, созданы свои правила обработки. Например, если найдены Контакт и Компания, но не найден Лид, то в CRM создается новый Лид. Он помещается в первую стадию воронки обработки Лидов и привязывается к найденным Контакту и Компании.
При получении очередного запроса с формы, на стороне Битрикс24 происходит поиск Контакта, Компании и связанного с ними Лида по адресу почты, номеру телефона и ИНН. Если по данному набору найдены Лид, Контакт и Компания, то значения их полей обновляются данными пришедшими в запросе.
Для каждого случая, когда в CRM найдена только часть элементов, полученных через веб-форму, созданы свои правила обработки. Например, если найдены Контакт и Компания, но не найден Лид, то в CRM создается новый Лид. Он помещается в первую стадию воронки обработки Лидов и привязывается к найденным Контакту и Компании.
Чтобы у пользователей Битрикс24 появилась возможность проведения маркетинговых рассылок с использованием стандартной интеграции с Unisender, мы продублировали большинство полей Контакта и Компании в одноименные поля Лида.
Такой механизм интеграции был выбран чтобы дать возможность пользователям самостоятельно менять правила отбора Лидов для передачи их в списки рассылки Unisender.
Такой механизм интеграции был выбран чтобы дать возможность пользователям самостоятельно менять правила отбора Лидов для передачи их в списки рассылки Unisender.
Интересной фишкой, облегчающей заполнение веб-форм, является подстановка данных компании при вводе её названия. При выборе пользователем наименования компании из списка вариантов на web-форме, такие поля как ИНН, УНП (Беларусь) и численность персонала клиента заполняются автоматически. Это происходит благодаря интеграции с DaData — сервисом автоматической проверки и исправления контактных данных, который помогает сразу вводить их в чистом виде или исправлять готовую базу.
На стороне Битрикс24, также происходит автоматическое заполнение реквизитов при создании новой Компании, которая пришла из запроса с сайта.
На стороне Битрикс24, также происходит автоматическое заполнение реквизитов при создании новой Компании, которая пришла из запроса с сайта.
Интеграция с платформой для вебинаров, телефонией и сервисом web-аналитики
Примерно раз в неделю Киберпротект проводит вебинары, в которых могут принять участие до 1000 человек. Доступ к вебинару предоставляется после предварительной регистрации через веб-форму на сайте.
После заполнения формы сайт отправляет информацию об участнике на платформу МТС Линк (webinar.ru), где происходит его автоматическая регистрация. После регистрации сайт передает данные участника в CRM для дальнейшей работы.
Для хранения данных об участии контактных лиц в образовательных мероприятиях, проводимых Киберпротект, в Б24 создан смарт-процесс «Участник вебинара». Процесс регулярно обновляет данные о фактическом посещении вебинаров контактными лицами, что позволяет отслеживать их интерес к продуктам компании и эффективность маркетинга.
После заполнения формы сайт отправляет информацию об участнике на платформу МТС Линк (webinar.ru), где происходит его автоматическая регистрация. После регистрации сайт передает данные участника в CRM для дальнейшей работы.
Для хранения данных об участии контактных лиц в образовательных мероприятиях, проводимых Киберпротект, в Б24 создан смарт-процесс «Участник вебинара». Процесс регулярно обновляет данные о фактическом посещении вебинаров контактными лицами, что позволяет отслеживать их интерес к продуктам компании и эффективность маркетинга.
Чтобы лучше понимать путь клиента, точнее сегментировать аудиторию, создавать персонализированные предложения и оптимизировать рекламный бюджет в компании используют сквозную аналитику. Системы аналитики собирают большой объем маркетинговых данных из различных точек контакта с клиентами. Для обеспечения их корректного сбора мы настроили и протестировали работу модулей CRM, ответственных за интеграцию с Roistat и Яндекс.Метрика.
Интеграция Roistat позволяет оценить эффективность рекламных каналов, выяснить реальную стоимость заявки и покупки, узнать, откуда приходят клиенты с большим средним чеком.
Яндекс.Метрика передает данные о клиентах, сделках и лидах из Битрикс24 в Метрику для сопоставления фактических продаж с расходами на рекламу и получения готовых сегментов для повышения качества таргетирования.
Яндекс.Метрика передает данные о клиентах, сделках и лидах из Битрикс24 в Метрику для сопоставления фактических продаж с расходами на рекламу и получения готовых сегментов для повышения качества таргетирования.
Для интеграции с телефонией на портал установлена виртуальная АТС от МегаФон без дополнительных автоматизаций. Данные из этого канала попадают с систему сквозной аналитики наряду с информацией из web-форм и других источников.
Разработка бизнес-процессов
Назначение инженера по сделке
Для эффективного управления крупными сделками менеджеру нужен технический специалист из числа внутренних сотрудников компании — инженер, который бы курировал сделку. Определенные типы сделок не могут быть созданы или изменены без указания инженера.
Бизнес-процесс запускается вручную или автоматически в рамках контроля заполнения поля «Инженер» в карточке сделки. Задания получают ответственные за сделку менеджеры-инженеры, которые должны выбрать помощника из числа подчиненных. При необходимости менеджер-инженер может назначить сделку на себя. Когда инженер выбран, на него ставится задача сопровождения сделки.
Бизнес-процесс запускается вручную или автоматически в рамках контроля заполнения поля «Инженер» в карточке сделки. Задания получают ответственные за сделку менеджеры-инженеры, которые должны выбрать помощника из числа подчиненных. При необходимости менеджер-инженер может назначить сделку на себя. Когда инженер выбран, на него ставится задача сопровождения сделки.
Автоматическое продление сделок
В потоке работы можно забыть о параллельных задачах, которые бывают не менее важными. Когда пользовательская лицензия заканчивается, нужно напомнить менеджеру и клиенту о целесообразности ее продления. В Битрикс24 есть функционал напоминания о задачах, но если сделка закрыта, то вместе с ней закрываются и все задачи.
Создание новой сделки на основании ранее закрытой — типичная практика в сфере разработки лицензионного программного обеспечения. Мы автоматизировали этот процесс, чтобы менеджерам не приходилось переносить данные сделок вручную.
Поля новой сделки заполняются в соответствии с заданной логикой и условиями, а робот по расписанию отсылает письма клиентам и уведомления менеджерам.
Создание новой сделки на основании ранее закрытой — типичная практика в сфере разработки лицензионного программного обеспечения. Мы автоматизировали этот процесс, чтобы менеджерам не приходилось переносить данные сделок вручную.
Поля новой сделки заполняются в соответствии с заданной логикой и условиями, а робот по расписанию отсылает письма клиентам и уведомления менеджерам.
Цифры проекта
- 400+ часовпотребовалось на: анализ практики работы в двух CRM-системах и их интеграций, на внедрение и тестирование единого Битрикс-решения
- 40+ человекежедневно работают с клиентами и партнерами в новой единой CRM-системе
- 2бизнес-процесса автоматизировали решение задач, которые раньше требовали много ручного труда
- 3 месяцадлились работы по настройке CRM и автоматизации продаж компании Киберпротект (без учета времени на аналитику)
- 6 экспертовучаствовало во внедрении и доработке CRM со стороны ИНТЕРВОЛГИ
- до 20сэкономленных человеко-часов по каждой сделке за счет автоматизации и интеграции с внешними сервисами
Мнение заказчика
В сентябре 2024 года мы запустили пользователей в Битрикс24!
Большая часть проекта завершена, но впереди еще много планов и задач.
Хотим воспользоваться моментом публикации итогов нашего сотрудничества и поблагодарить вас за работу, которую вы делали с нами на протяжении всего этого времени: от переговоров и постановки задачи до запуска готового решения. Отдельное огромное спасибо — менеджеру проекта, работать с которым — одно удовольствие.
Большая часть проекта завершена, но впереди еще много планов и задач.
Хотим воспользоваться моментом публикации итогов нашего сотрудничества и поблагодарить вас за работу, которую вы делали с нами на протяжении всего этого времени: от переговоров и постановки задачи до запуска готового решения. Отдельное огромное спасибо — менеджеру проекта, работать с которым — одно удовольствие.
Полозова Анна
Операционный директор
Закажите демонстрацию работы CRM и корпоративного портала в режиме реального времени
Покажем как работает базовая версия, расскажем о нюансах и доработках наших заказчиков. Сможете задать все вопросы прямо во время демо.
Если хотите увидеть, как будет выглядеть и работать ваш Корпоративный портал, мы подготовим брендированный демо-стенд*.
*Обсуждается индивидуально
Если хотите увидеть, как будет выглядеть и работать ваш Корпоративный портал, мы подготовим брендированный демо-стенд*.
*Обсуждается индивидуально
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Проекты внедрения корпоративного портала
Здесь представлены подробности внедрения корпоративных порталов у наших клиентов
Другие сложные доработки CRM Битрикс24
Посмотрите портфолио проектов по расширению функционала Б24 в других компаниях
Почему ИНТЕРВОЛГА?
ИНТЕРВОЛГА имеет опыт работы в масштабных проектах с крупными партнерами. Большие задачи — наш профиль. Доля таких проектов — более 70%.
на это есть веские причины:
Мы завершили 1000+ проектов сложных внедрений и интеграций под ключ для производственных компаний и предприятий сферы услуг.
Умеем управлять разработкой, поэтому нам доверяют решать критичные для бизнеса задачи: миграция, кастомная интеграция, проектирование архитектуры IT-систем, развитие ранее «замороженных» проектов, доработка и поддержка «неудачных» решений менее опытных команд.
Если перед вами стоит задача внедрения, замены, доработки или интеграции корпоративных систем — опишите ваши потребности.
Мы предложим решение.
Мы предложим решение.
20+ лет
на ИТ-рынке
1000+
успешных проектов
10 000
часов разработки в месяц
150+
штатных сотрудников
100+
разработчиков Битрикс, Битрикс24, 1С
14
производственных команд
Бесплатная консультация эксперта по разработке порталов на Битрикс24
Заполните форму, чтобы мы смогли перезвонить и запланировать встречу.
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности.
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем