intervolga.ru
+7 495 648 57 90

Замена ERP на 1С и Битрикс24 в развивающемся бизнесе аренды автомобилей

Кейсы
Заказчик — один из крупных игроков на рынке аренды авто с последующим выкупом в регионе Кавказских Минеральных Вод. У компании есть филиалы в Пятигорске и Владикавказе.

Благодаря эффективной бизнес-модели и автоматизации процессов взаимодействия с клиентами компания за 5 лет нарастила выручку в 15 раз.
О чем хотим рассказать
Как перевести быстроразвивающийся бизнес с самописной ERP на систему из 1С: Комплексная автоматизация и CRM Битрикс24.

Кейс будет интересен тем, кто ищет недорогое эффективное решение для автоматизации процессов в сфере производства или услуг и готов воспользоваться всеми преимуществами, которые даёт работа на единой ИТ-платформе.

Работа компании до обращения к нам

У клиента было внедрено ERP-решение, которое автоматизировало внутренние процессы: управление автопарком, заключение договоров, учет финансовых операций, подготовка отчетов, информирование клиентов о событиях и т.д.

Внедрение ERP позволило:
  • сосредоточить все важные данные в одном месте;
  • в 5 раз сократить время обслуживания клиентов;
  • автоматизировать начисления и другие финансовые операции по договорам;
  • оперативно получать сведения о штрафах;
  • лучше контролировать задолженность;
  • вести историю состояний автомобилей и т.д.
Внедренная cистема функциональна, имеет интуитивный интерфейс, обрабатывает большой объем данных, и, в целом, удобна.
Подробнее о системе на сайте разработчика
В ERP создана ролевая модель с разграничением доступа пользователей к функциональности и отчетам. Все отделы, кроме бухгалтерии, работают только в ERP, без прямого обращения к учетной системе. Очевидный плюс такой архитектуры — предоставление сотруднику с определенной ролью только тех данных, которые нужны ему для работы.
Схема работы до внедрения Битрикс24 и 1С: Комплексная автоматизация
Причина обращения
Масштабирование бизнеса и рост клиентской базы потребовали внедрения CRM-системы. Лучше всего на эту роль подходил Битрикс24, но его интеграция с самописной ERP — дорого по деньгам, долго по времени и непредсказуемо по результату. Поэтому решили заменить ERP на 1С, т.к. она хорошо интегрируется с Б24.

Без доработки 1С здесь не обойтись, но такое решение принималось на перспективу. С учетом дальнейшего роста, поддерживать родственные продукты проще и дешевле.
У 1С есть решения для большинства отраслей и функциональных задач. Конфигурации их типовых версий подходят большинству компаний.

Заказчик выбрал «1С: Комплексная автоматизация», т.к. программа ориентирована на использование в сфере малого и среднего предпринимательства. Она подходит всем, кто использует несколько отдельных систем для учета и управления, но считает, что их возможностей уже недостаточно.

Несмотря на универсальный характер «1С: Комплексная автоматизация» не может без доработок использоваться для ведения учета там, где есть уникальные бизнес-процессы, сложившиеся требования и практики.

У кого-то может возникнуть вопрос: зачем внедрять Битрикс24, если в 1С: Комплексная автоматизация есть модуль CRM?
Конфигурация «1С: Комплексная автоматизация» технически получаются путем «вырезания» функциональности из «1С:ERP», но подсистема «CRM и маркетинг» в ней оставлена.

Эта подсистема может поставляться как отдельный продукт — «1С: CRM» или в виде подсистемы в других конфигурациях. При этом ее функционал обычно урезан.

Логично предположить, что использование «родного» модуля предпочтительнее, но он не дает возможность:
  • работать в мобильной версии;
  • квалифицировать лиды, хотя позволяет получать их по различным каналам;
  • использовать роботов и триггеры;
  • использовать сквозную аналитику;
  • создавать базу знаний компании;
  • пользоваться корпоративным чатом и лентой новостей, возможностями искусственного интеллекта, магазином приложений и т.д.

«1С: Бухгалтерия» и «1С: Комплексная автоматизация» в компании сильно переработаны, поэтому нет смысла использовать «родную», но менее функциональную CRM, т.к. она все равно потребует адаптации.

План внедрения 1С:Комплексная автоматизация

Работу по обновлению своей платформы заказчик разделили между несколькими командами. В зоне нашей ответственности — внедрение «1С: Комплексная автоматизация», ее интеграция с Битрикс24 и доработка сайта компании. Проект разбит на несколько этапов по приоритетности.
1
Создание клиентского учета в 1С:КА и его интеграция с Bitrix24
Клиентский учет объединяет операции, связанные с клиентской историей: заключение и внесение изменений в договор, применение тарифов, ведение расчетов, учет выкупов и возвратов авто, учет штрафов и т.д. Этот процесс играет ключевую роль в работе компании.
2
Создание складского учета в 1С:КА и его интеграция с Bitrix24
Цель — отказ от ведения склада во внешней системе и электронных таблицах, получение актуальных остатков склада непосредственно в Б24, автоматизация процессов сканирования маркировки товаров на складе, сокращение времени на формирование необходимой отчетности.
3
Создание кассового учета и его интеграция с Bitrix24
Цель — уйти от двойных проведений операций по отделам бухгалтерского учета (1С: Бухгалтерия) и финансового отдела (ERP) путем создания обмена данными между приложениями. Планируется полный отказ от временных решений проблемы учета расходов/поступлений/остатков разными отделами.
4
Доработка сайта
Рабочий сайт компании создан на конструкторе и не позволяет реализовать нужные механики, связать функционал личного кабинета клиента с каталогом, CRM и 1С: Комплексная автоматизация. Помимо маркетинговой составляющей, там будет реализована интеграция с каталогом в 1С и Личным кабинетом клиента.

Создание клиентского учета в 1С:Комплексная автоматизация

Основная работа с клиентами будет происходить в Битрикс24, а 1С в данном случае выступает мастер-системой, в которой хранится информация о клиентах, происходят начисления и ведутся финансовые расчеты.
3
Создание форм, отчетов и подготовка инструкций для пользователей
Например, в процессе внесения в базу нового автомобиля требуется вручную добавить полис ОСАГО, ПТС и СТС. Для контроля процесса оформления создан отчет по транспортным средствам. В отчете отображается «Да» в соответствующих колонках у тех автомобилей, для которых файлы были загружены корректно и «Нет» для автомобилей, для которых файлы не загружены или загружены с нарушением инструкции.
В компании оформляется много юридически значимых документов, каждый должен быть должным образом оформлен. Для удобства сотрудников в системе были созданы необходимые для работы формы: договоры, дополнительные соглашения, акты приема-передачи, различные заявления, акты ДТП и др. Встроенные отчеты были адаптированы под структуру данных и запросы заказчика, а также созданы новые: по договорам, по клиентам, по ТС, их ремонтам, истории состояний. Для корректной работы с системой создана инструкция.
Доработка справочников и элементов справочников
С этого начинается любая работа по внедрению нетиповой конфигурации 1С. Чтобы у пользователей не возникало ситуаций, когда ни один из вариантов в поле формы не подходит для конкретного случая, нужно создать справочники и наполнить их нужными данными. В ERP их несколько: виды договоров, виды оплаты, виды страхового полиса, марки и модели автомобилей, запасные части и др.
Особенности сферы деятельности заказчика потребовали доработки типовых и создания новых справочников в 1С. Например, в номенклатуру ввели ее новые виды: «Дополнительное оборудование», «Запасные части», «Шины». Позже добавили дополнительные реквизиты, например, размеры и сезонность шин, применяемость запасных частей для конкретных автомобилей. Теперь в дополнительном реквизите карточки товара можно указать для какого авто он подходит. В смысле допродаж это очень удобно.
1
Чтобы не переносить данные вручную, процесс миграции тоже автоматизировали. Сначала выгрузили данные в табличном виде из ERP, обработали их, и в нужном виде импортировали в 1С. Так перенесли сведения по договорам, контрагентам, тарифам и транспортным средствам.
Создание базового функционала клиентского учета и перенос данных
2
Требовалось перенести данные и функционал ERP без которых полноценная работа с клиентами невозможна: создание договора, карточки клиента, карточки транспортного средства, тарифа, механизма формирования начислений и оплат, процедуры выкупа и т.д.
Например, категория клиента рассчитывается автоматически в зависимости от наличия действующих или расторгнутых договоров. Разнесение поступившего платежа производится в соответствии с приоритетностью: сначала погашается задолженность, затем основной платеж. В сумме платежа учитываются не только начисления по договору, но и штрафы за несоблюдение условий аренды, пени, а также штрафы на нарушение ПДД. Для получения штрафов в системе настроена интеграция через API с сервисом «ШтрафовНет».
Перенос функционала ERP в 1С
Стартовые экраны ERP-системы и 1С: Комплексная автоматизация
Интерфейсы и функционал системы меняются в зависимости от роли пользователя. Со стартовой страницы есть доступ во все разделы в соответствии с уровнем привилегий.
Проект еще в работе, поэтому меню типовое. Для удобства все доступные для каждой роли разделы можно поместить в Избранное.
Раздел «Договоры»
На странице «Договоры» выводятся договоры пользователей и фильтры. При открытии модуля автоматически применяется фильтр по умолчанию — договоры со статусом «Действующие» для всех ролей. Можно скачать отфильтрованный список в csv. При создании договора автомобиль связывается с договором и тарифом. Здесь же происходит начисление долгов и пеней, внесение платежей, возврат залога, выкуп и т.д.
В 1С перенесено: функционал создания договора, база и механизм начислений, учет оплат по договору и их разнесение по статьям, проведена интеграция с сервисом ШтрафовНет. В настоящее время система автоматически производит расчет начислений, включая штрафы и пени, а также учет оплаты в зависимости от типа договора.
Раздел «Транспортные средства»
Модуль «Автомобили», наряду с «Договоры», является основным модулем системы. Информация выводится в табличном виде с возможностью сортировки и поиска. При выводе используется цветовая идентификация статуса автомобиля: выкуплен, на приемке, заканчивается ОСАГО. С автомобилем связаны текущий и предыдущие договоры, таблица ремонтов и история состояний.
В карточке ТС отображаются сведения об авто и его история: ремонты и списание расходных материалов, наличие дополнительного оборудования, смена состояний, аварийность и т.д. В отдельных чекбоксах можно пометить авто как участвующее в акции (транслируется на сайт), забронированное, в лизинге. Здесь же оно привязывается к тарифу.
Раздел «Клиенты»
Модуль хранит информацию о клиентах компании: история договоров, задолженности, пени, штрафы. Эти данные доступны в отдельных вкладках модуля.
Для адаптации Карточки клиента использовался элемент справочника “Контрагенты”. Т.к. в типовой конфигурации не хватало необходимых полей, например, данных о водительском удостоверении, то ее доработали. Дополнительно в разделе появились две вкладки: Долги и Штрафы. Поступившая на счет сумма будет автоматически разнесена по видам задолженности в соответствии с порядком погашения.
Помимо перечисленного, в 1С: Комплексная автоматизация создан и иной функционал, предусмотренный первым этапом: процедуры выкупа автомобиля, расторжения договора и возврата страхового депозита, создание тарифа, перенос даты платежа и др.
!

Создание складского учета в 1С:Комплексная автоматизация

Основные цели
  • Отказ от системы «Мой склад»
    Мой склад — специфический продукт: для больших не подходит, для маленьких — дороговато. В целом качественный сервис, но без учета нюансов конкретного бизнеса. Более функционален на старших тарифах, но доработать под конкретный запрос «облако» не получится. Переход на складской учет в 1С оправдан тем, что не придется делать отдельную интеграцию с бухгалтерией, т.к. в 1С есть штатный механизм синхронизации.
    01
  • Отказ от складского учета в excel
    На старте так начинают почти что все. Но когда номенклатура и штат сотрудников разрастается, вести учет движения и остатков становится сложнее, а беспорядок на складе является источником многих проблем и потерь. Во-вторых, синхронизировать серьезные бизнес-системы с excel можно только вручную, а это непродуктивно, непрозрачно и чревато ошибками.
    02
  • Автоматизация складских процессов
    1С:КА позволяет автоматизировать многие процессы и снять часть нагрузки с персонала. В частности, становится возможным получение информации об остатках в режиме реального времени, облегчается каталогизация и инвентаризационный учет, контроль обеспеченности склада, сокращается потребность в персонале. Подключение сканеров дает еще больше преимуществ при учете маркированной продукции.
    03
  • Формирование необходимой отчетности
    В 1С легко готовить не только регламентные и стандартные отчеты, но и создавать собственные формы. На первом этапе менеджменту требовались: отчет по перемещенным и выданным ТМЦ за период, отчет по остаткам с фильтром по артикулу/наименованию номенклатуры, дате, складу и ряд других дополнительных отчетов.
    04
Часть задач на этом этапе была решена настройкой штатных возможностей 1С: Комплексная автоматизация.
Ведение учета по нескольким организациям и складам
Для этого настроили раздельный учет по организациям, создали пользователей и роли с распределением прав доступа, а также многоскладовость и ордерную схему документооборота.
Иерархия в справочнике номенклатура
Создали иерархию и добавили поиск по дополнительным реквизитам. Если номенклатура уже где-то есть в .csv, то ее загрузку и обработку можно выполнить скриптом. Заказчик решил сделать это вручную. Практика показывает, что такой подход довольно рискован.
Возможность подключения терминалов сбора данных
По условиям ТЗ каждая номенклатурная позиция должна содержать штрихкод для сканирования, чтобы автоматизировать складской учет.
Внутреннее потребление
Для учета списания средств ухода за автомобилями, запасных частей на плановое ТО и ремонт, замену шин, создали возможность их привязки к конкретным транспортным средствам.

Другие доработки 1С:Комплексная автоматизация

Для решения других задач функционал разработали в виде расширений к конфигурации. Это позволяет не затрагивать основной код, поэтому при обновлении ничего не «слетает».
Автомобили проектируются так, что у разных версий/моделей авто всегда найдутся взаимозаменяемые части. Данный функционал нужен отделу сервиса, который занимается покупкой запчастей и кладовщику, списывающему их в ремонт и выдающему иные товары для сервиса и ухода.
В системе «Мой склад», применявшейся ранее, такого реквизита как «аналог» не было, т.к. дополнительные поля - платная опция.
В карточке номенклатуры 1С:КА была добавлена не только вкладка для внесения аналогов к имеющимся артикулам, но и разработан функционал записи обратных аналогов.
Создание расширения «Аналоги»
Расширение добавляет в раздел «Договоры» кнопку «Выкупить ТС». При нажатии на нее происходит переход автомобиля в статус «Выкуплен» и все поля договора блокируются. Вместе с этим запускается процесс расчета остаточной стоимости авто и готовится ведомость по расчету выкупа. В расчете участвуют данные об остаточной стоимости, задолженности по аренде и выкупу, штрафы, иные начисления.
Иногда в договор в состоянии блокировки требуется внести изменения, например, в случае получения штрафа в день запуска процедуры выкупа. Для таких ситуаций добавлен статус договора, позволяющий его редактировать после блокировки.
Создание расширения «Выкуп транспортного средства»
Иногда так случается, что клиент не может вовремя внести очередной платеж за автомобиль. В таком случае в компании предлагают перенос даты платежа, при условии, что у клиента нет долга за предыдущий период. Клиент указывает желаемую дату, оплачивает посуточную аренду до указанной даты, а все последующие начисления пойдут по новому графику.
Перенести дату можно несколько раз.
Перенос даты платежа
Если у клиента полностью закрыт текущий период, т.е. оплачен по тарифу, у него есть возможность заранее внести платеж за будущий период. Платеж может быть не равен размеру ежемесячного платежа.
Поступившие денежные средства будут разнесены в соответствии с порядком списания денежных средств, т.е. сначала средства будут списаны в зачет аренды, потом в счет выкупа следующего периода и т.д. Дата внесения платежей в этом случае для клиента не переносится.
Создание функционала предоплаты по тарифу
Такого рода улучшений и автоматизаций на самом деле гораздо больше, например, реализация механизма установления наценок и скидок, ремонты, работы со страховыми депозитами, расчеты в случае ДТП и т.д.

Когда работы будет полностью завершены мы дополним кейс этими данными и историей интеграции 1С: КА с Битрикс24 и Битрикс: Управление сайтом.
Итоги проекта
  • 800+ часов
    трудоемкость проекта
  • 5 человек
    количество участников с нашей стороны: менеджер проекта, аналитик, разработчики и тестировщик
  • 4 системы
    интеграция из: Битрикс24, 1С: Бухгалтерия, 1С: Комплексная автоматизация, сервис ШтрафовНет
Проведенная настройка и доработка 1С: Комплексная автоматизация позволили получить удобную и гибкую систему, учитывающую большое количество нюансов работы с деньгами клиентов и компании. В сравнении с ERP возможности новой системы сильно расширились, позволили уйти от необходимости работы в нескольких приложениях, ручной обработки и сверки данных.

Благодаря интеграциям и регламентным заданиям в части начислений по договору, учету пени и штрафов трудоемкость рабочих процессов резко сократилась. Предстоящее внедрение CRM Битрикс24 и интеграция с 1С: КА сделает процессы продаж и обслуживания еще более удобными и менее затратными.
Мнение заказчика
С Интерволгой работаем с сентября 2023 года и по сегодняшний день, переводим учетную систему с самописной ERP на 1С. Очень рады сотрудничать, ребята профессионалы, все самые сложные запросы отрабатываются и предоставляется результат, оптимизируются и описываются процессы. Доверяем профессионализму сотрудников Интерволги. Всегда отзывчивы и на связи 24/7.

Желаем много интересных проектов и развития!
Светлана Посохова
Начальник финансового отдела
ООО «Бери Рули»
Оригинал отзыва →

Примеры внедрения 1С в живых проектах

Посмотрите портфолио значимых проектов по внедрению, интеграции и доработке различных конфигураций 1С в других компаниях.

Интегрировали и доработали 1С для

ИНТЕРВОЛГА имеет опыт работы в масштабных проектах с крупными партнерами.

Мы делаем сложные интеграции под ключ для любого бизнеса.

Умеем управлять проектами, поэтому нам доверяют сложную разработку.

Если перед вами стоит задача внедрения, замены или интеграции корпоративных систем — опишите ваши потребности. Мы предложим решение.

20+ лет
на ИТ-рынке
1000+
успешных проектов
10 000
часов разработки в месяц
150+
штатных сотрудников
100+
программистов и инженеров
14
производственных команд
Заявка на разработку
Нажимая кнопку «Отправить», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем