Личный кабинет согласования проектной документации для подрядчиков Евраз

• Задача: разработка инструмента ускорения согласования документов о допуске подрядчика
• Решение – дополнить личный кабинет системой согласования проектной документации и отслеживания прогресса
• Бизнес-процесс согласования документов контрагента через СЭД
• Гибкий процесс разработки инструмента согласования проектной документации в личном кабинете
  • Утверждение ролевых моделей для разработки нового бизнес-процесса
  • Структура и диаграмма потоков данных инструмента согласования проектной документации
  • Интеграция личного кабинета с закрытой системой электронного документооборота
  • Дизайн и верстка в личном кабинете раздела согласования проектной документации
  • Техническое задание vs постоянный диалог
• Тестирование и запуск разработок в личном кабинете
• Требования безопасности к инструменту перед запуском
• Результаты доработки личного кабинета для согласования проектной документации

Евраз – одна из крупнейших вертикально-интегрированных металлургических компаний в мире. Компания активно применяет внешних подрядчиков для решения проектных и текущих задач.

На собственной площадке supply.evraz.com (проект разработан компанией ИНТЕРВОЛГА) специалисты Evraz проводят тендеры. Эта площадка экономит силы всех участников в процессе отбора.

После выбора подрядчика нужно стартовать работы. Включение в проект – важный и сложный процесс, его ключевой этап — согласование пакета документации на организацию и производство работ.

Ранее утверждение документов проводилось на личных встречах контрагентов с согласующими. Такой подход приводил к затягиванию сроков, была опасность сдвига проекта. Процесс был несовершенен:

• Срок внутренней проверки мог быть очень большим и не всегда было понятно на ком конкретно остановлен процесс. Нужна система контроля с указанием активного этапа.

• В процессе по согласованию документов возникала необходимость в оперативной выдаче и исправлении замечаний, как между сотрудниками компании так и контрагентами. Требовалась удобная система для взаимодействия онлайн.

Задача: разработка инструмента ускорения согласования документов о допуске подрядчика

Подобные задачи решаются упорядочением и автоматизацией процесса. Так как в компании Евраз уже внедрен личный кабинет подрядчика, то логичное решение – дополнить кабинет новым процессом для бесшовного перехода между стадиями работ.

Было принято решение реализовать процесс в отдельном разделе личного кабинета.

Идея проекта: от личных встреч — к согласованию онлайн.

Решение – дополнить личный кабинет системой согласования проектной документации и отслеживания прогресса

Требуется создание «гибкой» системы согласования документов через СЭД с возможностью отслеживания переговоров и этапов согласования.

Задачи:

• Предоставление контрагентам возможности работы с СЭД за счет реализации личного кабинета контрагента, расположенного на внешнем общедоступном ресурсе (сайт);

• Предоставление внешним организациям, которые участвуют в согласовании организации, производства работ (например, пожарная часть), доступа в СЭД с возможностью выдачи замечаний и согласования документов;

• Ускорение связи между контрагентами и сотрудниками Evraz, за счет упрощения работы с замечаниями к документам, при помощи сообщений и автоматизированных уведомлений;

• Поиск документов в СЭД при помощи регистрационных номеров;

• Ускорение согласования документов, за счет создания типовых маршрутов на основе динамических ролей и возможности параллельного согласования.

Бизнес-процесс согласования документов контрагента через СЭД

Схему непосредственного процесса представим ниже

Как видно из схемы, учтена возможность корректировок и доработок и в самом процессе подготовки

Гибкий процесс разработки инструмента согласования проектной документации в личном кабинете

В работе с Евраз у ИНТЕРВОЛГИ давно сложились доверительные отношений. За 7 лет сотрудничества выполнено более 20 проектов, и при старте проекта Заказчик поручил нам предложить технические решения по инструменту системы согласования. Промежуточные результаты необходимо было периодически показывать заказчику. Требовалось обсуждение и корректировка направления разработки.

При таких вводных большинство проектов мы разрабатываем c использованием гибкой методологии Agile и способом организации процесса по технологии Scrum. Традиционная каскадная модель для таких проектов не подходит из-за задержек получения конечного результата, невозможности удобно распараллелить задачи, возникновения проблем и недоработок в последующих этапах, которые требуют возврата к предыдущим для исправления.

В атмосфере доверия и при наличии выделенной команды гибкий подход работает хорошо.

Как применялся Scrum в проекте:

• ежедневные планерки;

• присутствие заказчика на каждой планерке;

• непосредственные исполнители 3-х команд разработчиков;

• руководитель проекта от заказчика - он же scrum-master;

• список задач в Trello с разбивкой на бэклог и спринты с этапами разработки: в работе, на тестировании, сделано;

• 2-х недельные спринты.

В проекте было несколько интересных задач, о них мы расскажем подробнее.

Утверждение ролевых моделей для разработки нового бизнес-процесса

Так как каркас личного кабинет уже был готов, потребовалось определить хватает ли ролей пользователей для участия в новом бизнес процессе. Если "Да" – определяем и описываем сценарии взаимодействия с разрабатываемым разделом по согласованию документов. Иначе нужно вводить новые роли в изначальном личном кабинете.

Структура и диаграмма потоков данных инструмента согласования проектной документации

Автоматизация сложного процесса строится на общей для всех команд структуре данных. Ее изменения по ходу возможны, но дороги.

Поэтому ключевой этап – утверждение структуры данных проекта как единого «языка», на котором говорит команда.

Структура данных — это фундамент проекта. Наша рабочая группа была инициатором и основным разработчиком. Мы предоставили первый вариант структуры, обсуждение и доработку выполняли совместно с командой заказчика.

Диаграмма потоков данных дает понимание процесса взаимодействия систем. Если система взаимодействия одна, то такая диаграмма не нужна. Когда систем несколько, описание потоков данных позволяет понимать интеграционные процессы в системе и быстро решать проблемы. Также понимание процессов взаимодействия помогает разрабатывать сценарии тестирования.

Интеграция личного кабинета с закрытой системой электронного документооборота

Возникла задача передачи документов в СЭД. В этой системе происходит согласование документов на стороне заказчика. При этом система СЭД Заказчика закрыта и не обрабатывает внутренние запросы, а сведения – конфиденциальны.

Для её решения мы применили схему работы через промежуточную базу данных, когда каждая система отправляет только исходящие запросы. Эта схема стала уже традиционной для наших интеграционных проектов при закрытости систем. В этом случае особое внимание требовалось уделить безопасности.

В результате разработали схему взаимодействия из нескольких промежуточных файрволов и зоны DMZ. Требовалось организовать обмен файлами документов и сопутствующей информации по ним.

Мы разбили интеграционный механизм на 2 параллельных потока, которые должны обслуживать три проектных команды, каждая на своем уровне: сайт, промежуточная зона DMZ, СЭД.

Дизайн и верстка в личном кабинете раздела согласования проектной документации

Визуальная часть проекта важна для пользователя.
Потребителю важно работать в стабильной и комфортной среде, а что происходит «под капотом» проекта никому не интересно. 

Наш гибкий подход к проекту позволяет достичь целей Заказчика. В рамках Agile задачи разбиваются на итерации по 1-2 недели, и осязаемый результат можно получить за этот срок.    

Техническое задание vs постоянный диалог

Техническое задание как отдельный законченный документ в проекте отсутствует. Документация готовится уже после выполнения проекта, ну или на завершающем этапе. Почему - философия Agile гласит «работающий продукт важнее исчерпывающей документации». Требования конечно же фиксируются, например в тикетах по задаче. Но это не техническое здание на сотни страниц, которое никто не читает :)

Не секрет, что при выполнении задач требования могут "мутировать". Фиксируется такое изменение комментарием. Обсудили — реализовали и поехали дальше.

Тестирование и запуск разработок в личном кабинете

Согласованная схема потоков данных позволяет быстро разработать тесты.

Сценарии имеют вид таблицы со столбцами «Действия сценария», «Ожидаемый результат», «Статус».

Требования безопасности к инструменту перед запуском

Критически важным требованием к системе была информационная безопасность. Внешняя система (сайт) не должна иметь прямого доступа к внутренней системе (СЭД).

Следствие – для всей передаваемой информации нужна карантинная зона (DMZ). Карантинная зона являлась хранилищем, к которому имели доступ и из внешней системы и из внутренней.

Следующим вопросом стала организация хранения информации в промежуточной зоне таким образом, чтобы к ней можно было иметь структурированный доступ из обеих систем. В качестве хранилища данных определили БД MSSQL, что позволило сэкономить на реализации сервиса контроля информации, и дало возможность гибкой настройки доступа.

Файлы вынесли в отдельное от СУБД хранилище, что позволило избежать ограничений на объем и позволило применить готовые инструменты по контролю за содержимым.

Такая механика взаимодействия позволила отказаться от прямого контакта между внешней и внутренней системами, но добавила других сложностей.

Пример: многоэтапный маршрут передвижения информации между системами привел к появлению нескольких сервисов, каждый из которых мог стать точкой отказа.

Поэтому потребовалось выработать общие принципы логирования и мониторинга для всех систем. Общая таблица логирования позволила в любой момент любому из подрядчиков увидеть расширенную картину движения информации в цепочке, и перенаправить обращение на непосредственного ответственного в цепи, не требуя всех в цепи мониторить индивидуальные логи.

Результаты доработки личного кабинета для согласования проектной документации

Проект завершен, раздел согласования документов находится на стадии опытной эксплуатации. Автоматизация процесса согласования ПОР/ППР позволит:

• поддерживать оперативную связь между инициатором согласования (контрагенты, сотрудники Евраз) и согласующим,

• сократить сроки согласования, что позволило четко планировать сроки старта проектов и укрепить имидж Evraz на рынке подрядных организаций,

• повысить прозрачность процесса и сократит бумажный документооборот.

Личные кабинеты для онлайн-взаимодействия с любыми типами контрагентов – современный способ повышения эффективности бизнеса. ИНТЕРВОЛГА выполняет все виды работ при создании личных кабинетов от проверки идеи и проектирования до реализации и сопровождения.

Больше информации про интранет-системы в нашем телеграм-канале:  https://t.me/r4intranet.