Личный кабинет подрядчика: ускорение процесса сбора документов работников на объектах компании ЕВРАЗ в 15 раз

• Получение документации от подрядчика – долговременно, сложно, утомительно
• Для кого эта статья?
• Потребности и боли
  • Основные проблемы старого процесса
• Бизнес-цели создания Единого личного кабинета подрядчика
• Договариваться “на берегу” – полезно
• Платформа для разработки
• Особенности инструмента для сбора документов работников
  • Основная функция
  • Возможности подрядчика
  • Возможности проверяющего
• Планы на развитие
• Результаты и выводы

Получение документации от подрядчика – долговременно, сложно, утомительно

Подрядчикам приходится пройти настоящее бюрократическое испытание, чтобы получить допуск к работам на объектах промышленных компаний.

Тендер у отраслевых гигантов уровня ЕВРАЗа начинается с процедуры предварительной квалификации. Этот рутинный процесс требует предоставления информации и документации, которая подтверждает соответствие требованиям Заказчика для участия в конкурсе. Для компании ЕВРАЗ ИНТЕРВОЛГА автоматизировала этот процесс и временные затраты на него сократились в 4 раза. Об этом мы расскажем в одной из наших будущих статей.

Далее заказчик объявляет конкурс среди претендентов на контракт, после чего рассматривает предложения, сравнивает цены, сроки и сопутствующую документацию.

После выбора подрядчика начинается утомительный сбор документов сотрудников, которые будут работать на закрытых объектах компании. Процесс трудоемкий не только для победителя тендера, но и для Заказчика — для начала работ на территории сначала готовятся и проверяются допуски, разрешения, аттестации и дипломы каждого работника. Это десятки людей для каждого договора.

Для кого эта статья?

Описываемый функционал подойдет компаниям (в том числе и государственным), которые ограничивают доступ подрядчиков:

• по допускам;
• по разрешениям;
• по квалификации;
• по результатам комиссий;

Часто сбор документов растягивается на неопределенные сроки. Подрядчики имеют необходимые профессиональные компетенции и рекомендации, но когда дело касается предоставлению документов по работникам, начинаются проблемы.

Отсутствие единого канала обмена данными – это ощутимое препятствие для старта выполнения контракта. На торговой площадке supply.evraz.com программисты ИНТЕРВОЛГИ помогли автоматизировать сбор документов для участия в тендере. Клиент также решил автоматизировать и сбор допусков работников подрядных организаций, но уже с подписанными соглашениями.
Помимо единого канала, ещё одним камнем преткновения становится назначение ответственного за обработку полученных документов. Кто будет проверять десятки файлов для десятков же работников? Причем, информация может не ограничиваться обязанностями одного проверяющего. Обычно инспекцию допусков, разрешений и комиссий уполномоченные Заказчика инспектируют на уровне своих компетенций.

Если говорить о не автоматизированном процессе сбора документов исполнителей, то:

• либо специалист компании передает файлы коллегам;
• либо подрядчику приходится взаимодействовать с несколькими проверяющими.

Оба варианта устарели, хотя 10-15 лет назад считались привычными. Если рутинный процесс возможно автоматизировать, значит его стоит автоматизировать.

Потребности и боли

По комплексному проекту “Единый Личный Кабинет Подрядчика” компании ЕВРАЗ нам сразу предоставили черновик функциональных требований. В нём основные проблемы текущего процесса специально вынесены в отдельный параграф. Наш давний и постоянный клиент всегда ответственно подходит к обозначению задачи, что позволяет приступить к работе практически сразу.

Благодаря ФТ стало понятно, что не автоматизированный процесс сбора документации подрядчиков неудобен, долог и утомителен. Страдают и Заказчик, и подрядчики. Это заметно по количеству комментариев составителей в файле ФТ. Кстати, такие заметки на полях обычно помогают глубже понять потребности клиента.

Основные проблемы старого процесса

Что возможно и стоит доработать:

Неоднородный массив бумаг от подрядчиков

По одному контракту на территории ЕВРАЗа одновременно работает 10 и более сотрудников. По каждому из них для доступа на объект предоставляется 10-20 документов. Подрядчик будет отправлять данные хаотично, по мере доступности к оригиналам — например, кто-то комиссию прошел позже, допуск ещё не получил или диплом оставил в другом городе.

Собирать этот ворох разномастной информации приходится сотруднику ЕВРАЗа, а потом передавать коллегам на проверку.

Дублирование данных

По нескольким договорам с подрядчиком часто работают одни и те же люди. Распространенной ситуацией была повторная проверка материалов работника в нескольких проектов.

Временные затраты

По первым двум пунктам становится ясно, что на сбор данных тратилось много времени и нервов. Но отдельно стоит упомянуть о времени на взаимодействие между представителями Заказчика и Подрядчика.

Проверка предполагает возможные ошибки, которые будут исправлять. Сделать это оперативно получается не всегда — то подрядчик “не у компьютера”, то работник заболел и временно не способен предоставить необходимые удостоверения.

Возможные вариации ошибок: просроченная комиссия, нечитаемая скан-копия или редактируемый формат файла без печатей и подписей.

Бизнес-цели создания Единого личного кабинета подрядчика

Главной целью предстоящей разработки — создание общего пространства для хранения и проверки документов работников, задействованных на объектах ЕВРАЗа по уже заключенным соглашениям. Исполнителям необходимо легко загружать допуски и удостоверения, а Заказчику – проверять сотрудников и, при наличии ошибок, вносить замечания.

Личный кабинет подходил для решения этой задачи. В ходе планерок решили реализовать его как раздел на портале “Единый сервер авторизации”.

Функционал этого сайта давно перерос маршрутизацию пользователя по ресурсам компании после авторизации. После всех доработок на esa.evraz.com контрагенты проходят предварительную квалификацию для участия в конкурентных процедурах, подписывают NDA и предоставляют данные для участия в тендерах по инвест-проектам.

Загрузку удостоверений поручают работникам подрядных компаний в рамках каждого проекта. Также необходим механизм проверки и исправления загруженных в систему материалов.

Личный кабинет уменьшает нагрузку специалистов компании ЕВРАЗ, упрощает взаимодействие с исполнителями и снижает временные затраты на весь цикл получения документов.

Договариваться “на берегу” – полезно

Если Заказчик не предоставляет фиксированного технического задания (а так и бывает при работе по гибкой методологии Agile), аналитик часто делает модульные сетки, на которых пошагово изображает каждое состояние всех форм для всех типов пользователей. Для подобных "визуальных ТЗ" следует добавлять как можно больше поясняющих ремарок и направляющих стрелок – это роднит макеты с блок-схемами и UML-диаграммами. Даже если состояние "экрана" меняется незначительно (например, только в небольшом блоке), изменения отражаются в новом шаге. Пример модульной сетки.

Для реализации фронтенд-части "Единого Личного Кабинета Подрядчика" разработчики выбрали Vuetify.js, поэтому экранные формы похожи на финальный результат. Получился “почти дизайн”, пусть и без “pixel perfect”.

Главное, что мы выяснили при таком подходе – изменить модульные сетки выходит намного быстрее (и, соответственно, дешевле), чем переделывать реальные задачи.

Результат такой аналитики устраивает заказчиков, особенно опытных, которые уже обжигались на недовольстве и “хотелках” рабочей группы на этапе опытной эксплуатации, когда де факто задачи уже выполнены.

Платформа для разработки

Личный кабинет подрядчика – это раздел сайта “Единый сервер авторизации” компании ЕВРАЗ на платформе 1С-Битрикс.

Изначально ESA выполнял роль точки входа с последующим переходом между внутренними цифровыми площадками. Говоря проще, он нужен для того, чтобы пользователю не приходилось заново вводить логин и пароль при переходе между связанными сайтами.

Со временем, на портале появились собственные разделы, выполняющие роль отдельных сервисов. Их связывало одно — взаимодействие контрагентов и сотрудников компании.

Разделы на текущей версии сайта:

• Профиль контрагента (подробная информация, необходимая для обработки менеджерами ЕВРАЗа и для последующего прохождения предварительной квалификации);
• Прохождение предквалификации – система для предоставления контрагентом ЕВРАЗа информации и документов для подачи заявки на прохождения предварительной квалификации (необходимо для участия в конкурентных закупках). Раздел также включает в себя алгоритм акцептации и доработки заявок. Система интегрирована с закрытой тендерной площадкой supply.evraz.com;
• Анкета ПКО ПИР – система прохождения и согласования прохождения квалификации для инвестпроектов. Также внедрен алгоритм согласования и доработки заявок;
• Соглашение о конфиденциальности – раздел предназначен для подписания NDA между контрагентом и компанией ЕВРАЗ;
• Единая база инспекций (в разработке).

По каждому из разделов возможно написать отдельную статью. Перечисленные сервисы выполняет важные функции для различных структур компании.

Особенности инструмента для сбора документов работников

Подробнее о наработках.

Основная функция

ЕЛКП представляет собой место хранения необходимых документов по персоналу контрагента, с которым Заказчик договорился о работах на территории объектов ЕВРАЗа.

Если работник приезжает на объект, то допуск к работе активен. Значит, его документы уже должны быть загружены в личный кабинет.

Чтобы проверяющий на объекте проверил допуски и удостоверения, достаточно знать номер договора и фамилию работника. поиск по договору. поиск по фамилии работника.

Проверяющий открывает анкету сотрудника, в которой содержатся необходимые сведения для пропуска на объект. Если какие-то поля анкеты не заполнены или есть замечания проверяющих (например, менеджера ЕВРАЗа, который курирует работы, или инспектора по пожарной безопасности, делавшего выборочную проверку) – работника подрядчика не допускают к работе.

Перед тем, как отправиться на объект Заказчика, контрагент делает ревизию по анкетам. Если есть замечания, их исправляют до старта работ. Счётчик замечаний в секции “Персональные данные сотрудника” Пункт анкеты с замечанием проверяющего

Возможности подрядчика

Сделана интеграция сайта с внутренней системой электронного документооборота Заказчика. В СЭД хранится вся документация с подрядными организациями. После интеграции на сайт автоматически передаются: номера документов, ИНН Подрядчиков (с которыми все подписано) и дата окончания.

С помощью этих данных автоматически создается сущность “Договор”.

Договор играет роль контейнера. Подрядчик может самостоятельно заполнить его анкетами сотрудников, которые потом будут выполнять работы на объектах ЕВРАЗа. Если работник задействован в нескольких договорах, его связывают с новым “контейнером”, а не создают каждый раз заново. Пустой договор, выгруженный из СЭД и еще не заполненный подчиненными сущностями “Сотрудники”.

Также подрядчики вписывают отработанное рабочими время за месяц, по каждому проекту. Эти данные записываются в базу и нужны сотрудникам Евраза для составления отчетности.

Анкеты работников доступны для редактирования в любое время. В общем списке на главной форме подрядчикам отображаются договоры, в которых есть анкеты с замечаниями проверяющих со стороны Заказчика. Красным выделены договоры, в которых есть анкеты сотрудников с замечаниями

Возможности проверяющего

В отличие от подрядчика, у которого есть доступ только к своим соглашениям, проверяющие видят все данные.

При обнаружении ошибки, представители ЕВРАЗА оставляют замечание по проблемному пункту анкеты (неправильный документ или сомнительные значения текстовых полей). Причем, помимо маркировки записей с замечаниями на главной, подрядчикам отправляются автоматические почтовые уведомления.

В роли проверяющего часто выступают как внутренние инспекторы (например, по пожарной безопасности), так и сотрудники, находящиеся на объекте компании, на котором выполняются работы.

Планы на развитие

Запланирована интеграция Единого Личного кабинета подрядчика со СКУД (Система контроля удостоверений) ЕВРАЗа.

Планируется добавить привязку ключ-карт к сотрудникам подрядчика. Рассматриваются варианты реализации акцепта и запрета на проход через КПП (если у работника есть необработанные замечания в анкете или же если не все данные по нему заполнены).

Также планируется выгрузка отчетности по отработанному времени всех контрагентов.

Результаты и выводы

До автоматизации процесс сбора удостоверений, разрешений и допусков мог занимать месяц.

После разработки и публикации “Единого Личного Кабинета Подрядчика”, систему тестирует рабочая группа, которая состоит как из проверяющих (сотрудники ЕВРАЗа), так и из проверяемых пользователей (подрядные организации).

Мы получили фидбек: весь процесс от загрузки документов до проверки занимает до двух дней. Это, конечно, при условии того, что все документы у специалистов “есть под рукой”, но сам процесс стал быстрее в 15 раз.