Личный кабинет кандидата для автоматизации анкетирования. Ускорение в 3 раза и снижение нагрузки на 40%

• Задачи и решения по проекту
  • Корпоративный дизайн
  • Регистрация и авторизация рекрутеров через ADFS
  • Подгрузка данных для анкеты с Хантфлоу и ERP
  • Динамичная анкета с шагами, подсказками, проверками.
  • Система уведомлений
  • Запрет отображение документов по прямой ссылке
  • Выгрузка необходимых файлов одним архивом
  • Комментарии проверяющего
  • Фильтр по кандидатам
• Результат работы:

Статья описывает создание личного кабинета кандидата для HR-департамента компании Евраз. Мы рассказываем как расширяем функционал Хантфлоу с помощью технологий веб-интеграции.

В компании ЕВРАЗ многоступенчатый процесс подбора персонала. Это процедура проверки потенциального сотрудника и подготовки его к выходу на рабочее место.

Хантфлоу (Huntflow) – рекрутинговая система для управления наймом кандидатов. Она помогает ускорить и автоматизировать всю ежедневную рутину рекрутеров: от добавления кандидатов в базу и отправки писем до создания оффера и сбора статистики по работе отдела подбора.

Хантфлоу оснащен необходимым функционалом и подходит для HR-задач до момента подготовки анкеты для проверки. Дальнейшие шаги (например, проверки анкеты различными службами) не покрываются Huntflow и по привычке выполнялись в Евразе путем переписки между кандидатом и рекрутером и заполнения бумажной анкеты вручную.

Подготовка анкеты стала “узким горлышком” процесса:

• Ошибки требовали полной переделки бумажной анкеты;
• Необходимость для кандидата задать вопросы требовала оперативной связи и ответов от рекрутера;
• Замечания для исправлений иногда теряться среди писем.

Агент, который одновременно работал на нашу и иностранную разведку, заполняя анкету
в строчке «Род занятий» всякий раз не знал, что писать - разведчик или шпион.

Анекдот

Систему Хантфлоу нельзя доработать для решения этих проблем, так как она предоставляется как готовый продукт с возможностью небольших корректировок. Стало понятно что вопрос нужно решать иначе. Была сформулирована цель проекта: ускорить и упростить работу с кандидатом за счет создания единого оцифрованного процесса работы с кандидатом.

Решение: разработка личного кабинета кандидата на вакансию и интеграция его в общий процесс работы с минимизацией ручных операций.

Жизненный цикл кандидата с применением ЛК:

• После того, как соискатель включается в процесс отбора на вакансию в Хантфлоу, его приглашают заполнить анкету в личном кабинете кандидата;
• Пользователь регистрируется. Заполняет анкету с привязкой к нужной вакансии. Отправляет рекрутеру на проверку;
• Если рекрутер находит ошибки при заполнении, то анкета возвращается на доработку;
• Если ошибок нет, то анкета поступает на согласование представителю дирекции контроля;
• На этом этапе она еще может вернуться к рекрутеру, если не хватает каких-либо данных;
• Если все устраивает, то представитель дирекции контроля проверяет кандидата и дает свое заключение;
• С полученным результатом претендент продолжает свой путь в Хантфлоу.

Этапы создания личного кабинета кандидата:

• Аналитика;
• Проектирование;
• Дизайн;
• Верстка;
• Итерационное программирование;
• Импорт данных;
• Тестирование;
• Пилотный запуск;
• Полноценный запуск;
• Документация по проекту;
• Доработки и улучшения.

Задачи и решения по проекту

Ниже мы опишем все этапы мыслительно-производственного процесса. Вопросы и комментарии можно оставить в форме под статьей (но сначала, внимательно прочитайте =) ).

Корпоративный дизайн

Задача: сайт должен быть выполнен в едином узнаваемом стиле.

Если у заказчика есть брендбук или ui kit, то работы по визуальной части проекта ведутся на основании описанных правил, чтобы все ресурсы компании были в едином узнаваемом стиле.

Решение:

Проект выполнен в едином корпоративном стиле с учетом всех требований к оформлению.

Регистрация и авторизация рекрутеров через ADFS

Задача: избежать лишней вводов паролей для внутренних сотрудников.

Внутренние сотрудники, когда используют рабочие компьютеры, уже авторизуются. Так как разрабатываемый личный кабинет кандидата является частью общей системы компании, то заводить на все пароли становится неудобным. Решили, что аутентификация должна происходить с помощью службы федерации Active Directory (ADFS). Если пользователь уже авторизован, то на сайте необходимо кликнуть «Войти как сотрудник» и система автоматом авторизует пользователя в личном кабинете.

Решение:
Добавлена специальная кнопка для входа внутренних сотрудников. При нажатии происходит автоматическая авторизация, если уже выполнен вход на компьютере во внутреннюю сеть.

Подгрузка данных для анкеты с Хантфлоу и ERP

Задача: позволить пользователю заполнять меньше данных. Все что известно – должно уже быть заполнено.

Когда пользователь претендует на вакансию, то ему в личном кабинете кандидат требуется заполнить анкету. Анкета содержит множество полей. При этом часть данных о пользователе уже есть в Хантфлоу, а если он уже работал в компании, то и в ERP. Чтобы упростить задачу заполнения и были разработаны интеграции с внешними системами.

Решение:
Экспорт/импорт данных:

• Получаем данные для анкеты из Хантфлоу;
• Получаем данные для анкеты из ERP;
• Получаем статус и актуальность движения пользователя по вакансии;
• Отправляем данные пользователя в ERP, если пользователь принят на вакансию.

Динамичная анкета с шагами, подсказками, проверками.

Задача: упростить заполнение анкеты, сделать понятным заполнение, а где могут возникнуть вопросы — помочь пользователю подсказками, чтобы не отвлекать рекрутера.

Анкета сложная и большая:

• Состоит из более 100 полей;
• Есть зависимые поля — отображение зависит от выбора значения в другом поле;
• Есть множественный набор полей;
• Есть зависимые поля с множественным выбором.

Заполнение всех полей одним списком было бы трудоёмким для пользователей, а программирование средствами Битрикс было бы весьма трудоемко в плане поддержки и запуска, из-за отсутствия необходимых возможностей. Для разработки был выбран прогрессивный JavaScript-фреймворк Vue.

Решение:
1. Все поля анкеты разбиты на тематические блоки. Они формируют этапы заполнения с индикацией состояния заполнения: не заполнено, не все поля заполнены, все заполнено.



2. Сохранение состояния анкеты в любой момент времени с помощью кнопки «Сохранить». Также сохранение происходит при переходе между этапами.

3. Подсказки при заполнении полей. При выборе поля автоматически высвечивается подсказка, чтобы пользователь мог ориентироваться на нее, как на пример заполнения. Такие подсказки создаёт администратор самостоятельно по мере возникновения проблем с заполнением анкеты у пользователей.



4. Замечания по заполнению от рекрутера. Если в ходе заполнения рекрутер увидит недочеты, то он может написать замечания по заполнению в определенном блоке. Помимо того, что кандидату придет уведомление, замечание также будет отображаться на анкете.



5. Каждое поля подвергается проверке. Если есть какие-либо некорректные данные, то такие поля будет подсвечены с отображением ошибки. Отправить такую анкету на согласование не получится.

Система уведомлений

Задача: своевременное оповещение всех заинтересованных о движении анкеты.

Уведомления — это удобный инструмент для поддержания бесперебойности и актуальности взаимодействия. Позволяет напоминать участникам процесса о необходимо сделать, то или иное действие.

Решение:

В проекте задействованы два канала связи: email и уведомления в личном кабинете. При необходимо можно использовать любой из них, если на каком-то этапе образуется затор. Сценарии для уведомлений ограничены только фантазией.

Запрет отображение документов по прямой ссылке

Задача: безопасность прежде всего. Никакие личные файлы не должны попасть в общий доступ.

Стандартный механизм сохранения файлов в Битрикс позволяет иметь к ним доступ по прямой ссылке. В текущем проекте все загружаемые данные участниками являются конфиденциальными. То есть доступ к ним должен быть ограничен правами.

Решение:

Доработали механизм загрузки и отдачи файлов с помощью скрипта. Принцип прост: разрешен доступ к файлу — получи его физическую копию, нет — ошибку в доступе.

Выгрузка необходимых файлов одним архивом

Задача: возможность загрузки всех необходимых данных одним архивом для проверки.

Кандидаты, да и сами рекрутеры добавляют дополнительные файлы помимо фигурирующей анкеты. Дирекции контроля приходит информация, разбросанная по разным частям интерфейса. Хотелось бы, чтобы загруженную базу получилось выгрузить одной кнопкой.

Решение:

Для внутренних сотрудников вывели специальную ссылку, по которой возможно скачать все необходимые данные.

Комментарии проверяющего

Задача: информировать пользователя о неточностях заполнения анкеты.

Кандидаты, не смотря на подсказки, могут неверно заполнить анкету. Для рекрутера необходим инструмент сообщить об ошибках, оповестить о проблеме.

Решение:

Для каждого этапа предусмотрели возможность заполнить замечания.



Исправленные замечания возможно отправить в архив, чтобы визуально не мешали. После заполнения всех замечаний анкета отправляется на доработку кандидату. Кандидат получает уведомление на email и в личном кабинете, что по анкете требуются доработки. При этом на анкете подсвечивается этап с замечаниями, а также отображается текст для исправления.

Фильтр по кандидатам

Задача: у внутренних сотрудников должна быть возможность поиска и фильтрации кандидатов для удобства работы.

База кандидатов обширная. У одних бывает не заполнена анкета, у других заполнена, но на доработке, кого-то уже приняли и анкета становится неактуальной и прочие.

Решение:

Добавили блок с фильтром и поиском с возможность формировать специальные ссылки на результаты фильтрации по необходимым параметрам.

Поиск настроен по ФИО, должность, подразделению. Фильтрация работает по наличию анкеты, статусу анкеты, по архивным анкетам, привязанным и внутренним анкетам.

По умолчанию созданы 2 специальные ссылки: только кандидаты с анкетами и личные кандидаты с анкетами. Для удобства свои личные ссылки возможно помечать цветом и текстом.

Результат работы:

В проекте “Личный кабинет кандидата” были достигнуты следующие бизнес-результаты:

• Компания начала работать с клиентами быстрее и функциональнее. Время работы с кандидатом сократилось в среднем в 3 раза;
• По качеству, впечатлениям, запросам обратной связи – все остались довольны, всё стало более функционально, прогрессивно, user friendly;
• Выросла лояльность (анкету заполняют ~2000 чел в месяц);
• Автоматизированы рутинные операции, трудозатраты сотрудников снизились на 40%;
• Снижена вероятность технических ошибок за счет уменьшения доли ручного труда;
• Все реализовано на российском программном обеспечении 1С-Битрикс, а значит нет вероятности санкций и подобных ограничительных мер.

В проекте “Личный кабинет кандидата” были применены наши интеграционные компетенции:

• Проектирование сложных информационных систем;
• Юзабилити-анализ и адаптивный дизайн;
• Разработка на Битрикс;
• Интеграция 1С-Битрикс с другими системами (Хантфлоу, ERP);
• Рост числа обращений из Интернета.

Такие проекты мы начинаем с подготовки интеграционного проекта с проведением предпроектного анализа и разработки архитектуры связей информационных систем Заказчика.
Оставьте заявку в форме ниже и мы свяжемся с вами в ближайшее время.