Автоматизация бизнес-процессов — почему она нужна вашей компании

• Что такое автоматизация?
• Что можно автоматизировать?
• А что не надо?
• Кому нужна автоматизация?
• Кому доверить оцифровку?
• Цели и преимущества цифровой трансформации
  • Эффективность
  • Снижение ошибок
  • Сокращение задержек
  • Повышение надёжности
  • Улучшение контроля
  • Оптимизация работы сотрудников
  • Экономия ресурсов
  • Лёгкость масштабирования
  • Улучшенная коммуникация
• Уровни цифровизации
  • Ручная
  • Основная
  • Частичная
  • Интегрированная
  • Расширенная
  • Полная
• Этапы
  • Подготовка
  • Анализ
  • Проектирование
  • Внедрение
  • Интеграция
  • Обучение сотрудников
  • Тестирование
  • Мониторинг и техподдержка
• Почему не надо откладывать
  • Экономия не так выгодна
  • Сотрудники не могут делать всё
  • Руководитель не супергерой
  • Компания не может быть компетентна во всём
• Инструменты/системы
• Результаты успешной автоматизации на примерах работы компании ИНТЕРВОЛГА
  • Внедрение CRM Битрикс24 на промышленном предприятии
  • Внедрение Битрикс24 в сфере коммерческой недвижимости
• Выводы

Статья будет полезна всем, кто хочет улучшить эффективность своего бизнеса или узнать больше о возможностях автоматизации бизнес-процессов для повышения конкурентоспособности и устойчивости компании на рынке.

Снижение объемов ручного труда — обязательное условие успеха современного бизнеса. Оно позволяет оптимизировать работу, понизить затраты, а также увеличить прибыль. В статье мы рассмотрим преимущества перевода бизнес-логики на автоматические рельсы, а также рассмотрим реальные примеры.

Что такое автоматизация?

Автоматизация — это упрощение (оптимизация) работы предприятия с использованием различных информационных технологий и инструментов. Она включает в себя роботизацию повторяющихся задач, улучшение координации между отделами, управление проектами и прочие аспекты деятельности компании. Это помогает сократить время на работы над задачами, снизить затраты на ресурсы и повысить качество производства.

Что можно автоматизировать?

Оптимизируют процессы, которые повторяются и не ожидают сложных решений. Примеры:

• Обработка заказов: программное обеспечение может автоматически обрабатывать заявки клиентов, отправлять информацию в отдел продаж, на склад, а также в отдел доставки.

• Учёт товаров: программа может отслеживать количество товарных позиций на складе, автоматически заказывать новые, когда запасы заканчиваются.

• Обработка платежей: программа может обрабатывать платежи от клиентов, отправлять подтверждение оплаты и информацию о заказе.

• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM): программа может хранить информацию о клиентах, их предпочтениях, а также истории покупок, помогая менеджерам по продажам предоставлять персонализированный сервис.

А что не надо?

Некоторые предприятия увлекаются идеей полной оцифровкой всей бизнес-логики. Технологии полезны во многих задачах, но не все процессы стоит доверять автоматизированным сервисам и программам. Сложные задачи, требующие принятия непростых решений и критического мышления, лучше оставить людям. Это не означает, что автоматизация совсем непригодна. Как минимум она может предоставить подробную отчётность и аналитику, которые помогут принимать решения.

Также не надо автоматизировать то, что требует вмешательства человека. Такие механизмы, как управление изменениями, предоставление сложной обратной связи или отдельные этапы процесса увольнения сотрудника, включают эмоциональный аспект и невозможны без присутствия человека.

Наконец, не автоматизируют процессы, которые не имеют чёткой структуры или подвержены частым изменениям. Если вам сложно определить и применить к процессу конкретные правила или условия, то лучше не менять его.

Кому нужна автоматизация?

Оцифровка бизнеса нужна многим компаниям, независимо от отрасли и размера. Приведём примеры:

• Крупные корпорации: большие компании часто имеют множество бизнес-процессов (БП), которые требуется роботизировать. Это относится к управлению персоналом, финансами, закупками, производством.

• Малые, а также средние предприятия: для МСП оптимизация особенно важна с точки зрения эффективности и сокращения затрат. Она позволяет упростить бизнес логику и улучшить производительность при ограниченных ресурсах.

• Онлайн-ритейлеры: в эпоху электронной коммерции оцифровка играет ключевую роль для успешного управления операциями, включая работу с заказами, инвентаризацию, доставку.

• Банки: в финансовой сфере роботизация позволяет повысить точность и быстроту обработки транзакций, управлять рисками и обеспечивать соблюдение регуляторных требований.

• Логистические компании: для таких организаций цифровизация даёт возможность оптимизировать работу со складом, отслеживать грузы, планировать доставку и управлять цепями поставок.

• Здравоохранение: в медицинской отрасли автоматизация помогает улучшить управление пациентами, упростить процессы записи и учёта медицинских данных, а также повысить эффективность работы мед. персонала.

В общем, снижение доли ручного труда в бизнес-процессах полезно любой компании, которая хочет повысить производительность, уменьшить затраты и улучшить качество своих услуг или продукции.

Кому доверить оцифровку?

Оптимизацией бизнес-процессов занимаются как штатные сотрудники компаний, так и внешние специалисты. Однако для получения большего эффекта от роботизации, многие компании предпочитают обращаться к компаниям-интеграторам.

У работы с интегратором есть ряд преимуществ:

• Интеграторы имеют обширные знания, а также опыт работы со многими системами и технологиями, что помогает им выбрать более подходящие решения для конкретной компании.

• Компания-интегратор предлагает весь спектр услуг от анализа текущих процессов до внедрения новых систем и их поддержки.

• Привлечение интегратора позволяет компании сосредоточиться на своих основных задачах.

• Компании-интеграторы отвечают за результаты своей работы и стремятся обеспечить успешное внедрение новых решений.

Цели и преимущества цифровой трансформации

Эффективность

Автоматизация помогает повысить эффективность работы, а также ускорить выполнение задач. В результате улучшается общая производительность компании. Пример.

Снижение ошибок

Автоматизированные системы могут значительно уменьшить число ошибок, связанных с человеческим фактором. Это помогает избежать потери времени и ресурсов на исправление ошибок.

Сокращение задержек

Роботизация устраняет необходимость вручную следить за статусами задач и ожидать подтверждения от других участников. Это помогает сократить временные задержки, а также улучшить процесс принятия решений.

Повышение надёжности

Автоматизированная бизнес-логика может быть настроена на реализацию задач точно в соответствии с установленными правилами и политиками. Это устраняет возможность пропуска ключевых шагов или совершения ошибок.

Улучшение контроля

Цифровая трансформация позволяет более эффективно контролировать и отслеживать выполнение бизнес-процессов. Это даёт возможность быстро реагировать на нештатные ситуации и принимать меры по их устранению.

Оптимизация работы сотрудников

Цифровое развитие позволяет сотрудникам освободить время от рутинных и монотонных задач и сфокусироваться на более творческих и стратегических аспектах работы.

Экономия ресурсов

Роботизация позволяет сократить затраты на ручной труд, бумажную документацию и другие ресурсы, что помогает снизить стоимость трудозатрат.

Лёгкость масштабирования

Автоматизированные системы легко адаптируются к изменяющимся потребностям, а также масштабируются в соответствии с ростом компании.

Улучшенная коммуникация

Оцифровка облегчает коммуникацию и обмен данными между сотрудниками и отделами, что способствует более эффективной работе.

Уровни цифровизации

Ручная

Это самый базовый уровень, где все задачи выполняются вручную, без использования каких-либо технологий или инструментов. Примеры: ведение бухгалтерии, заполнение документов, обработка заказов клиентов.

Основная

На этом уровне в бизнес-логику внедряются базовые технологии цифровизации, которые упрощают процесс выполнение задач. Примеры: использование программного обеспечения для управления проектами, CRM-систем или онлайн-бухгалтерии.

Частичная

Это уровень, на котором автоматизируются отдельные этапы бизнес-цепочки или конкретные функции. Примеры: автоматизация складского учёта, процессов закупки, доставки товаров, управление продажами и маркетингом.

Интегрированная

На данном уровне происходит интеграция всей бизнес-логики в единую систему. В результате все подразделения и сотрудники работают как единое целое. Примеры: использование ERP-систем для управления ресурсами предприятия, интеграция CRM и CMS, внедрение IoT-технологий.

Расширенная

Этот уровень включает в себя использование искусственного интеллекта (ИИ), машинного обучения и аналитики данных для оптимизации и улучшения бизнес-процессов. Примеры: интеллектуальные системы управления заказами, программы прогнозирования продаж, рекомендательные системы на основе машинного обучения.

Полная

На этом высшем уровне все бизнес-процессы полностью автоматизированы, а также управляются без участия человека. Примеры: полностью автоматизированные производственные линии, беспилотные транспортные системы, системы управления зданиями на основе IoT.

Этапы

Подготовка

На данном этапе определяются цели и задачи, а также разрабатываются планы и стратегии. Проводится сбор информации о текущих процессах, определяются требования к системе и планируются ресурсы для её внедрения.

Анализ

На этапе анализа проводится детальное изучение действующих процессов для выявления проблемных мест, определения возможностей оптимизации и автоматизации. Также на этом этапе анализируются существующие системы и технологии, которые могут быть интегрированы в новую систему.

Проектирование

На этапе проектирования разрабатывается архитектура будущей системы автоматизации, определяется набор функций и модулей, которые будут включены в неё. Разрабатываются технические спецификации, определяются стандарты и требования к интеграции.

Внедрение

На этом этапе осуществляется установка и настройка необходимого программного обеспечения, подключение оборудования, разработка пользовательских интерфейсов и обучение персонала работе с новой системой.

Интеграция

На этом этапе новая система интегрируется с другими существующими. Разрабатываются механизмы взаимодействия между различными модулями, определяются правила и стандарты обмена данными.

Обучение сотрудников

После внедрения проводится обучение сотрудников работе по-новому, разъясняются основные возможности и преимущества автоматизации для повышения эффективности работы.

Тестирование

После внедрения и обучения проводится тестирование системы на предмет корректной работы. Проверяется функциональность каждого модуля, выявляются возможные ошибки (недочёты), которые затем устраняются.

Мониторинг и техподдержка

После успешного тестирования начинается этап мониторинга и технической поддержки. Осуществляется постоянный контроль за работой системы, своевременное устранение возникающих проблем, обновление ПО и обеспечение доступа к технической документации.

Почему не надо откладывать

Экономия не так выгодна

Автоматизация БП позволяет сократить затраты на выполнение рутинных задач, оптимизировать использование ресурсов и повысить эффективность работы сотрудников. Откладывая автоматизацию, компания рискует потерять потенциальную экономию и уступить конкурентам.

Сотрудники не могут делать всё

Бизнес-процессы становятся все более сложными и разнообразными, и даже самая опытная команда сотрудников не сможет справиться со всеми задачами без помощи цифровой трансформации. Откладывание этого шага может привести к перегрузке сотрудников, снижению их производительности и возможному уходу из компании.

Руководитель не супергерой

Бизнес должен быть организован таким образом, чтобы каждый сотрудник знал свои обязанности, имел понятные инструкции и мог работать автономно. Без автоматизации это становится невозможным, и руководитель вынужден постоянно контролировать и координировать работу подчинённых, что может негативно сказаться на его работоспособности и эффективности управления компанией.

Компания не может быть компетентна во всём

Современная экономика требует от компаний быстрого реагирования на изменения рынка, способности адаптироваться к новым условиям и постоянно развиваться. Без автоматизации бизнес-процессов это становится затруднительным, так как требует значительных усилий и времени со стороны сотрудников на выполнение рутины.

Инструменты/системы

Инструменты автоматизации БП могут включать следующее:

• BPM-системы (системы управления процессами):

  • ELMA365 — это BPM-система, которая позволяет автоматизировать бизнес-процессы, управлять задачами и взаимодействием между сотрудниками. Она предоставляет возможности для моделирования процессов, назначения задач и контроля их выполнения.

  • «Первая форма» — это мощная российская BPM-система, которая обеспечивает эффективное управление бизнес-процессами и повышает производительность организации. Она подходит для компаний, стремящихся оптимизировать свои рабочие процессы и улучшить коммуникацию между отделами.

• CRM-системы:

  • Bitrix24 — это популярная CRM, предлагающая широкий спектр инструментов для управления отношениями с клиентами, оптимизации рабочих процессов и повышения качества работы команды. Благодаря удобному интерфейсу, простоте использования и богатому функционалу, Bitrix24 стала выбором многих компаний в разных отраслях.

  

  • AmoCRM — платформа для автоматизации управления продажами и взаимодействия с клиентами.

  • RetailCRM — CRM-система, специализирующаяся на учёте и управлении заказами и лояльностью клиентов для интернет-магазинов.

• ERP-системы (системы планирования ресурсов предприятия):

  • 1С:ERP — платформа для управления предприятием, включающая модули финансового учёта, управления складом, производства и др.

• RPA-платформы (роботизация процессов):

  • Robin RPA — платформа автоматизации бизнес-процессов, использующая настраиваемых программных роботов (RPA, Robotic Process Automation), в том числе применяя технологии ИИ и Machine Learning.

• B2B-платформы/порталы дилера (автоматизация работы с оптовыми покупателями):

  • B2B-платформа (ИНТЕРВОЛГА) — инструмент перевода оптовиков на работу онлайн и сокращение трудозатрат менеджеров по продажам на формирование заказов.

• Управление проектами:

  • Microsoft Project — программное обеспечение для планирования, управления и отслеживания проектов.

  • Trello — онлайн-доска для управления задачами и проектами с использованием карточек и колонок.

  • Jira — платформа для управления проектами и разработкой ПО.

Приведённые примеры широко используются для оцифровки бизнес-процессов в различных отраслях и типах организаций. Однако эти инструменты представляют только небольшую часть доступных на рынке инструментов.

Результаты успешной автоматизации на примерах работы компании ИНТЕРВОЛГА

Внедрение CRM Битрикс24 на промышленном предприятии

Клиент

ОАО «Сыктывкар Тиссью Груп» (ОАО «СТГ») – один из ведущих производителей бумаги-основы и изделий санитарно-гигиенического назначения в России.

Проблема

Обработка обращений была не систематизирована, данные собирались выборочно и отслеживание источников заявок было затруднено. Отсутствие общей воронки продаж и торговой аналитики приводило к сложностям в управлении клиентами и оценке эффективности работы с ними.

Задача

Автоматизировать процессы взаимодействия с клиентами от момента создания лида до отгрузки и закрытия финансовых документов.

Решение

Был выбран Битрикс24 как ИТ-система для проекта, так как в нём собраны все основные инструменты для ведения бизнеса на единой платформе. Удобный интерфейс, условно низкий порог входа и возможность автоматизации процессов делают платформу доступной и эффективной для организации. Кроме того, наличие сообщества опытных разработчиков и партнёрская сеть обеспечивают профессиональную поддержку и развитие CRM в будущем.

Результаты

После внедрения бизнес получил CRM-систему, интегрированную с ERP, сервисами аналитики и телефонии. Теперь по заявкам и их продвижению по воронке удобно отслеживать. Читать подробнее. 

Внедрение Битрикс24 в сфере коммерческой недвижимости

Клиент

Commonwealth Partnership [CMWP™] — ведущая российская компания в сфере управления коммерческой недвижимости в России и СНГ, до апреля 2022 года известная как Cushman & Wakefield.

Причина обращения

Клиентская база, взаимодействие с контрагентами, сделки, прогнозирование выручки и формирование проектных команд ранее осуществлялись в CRM Salesforce. В результате реорганизации пришлось быстро перейти с зарубежной CRM на отечественный продукт Битрикс24.

Задача

Задача проекта состояла в переносе данных из Salesforce в Битрикс24 с сохранением структуры данных, переработке механизма выдачи прав для гибкой настройки доступа исполнителей к системе.

Решение

В качестве ИТ-системы для решения задачи был выбран Битрикс24

Результаты

Результаты внедрения CRM позволили:

• Экспортировать пользователей и структуру компании из корпоративной сети в Битрикс24, распределить роли и доступы для работы в CRM с автоматической синхронизацией актуального состояния.

• Создать 9 новых разделов на основе смарт-процессов для планирования выручки, маркетинговых активностей и управления контактными лицами клиентов.

• Внедрить стадии квалификации лидов и управление связанными маркетинговыми активностями и предложениями. Кейс подробнее. 

Выводы

Автоматизация бизнеса — это важный шаг для любой компании. Она позволяет увеличить эффективность работы, снизить количество ошибок, улучшить коммуникацию между сотрудниками и облегчить масштабирование бизнеса.

Однако выбор правильной системы автоматизации и её успешное внедрение требуют профессионального подхода и опыта. Компания ИНТЕРВОЛГА имеет большой опыт в автоматизации бизнес-процессов, внедрении CRM-систем, дилерских порталов и других инструментов, которые помогают компаниям повысить свою эффективность.