Строим маркетплейс: алгоритм согласования заявок на закупку у поставщиков

• Для кого эта статья?
• Бизнес-цели внедрения алгоритма согласования заявок
• Потребности и боли Заказчика
• Согласование заказа
  • Разграничение прав
  • Дополнительная роль
• Планы на развитие
• Результаты и выводы

Для кого эта статья?

Статья будет интересна владельцам крупных внутренних маркетплейсов. Так как стоимости заказов сотрудников необходимо оставаться в рамках выделенного бюджета, а приобретаемая продукция обязана соответствовать нуждам компании, программа согласования становится необходимостью.

Внутренние маркетплейсы – относительно новое веяние для крупных компаний. Это торговые площадки для сотрудников, которые и являются конечными пользователями – там они могут заказывать необходимый для работы товар у поставщиков. Также на такие площадки иногда добавляют доверенных партнеров компании, работающих с теми же поставщиками. Интерфейс для пользователя, заказывающего товар, мало чем отличается от интерфейса привычного всем интернет-магазина. Тот же каталог, те же корзина и оформление заказа. А дальше начинается “подкапотная магия”, знать о которой сотруднику никчему. После того, как заказ сделан, пользователю важен результат: одобрена ли его закупка, и если да, то в каком объеме.

ИНТЕРВОЛГА участвовала в разработке внутреннего Маркетплейса компании Евраз. Проект удалось запустить в рекордно-короткие сроки: 3 месяца. Евраз-Маркетплейс не стоит на месте, и мы не перестаём помогать заказчику в разработке нового функционала, направленного на упрощение взаимодействия между пользователями и поставщиками. Ранее в этом проекте, мы уже реализовали инструмент возврата товара поставщику.

Бизнес-цели внедрения алгоритма согласования заявок

Описываемые в статье алгоритмы внедрены для внутреннего маркетплейса компании Евраз, насчитывающей больше десяти крупных предприятий и филиалов по всему миру. Численность персонала Евраза на сегодняшний день превышает 70 тысяч человек.

До разработки Маркетплейса заявки на закупку согласовывались сотрудниками в бумажном виде. Такие пожелания собирались со всего предприятия и передавались на утверждение руководству. Часть заявок не укладывалась в общий бюджет на месяц, поэтому некоторые сотрудники получали отказ.

Процесс занимал много времени и отследить приоритетность принятия решения было сложно. Также сотрудники не всегда получали отказ в письменном виде и узнавали о том, что всё отклонили, уже после прямого обращения к руководству. Такой порядок согласования поставок занимал много времени как у сотрудника-заявителя, так и у руководства. Также иногда возникали неприятные накладки в информировании сотрудников о статусе процесса.
 Для выполнения процесса “вручную” пользователям требовалось от 4 дней до 2 недель. И результатом было не получение заказа, а получение информации о статусе (согласован или нет).

После того, как Маркетплейс был запущен, сотрудники смогли самостоятельно заказывать необходимую продукцию. Бюджеты на месяц стали передаваться на сайт из 1С для пользователей разных предприятий компании. Это решило проблему с превышением месячного бюджета – один сотрудник имеет право заказать товары на фиксированную сумму в течении одного календарного месяца.

Остаток доступных средств на закупки теперь рассчитывается как разница между бюджетом на месяц и суммой уже созданных заказов.

Если денежный лимит превышен, отображается соответствующее сообщение, а добавление товара в корзину блокируется. Тем не менее вопрос контроля оставался открытым. Требовалось продумать и реализовать программу согласования заявок.

Параллельно с автоматизацией процесса акцептации мы помогали решить не менее важную задачу: распределением заказов по поставщикам.

Простым решением было ограничивать сделку в рамках поставщика, но такой подход не сильно облегчал жизнь работнику. Было важно, чтобы заполнение корзины не отличалось от того, к чему привыкло большинство покупателей популярных интернет-магазинов. Поэтому было решено дать сотруднику возможность заполнить корзину товарами от любых поставщиков и оформить заявку. После того, как заказ будет согласован, она автоматически будет разбиваться на подзаказы для разных продавцов.

Потребности и боли Заказчика

Главные проблемы не автоматизированного процесса согласования закупок:

• Заявителю нужно было каждый раз, делая заказ систематически:

1. искать товар в стопке прайс-листов поставщиков;
2. сравнивать цены, уточнять стоимость и наличие;
3. уточнять текущий месячный бюджет;

• Если согласование не проходило – заявка возвращалась обратно, часто без указания причины;
• Заявитель не всегда был проинформирован о статусе заявки и заказа (человеческий фактор);
• Бумажный документооборот;
• Частые срывы сроков доставки.

Заказчик поставил следующие задачи:

• Упрощение порядка согласования;
• Возможность оформления заявок младшими сотрудниками;
• Упрощение процесса передачи заказов поставщику.

Согласование заказа

Для внутренних маркетплейсов важным кейсом является согласование заказа сотрудников “на местах”.

Условный мастер цеха холодной прокатки не обязан знать, как работает бизнес-процесс покупки оборудования и расходников. Это занятой специалист со своими обязанностями – лишняя нагрузка вне сферы деятельности будет восприниматься им негативно. А это сказывается на работе в целом.

Как упоминалось выше, в группе компаний Евраз работает более 70 тысяч человек. Посвящать всех в тонкости закупок товаров – трудозатратно, дорого и контрпродуктивно. Мы помогли автоматизировать процесс заказа и сделать его простым – теперь он не отличается от заказа в обычном интернет-магазине. Также мы решили проблему с согласованием товаров ответственным специалистом – Старшим Заявителем.
 Также возможность заказа продукции есть и у пользователя с правами Старшего Заявителя – в этом случае заявка согласуется автоматически, если общая сумма не превышает установленный бюджет на месяц.

Разграничение прав

Для разграничения прав заявителей было решено создать три группы пользователей:

• Пользователь Маркетплейса: специалист с высокой степенью ответственности (человек-отдел) – может самостоятельно создавать заказы, то есть заявки на приобретение товаров согласуются системой автоматически;
• Младший Заявитель: сотрудник группы или отдела – заявки этого пользователя должны быть согласованы Старшим Заявителем;
• Старший Заявитель: руководитель группы, отдела или подразделения – обладает теми же правами, что и Пользователь Маркетплейса, но с дополнительным функционалом согласующего (для заявок Младших Заявителей).

Дополнительная роль

Также была добавлена группа пользователей “Приемщик”. Заявители выбирают пользователей этой группы для получения заказа.

Также заявители определяют адрес доставки (например, конкретный цех).
Этот работник впоследствии принимает доставленный заказ – именно он назначается ответственным за прием продукции всего парой кликов при оформлении заявки остальными пользователями.

Список сотрудников приемки хранится в справочнике “Приемщики”, который, в свою очередь, связан со справочником “Адреса выдачи”.

Планы на развитие

Почтовые уведомления о создании заявок руководителю приходят не сразу. Сначала срабатывает соответствующий алгоритм. Да, в личном кабинете все отображается сразу, но руководители больше времени уделяют корпоративной почте, а не личным кабинетам. Согласование заявок – это не их основная занятость, а лишь одна из множества обязанностей. Из-за этого мы заметили два нюанса:

1. В карточке товара Младшему Заявителю всегда виден срок поставки. Но при оформлении он не видит конкретной даты доставки. Но когда Старший Заявитель согласует закупку, дата создания актуализируется, то есть изменяется в соответствии с датой согласования;
2. Если у Младшего Заявителя в момент оформления заявки отображается плашка “Привезем через 2 дня”, то в момент одобрения сделки Старшим Заявителем, срок может измениться на 30 дней.

Это связано с тем, что в момент оформления заявки товар не резервируется, так как не все поставщики поддерживают такую возможность. Пока потребности в изменении процесса нет, но мы уже рассматриваем возможность расширения функционала.

Результаты и выводы

Благодаря внедрению алгоритмов согласования заявки, Заказчику удалось автоматизировать процесс внутренних закупок сотрудниками и отказаться от бумажного документооборота.

Если раньше порядок согласования занимал от 4 дней до 2 недель, то теперь время от оформления закупки до получения информации о её статусе сократилось до нескольких часов.

Была решена проблема отказов поставщиков – пользователю всегда отображается имеющееся количество товаров. Также, сократилось количество не согласованных заявок, ведь отказы из-за превышения бюджета теперь исключены.

Для крупных, в том числе промышленных, компаний согласование внутренних закупок у поставщиков – это процесс, требующий контроля. Бюджет превышать нельзя, а товары, приобретаемые сотрудниками, должны быть необходимы для работы. Мы помогли упростить и автоматизировать эту процедуру, сделать её дружелюбной для пользователей и заметно сократить временные затраты задействованных в ней сотрудников.