- Как работают права доступа в Битрикс24 и для чего они вообще нужны?
- Настройка прав доступа в Битрикс24: раздел Группы — Группы социальных сетей — Проекты
- Настройка прав доступа внутри Битрикс24
- Настройка прав доступа к Телефонии в Битрикс24
- Настройка прав доступа к Бизнес-процессам в Битрикс24
- Настройка прав доступа к Диску в Битрикс24
- Настройка прав доступа к Открытым линиям в Битрикс24
- Популярные вопросы, связанные с настройками прав доступа к Битрикс24
- Вывод
Как работают права доступа в Битрикс24 и для чего они вообще нужны?
В серьёзной компании разграничение прав доступа сотрудников — незаменимая вещь для перехода от хаоса и анархии к порядку и организованности. Права допуска нужны для того, чтобы все сотрудники исполняли конкретно свои обязанности, не отвлекаясь на задачи и обязанности других коллег.
Правильная настройка прав доступа в Битрикс24, в первую очередь, влияет на организованность и дисциплинированность сотрудников, что способствует увеличению общей эффективности и производительности. К тому же, разграничение прав допуска повышает информационную безопасность вашей компании.
Чтобы правильно установить права доступа в CRM Битрикс24, нужно сначала в них разобраться: к чему они могут применяться и какие они бывают.
Настройка прав доступа в Битрикс24: раздел Группы — Группы социальных сетей — Проекты
В Битрикс24 существует два вида групп: Публичные и Приватные. Разница между ними в том, что в Публичные группы могут вступать пользователи по своему желанию, а в Приватные — только по прямому приглашению или после одобрения модератором. Помимо этого, в самой группе у Администратора свой набор настроек, которым он может регулировать права модераторов и обычных пользователей группы.
Также в Битрикс24 группы бывают Видимые и Невидимые. Видимые группы отображаются в общем списке групп и в поиске, невидимые — не отображаются. Для администратора ресурса видимыми являются все группы.
Как настроить права доступа для группы
Что интересного можно тут настроить:
Настройка прав доступа внутри Битрикс24
У модуля CRM есть широкий набор настроек ограничений. Это реализовано с помощью так называемых "Ролей CRM". Для каждой из ролей есть свой список сущностей и прав к ним. А у каждой сущности можно настроить права на какое-либо действие, например, чтение или редактирование. Есть даже возможность регулировать права доступа в Битрикс24 для каждой из стадий Сделки или лида. Созданные "Роли CRM" можно привязывать к пользователям, группам пользователей, сотрудникам и отделам.
Где найти настройки прав доступа для Битрикс24
У Сделок в CRM есть также возможность создать дополнительные направления сделок (на западе называемые Pipelines). Это будет удобно большим компаниям, которые реализуют несколько направлений бизнеса или имеют разные типы сделок.
Как создать дополнительное направление сделок в Битрикс24
При редактировании прав для Роли в Битрикс24 для каждого из направлений сделок можно задать свои возможности:
Рассмотрим реальный пример. Начальника, руководящего одним направлением, нужно временно назначить на контроль направлений сделок другого начальника. Для таких случаев можно в рамках одной Роли CRM выдать этому сотруднику права только на чтение и добавление для того направления, что он курирует.
Создадим Роль CRM и выставим нужные настройки: для нужного направления сделок в столбцах «Чтение» и «Добавление» добавим права «Все открытые»:
После этого, нужно добавить права разрешений для пользователя в Битрикс24:
И затем выбрать для него соответствующую Роль CRM:
Так как сотрудник временно исполняет обязанности, то должность его менять не нужно.
Настройка прав доступа к Телефонии в Битрикс24
В телефонии, равно как и во всем Битрикс24, существуют настройки по ролям. Для каждой роли определяются разрешения ко всем сущностям, связанным с телефонией. Виды прав, которые можно присвоить роли, не идентичны, но схожи в большинстве своем: для некоторых сущностей есть лишь «нет доступа» и «любые», для других — полноценная настройка «Нет доступа» — «Свои» — «Свои+своего отдела» — «Любые». Как и в настройках CRM, привязывать роли можно к Пользователям, Группам пользователей, Сотрудникам и отделам и Группам социальных сетей.
Рассмотрим такой случай: в некоторых компаниях есть строгий контроль процесса общения сотрудника с клиентом по телефону. Для обеспечения контроля нанимаются сотрудники — так называемые «Верификаторы», задача которых — прослушка и анализ всех разговоров.
Откроем список настройки прав доступа к Ролям в Телефонии Битрикс24 и добавим новую роль
Назовем нашу роль «Верификатор» и добавим нужные статусы:
Добавим пользователя в список пользователей с нужными правами:
Применим созданную роль к пользователю:
Настройка прав доступа к Бизнес-процессам в Битрикс24
Для каждого отдельного создаваемого бизнес-процесса существуют настройки прав работы. Они могут быть применены к пользователям, группам пользователей (которые создаются и определяются в административной панели), сотрудникам и отделам и группам социальных сетей (группы, обсуждаемые ранее). После добавления нужных прав, нужно выбрать необходимый уровень. Он может быть от «полностью отсутствует» до «полный доступ». Уровни включают в себя Добавление и Чтение, а также Добавление и Чтение в административной панели; Изменение с ограничениями и без таковых.
Разделение прав нужно для систематизации рабочего процесса отделов. Например, для ведения учета штата компании кадров отделу кадров следует выдать права доступа на Чтение бизнес-процессов по типу «Заявление на отпуск», «Заявление на командировку».
Настройка прав доступа к Диску в Битрикс24
Для каждой папки или каждого файла имеются собственные настройки ограничений. Изначально они выставлены так, что только создатель папки на своём Диске имеет полный доступ к содержимому. Однако, есть возможность предоставить к нужной папке или нужному файлу нужных прав не только пользователям, но группам пользователей и даже целым отделам. Все права имеют следующий порядок: чтение, редактирование, запись, полный доступ. Каждое последующее право включает в себя все предыдущие, а полный доступ позволяет также и удалять содержимое.
Как попасть в Меню настройки прав доступа в Битрикс24 к папке на Диске
Как выглядит это меню:
Выдадим пользователю права на чтение папки:
Следует обратить внимание, что папка, к которой пользователю было предоставлено разрешение, не появится сразу на его Диске. Чтобы это произошло, пользователь должен принять приглашение на подключение папки к его Диску. Несмотря на то, что права доступа были выданы, пользователь ещё не видит папку на своем Диске:
Битрикс24 автоматически высылает оповещение о предоставлении допуска к папке на Диске. Пользователь может и отказаться от приглашения к подключению папки к своему Диску.
Приглашение к подключению папки мгновенно отображается для пользователя:
После того, как пользователь принял приглашение, папка станет видна на его Диске:
Настройка прав доступа к Открытым линиям в Битрикс24
Настройки прав работы с Открытыми линиями очень похожи на настройки Телефонии. Вот где их можно найти:
И как они выглядят:
Популярные вопросы, связанные с настройками прав доступа к Битрикс24
Q: Как сделать задачу, созданную в CRM Сделке, доступной для просмотра тем, кто в ней не участвует напрямую? A: Можно в таком случае использовать Приватную группу в качестве проекта для создания Задачи.
Как это сделать:
Авторизуемся за пользователя, являющегося членом указанной группы и посмотрим список задач для этой группы:
При этом пользователь не является участником задачи:
Это работает также с задачами, которые привязываются к CRM сущности.
Q: Какими ограничениями прав можно запретить редактирование комментариев или, например, активностей в Живой ленте Битрикс24? A: К сожалению, прямого и простого решения данного вопроса в облачной версии Битрикс24 нет. Но Вы можете приобрести коробочную версию и обратиться к нам, мы обязательно решим Вашу проблему.
Вывод
Мы выяснили, для чего нужны права доступа и как они реализованы в Битрикс24. Узнали, как их настроить и даже увидели конкретные примеры, где без них не обойтись. Но если самому разбираться лень или нет времени — закажите настройку прав доступа в Битрикс24 у ИНТЕРВОЛГИ, оставив заявку в форме ниже.
Статьи по теме
