Конструктор документов Битрикс24 — возможности и баги

• Где находится конструктор документов
• Какие шаблоны есть сейчас
• Как добавить свой шаблон
• Выводы

Автоматическую генерацию документов в Битрикс24 ждали давно. Раньше, в облаке можно было сгенерировать счёт и коммерческое предложение. Возможность настройки шаблонов была, но минимальная — логотип свой вставить или поля местами поменять.

Бизнесу нужно гораздо больше:

1. Договоры;
2. Акты;
3. Накладные;
4. Служебные записки;
5. Листы согласования.

Частично эти задачи закрывали сторонние приложения. Но запрос был настолько мощным, что Битрикс не мог не выпустить свой инструмент.

Анонс конструктора документов от Битрикс состоялся во время презентации новой версии Битрикс24.Гонконг в марте этого года. Сегодня мы разберём релизную версию.

Где находится конструктор документов

Сгенерировать документ можно из нескольких сущностей:

1. Лид;
2. Сделка (разных направлений);
3. Контакт;
4. Компания;
5. Счёт;
6. Предложение.

Охвачены все основные сущности CRM.

ВНИМАНИЕ БАГ! При создании шаблона документа, его можно назначить на счёт или предложение. Но по факту, это не работает: В первых четырёх появилась специальная кнопка для генерации документов: Как генерировать документы по новым шаблонам из счетов и предложений пока не ясно. Но настройку уже сделали: Чего нельзя, но очень хочется:

1. Генерировать документы из задач с использованием их основных и дополнительных полей.
2. Генерировать документы на произвольных сущностях (списки в облаке, инфоблоки в коробке).
3. Генерировать документы в своих приложениях. То есть, методы в REST API. Какой тут будет масштаб для творчества!
4. Генерировать документы из бизнес-процессов — очень популярный запрос. Мы сами несколько раз делали это для клиентов. Просится отдельный шаг БП — генерация документа.

Какие шаблоны есть сейчас

Шаблоны привязываются к странам. Это логичное решение — стандарты документооборота разные.

Для России есть следующие предустановленные шаблоны:

1. Акт;
2. Счёт;
3. Счёт-фактура;
4. Накладная;
5. Доверенность;
6. Коммерческое предложение;
7. Договоры:
1. Подряда;
2. Поставки;
3. Оказания услуг.

Они доступны в лидах, сделках, контактах и компаниях.

Как добавить свой шаблон

Свой шаблон добавляется в меню, где происходит генерация документов. По этой же ссылке доступно редактирование и удаление существующих шаблонов. Сначала нужно подготовить шаблон в формате .docx

Чтобы было легче, можно скачать один из предустановленных шаблонов в качестве образца. Список полей для подстановки в шаблон можно посмотреть по ссылке: Очень радует, что поддерживаются поля из разных сущностей (лиды, компании, сделки, контакты, счета, предложения). Ну и настоящий подарок — поддержка пользовательских полей. Чтобы быстро найти нужное поле, есть фильтр и поиск. Чтобы вставить поле в шаблон, нужно знать его символьный код. Его можно скопировать с этой страницы.

Для работы с товарами реализовали подобие циклов.

Переменные, относящиеся к товарам надо обернуть тегами {PRODUCTS.BLOCK_START} и {PRODUCTS.BLOCK_END}. Будут выведены все товары из сделки или лида.

ВНИМАНИЕ БАГ! Этот метод не работает вне таблиц:

По поводу блоков - такая возможность есть, но в текущей версии действительно работает нестабильно - обязательно исправим с выходом следующих обновлений, пока необходимо подождать, к сожалению.

(c) Техподдержка Битрикс24

После подготовки шаблона, нужно загрузить его в Битрикс24. После загрузки откроется окно, в котором нужно ввести основные настройки:

1. Название.
2. Активность.
3. Привязка к CRM — нужно выбрать, где будет доступен данный шаблон. Неясный момент есть только со счётом и предложением. Выбрать их можно, а вот как генерировать документы по созданному так шаблону непонятно. Интересно, что сделки разных направлений могут иметь разный набор шаблонов. Это может пригодиться.
4. Настройка прав (кто будет работать с шаблоном) — отдельное спасибо Битриксу за гибкий инструмент настройки прав. Можно дать доступ конкретным людям, группам или целым отделам.
5. Привязка к стране.
6. Нумератор. Можно использовать существующее правило нумерации или создать своё. Набор переменных для своего нумератора хороший — последовательный или случайный номер, день, месяц, год, префикс, ID клиента или компании — можно сделать идентификатор себе по вкусу.

Всё — нажимаем сохранить и начинаем пользоваться нашим новым шаблоном.

Окно с настройками нового шаблона: Видно, что Битрикс24 намерен активно развивать продукт — сделали даже специальную форму для пожеланий: Давайте все дружно попросим через неё REST API для конструктора документов.:)

Выводы

Конструктор документов Битрикс24 вполне функционален. Когда починят основные баги, он закроет задачи большинства клиентов.

Вместе с тем, есть ограничения. Основное — этот конструктор нельзя использовать в бизнес-процессах и приложениях, а также на инфоблоках.

Несколько раз сталкивались с такой задачей для финансовых организаций. Идёт процесс рассмотрения заявки (сделки). Процесс проходит через нескольких ответственных и реализован как бизнес-процесс Битрикс24. На разных этапах надо генерировать документы. Сначала договор на обработку персональных данных. Потом анкету. Потом договор с заёмщиком. И т.д. Удобно, если бы такие документы генерировались прямо из бизнес-процесса.

Пока, такие задачи не решены в конструкторе документов Битрикс24. Для этого есть мы. Один из примеров описан по ссылке:

Битрикс24 — в пять раз снижаем затраты времени на подготовку коммерческого предложения