Битрикс24 — в пять раз снижаем затраты времени на подготовку коммерческого предложения

• Коммерческие предложения в Битрикс24
• Печать коммерческих предложений в Б24
  • Вариант 1. Доработка стандартного шаблона
  • Вариант 2. Стандартный шаблон + сторонний генератор PDF
  • Вариант 3. Шаблоны в Word или LibreOffice
• Шаблонизация печатных версий КП с помощью Word или LibreOffice
  • Подготовка шаблона
  • Использование шаблона в Битрикс24
  • Трудности в реализации
• Что в итоге?
• Заключение

Подготовка коммерческих предложений — неотъемлемая часть процесса продаж. Состоялась сделка или нет — время на пресейл все равно потрачено.

При подготовке КП, больше всего времени мы тратим на коммуникации с клиентом и подготовку самого документа. В первом случае поможет внедрение Битрикс24 CRM, с помощью которой упрощается взаимодействие с клиентом. А вот когда нужно быстро сделать само коммерческое предложение, поможет автоматическая генерация. Именно её мы и реализовали для одной производственной компании. Версию КП для печати или отправки клиенту теперь можно получить в 1 клик.

Коммерческие предложения в Битрикс24

В Б24 есть специальная сущность — «Предложение». Создать ее проще всего путем конвертации лида, либо на основании сделки.

Предложение состоит из клиента и компании с их реквизитами (кому продаем) и списка товаров (что продаем). Предложение можно дополнить всей необходимой дополнительной информацией с помощью пользовательских полей. Б24 ведет учет стадий КП — от черновика до утверждения или отклонения. А еще можно ставить задачи по КП, выставлять счета, создавать сделки и вообще делать клиенту приятно.

Предложение можно распечатать или отправить клиенту. В обоих случаях формируется PDF, но эта функция сильно ограничена (см. далее).

Печать коммерческих предложений в Б24

В Б24 есть специальная функция печати КП (первые две кнопки на рисунке ниже). «Печатать» — открывает в браузере печатную версию предложения.
«Скачать PDF» — то же что и «Печатать», только скачивается как PDF-файл.

Вот что получается, если распечатать КП: Внешний вид можно немного настраивать: добавить логотип, подписи руководителей, картинку на фон, скрыть столбцы таблицы… Но кардинально что-то поменять не получится. В общем, даже шрифт изменить нельзя. Это может стать проблемой, если корпоративный стиль требует другого оформления.

Еще хуже, если в печатную версию нужно включить значения дополнительных полей предложения. Например, возможность рассрочки платежа и т. п.

Без доработки этой печатной формы не обойтись. Коробочный Битрикс24 позволяет разрабатывать свои шаблоны печатных версий КП (технически, в качестве шаблона используется «способ оплаты» — смотрите настройки CRM). Делать это должен программист.

Разработка шаблона КП для Б24 — задача не самая простая. Для кнопки «печать», которая печатает через браузер все тривиально, а вот создание PDF средствами Б24 очень трудоемко. А без PDF не будет работать отправка по E-mail.

К нам обратилась производственная компания, желающая ускорить подготовку печатных версий КП. Ключевые пожелания клиента:

• возможность для компании самостоятельно создавать шаблоны печатных версий КП (без программистов),
• шрифты, поля, отступы, картинки не должны смещаться при печати из различных операционных систем (Windows, Mac),
• должна быть возможность скачать PDF,
• запрещено модифицировать ядро Б24, на выходе должен быть модуль для Битрикса,
• не использовать сторонние сервисы (все должно происходить на сервере компании).

Решили разработать универсальный шаблон-способ-оплаты.

Основная идея — возможность добавить в верстку шаблона специальные метки, на место которых будут подставлены реальные данные при печати. Этими метками пользуется разработчик шаблона.

Рассмотрели три способа реализации такого шаблона. В каждом из них по-своему задается верстка шаблона и метки. Рассмотрим их подробнее.

Вариант 1. Доработка стандартного шаблона

Очевидным минусом является необходимость низкоуровневой генерации PDF.

Тратить десятки часов на изучение спецификации формата PDF дорого обойдется клиенту. Вариант сразу не подходит.

Вариант 2. Стандартный шаблон + сторонний генератор PDF

Вовсе не обязательно делать как в Б24. Для генерации PDF можно использовать стороннюю библиотеку, например, mPDF.

Используя стандартный редактор Битрикса, администратор создает HTML-шаблон коммерческого предложения. В текст шаблона добавляются т. н. подстановки (специальные конструкции, которые будут заменены на реальные данные при печати).

Примерно так: Администратор добавляет способ оплаты, выбирает разработанный нами обработчик и указывает путь к шаблону.

Теперь, если нажать кнопку “Печатать”, то Б24 сначала предлагает выбрать шаблон: После этого обработчик способа оплаты заменяет подстановки на данные из предложения Б24 и отдает готовый для печати документ. Например: При нажатии на кнопку “Скачать PDF” полученный документ будет преобразован в PDF с помощью библиотеки mPDF.

Однако есть и проблемы.

Во-первых, PDF сильно отличается от HTML-версии. Не сохраняются размеры шрифтов, полей, некорректно располагаются некоторые элементы, которые должны быть точно позиционированы. Если необходимо свернуть распечатанное КП и вложить в конверт с прозрачными окошками так, чтобы адреса отправителя и получателя оказались на своих местах, то ничего не получится.

Во-вторых, без навыка верстки создать шаблон, который ведет себя одинаково и в HTML и в PDF, невозможно.

Подведем итог.

Плюсы:

• простые шаблоны можно создать без программиста;
• есть визуальный редактор шаблона;
• не требуется много времени на создание простого шаблона (примерно как создание страницы на сайте в Битриксе).

Минусы:

• шаблон со сложной версткой конвертируется в PDF с непредсказуемыми ошибками, нужен, как минимум, верстальщик, чтобы все заработало.

Под «сложной» версткой понимаются все случаи, которые работают в HTML, но не работают в mPDF.

В результате такая конвертация в PDF признана неудовлетворительной.

Вариант 3. Шаблоны в Word или LibreOffice

Генерация печатной версии в HTML не критична, можем отказаться и оставить только PDF.

Шаблоны КП создаются в текстовом редакторе (LibreOffice или Word). Это позволяет точно позиционировать элементы на странице и уменьшить вероятность их случайного смещения. На выходе — шаблон в формате DOCX, все с теми же метками.

Клиенту удобно использовать привычную офисную программу.

Этот вариант оказался наиболее выигрышным. Рассмотрим его подробнее в следующем разделе.

Шаблонизация печатных версий КП с помощью Word или LibreOffice

Общий процесс:

Подготовка шаблона

Администратор создает шаблон в Word или LibreOffice, размечает его подстановками вида ${название поля}. Ограничений по сложности верстки нет. Нужно лишь соблюдать правило — нельзя «разрывать» подстановки (например, нельзя вставлять переносы строк в название поля). Какие подстановки можно размещать в шаблоне? Их очень много:

• штатные и пользовательские поля поля предложения,
• штатные поля реквизитов компаний и контактов,
• штатные и пользовательские поля связанных сущностей: лидов, сделок, счетов, сотрудников, контактов, компаний, и их поля рекурсивно.

В среднем, к использованию доступны данные из нескольких сотен полей.

Иными словами — печатать можно все.

Если поле является множественным, то для него создаются три подстановки:

• значения через запятую,
• значения нумерованным списком,
• значения маркированным списком.

Списочные данные (товары) могут быть выведены в виде таблицы произвольной конфигурации. Только поле «Наименование» обязательно — та строка таблицы, в которой оно находится, будет скопирована столько раз, сколько элементов в списке.

Запомнить названия полей сложно, поэтому был разработан дополнительный интерфейс, который выводит все возможные подстановки. Он вызывается кнопкой «Печатать». Далее шаблон нужно сохранить в формате DOCX и загрузить на сайт в любое удобное место (желательно, закрытое от публичного доступа).

Использование шаблона в Битрикс24

Администратор должен создать способ оплаты и выбрать обработчик CustomQuote, в настройках указать путь к шаблону. Теперь менеджер может получить печатную версию КП путем нажатия на кнопку «Скачать PDF».

С помощью библиотеки PhpWord происходит подстановка данных из предложения. На выходе — КП в формате DOCX.

С помощью unoconv (серверный конвертер документов LibreOffice) происходит преобразование полученного DOCX в PDF. Этот файл передается пользователю для печати или отправки по электронной почте.

Трудности в реализации

В ходе разработки выяснилось, что PhpWord не позволяет добавлять списки (нумерованные, маркированные) в качестве подстановки.

Было реализовано компромиссное решение. Для нумерованных списков к каждому элементу добавляется текст “<номер>.”, а для маркированных — специальный UTF-символ “Bullet”. Это, конечно, не дает возможность настроить отступы в списках, зато позволяет их вывести.

Что в итоге?

Допустим, имеется заполненное предложение в Б24.

Чтобы создать печатную версию в виде текстового документа, менеджер должен взять официальный шаблон (если он есть), скопировать из Б24 данные клиента, список товаров с ценами (и не ошибиться в цифрах), вписать дополнительную информацию и места для подписи руководителями. На это уйдет от 20 минут.

С модулем автоматической генерации — не более пяти минут.

С ростом числа лидов эта разница увеличивается. Если посчитать траты времени на механическое заполнение шаблона КП и его правки, то сумма получается значительной.

Пусть в компании из 100 сотрудников 20 — занимаются продажами. Каждый из них, в среднем, готовит 4 КП в день — это 1600 КП в месяц (20 сотр. * 4 КП * 20 раб. дн.). Пусть даже 1000 КП. На их подготовку нужно 300 часов в месяц, при условии, что на одно КП уходит 20 минут. С нашим модулем на тот же объем КП уйдет 70 часов (5 минут на КП).

Если средняя стоимость часа работы вашего сотрудника 500 р. (зп 50 000 р., 120 эффективных часов работы в месяц плюс аренда помещений), то за месяц вы будете экономить 100 000 р.

Кроме того, с нашим модулем руководство может быть уверено в корректности КП. Это достигается за счет того, что менеджер получает готовый PDF, который он не может изменить.

Заключение

Веб-интеграция это создание крупных информационных веб-систем, глубоко интегрированных в бизнес Заказчика. Это снижение затрат на работу с клиентами, рост продаж и автоматизация процессов.

ИНТЕРВОЛГА – компетентный веб-интегратор. Мы можем решить все задачи веб-интеграции собственными силами. Большинство наших проектов – комплексные, интеграционные.

Наш принцип: приносить пользу бизнесу клиента за счет осмысленного применения веб-технологий.

Мы помогли клиенту в пять раз уменьшить затраты времени на подготовку печатных версий КП. Это экономит около 100 000 р. в месяц, если пересчитать в деньгах.

Обычно мы начинаем подготовку интеграционного проекта с проведения стратегического SWOT-анализа информационных систем и рекламных кампаний Заказчика.

Если вы четко видите цель, оставьте заявку на обсуждение интеграционного проекта.

• Внедрение Битрикс24
• Доработка Битрикс24