Портал на Битрикс24 — как центр развития персонала и корпоративный университет

• Чем корпоративный портал отличается от других интранет-порталов
• Почему платформа для порталов Битрикс24 — правильный выбор
  • Цена лицензии
  • Много команд разработчиков
  • Хорошая безопасность «из коробки»
• Идеи для портала на Битрикс24 — примеры решений для HR
  • Корпоративный дизайн
  • Новости, события, жизнь компании
  • Знакомство нового сотрудника с компанией
  • Сервисы
  • Развитие и обучение сотрудников
  • Управление развитием сотрудников
• Портал на базе Битрикс24 — как начать и сколько стоит

Для компании важно, чтобы сотрудники разделяли её принципы. Мыслили в одном направлении. Видели цель, чувствовали себя ответственными за результат. Тогда люди лучше работают. И становятся счастливее (но это не точно).

Когда у вас работает 20 человек, проблем с этим нет. Когда 50, начинаются. Когда 500 или несколько тысяч — это уже не проблема, а боль.

Это как сад — пока он небольшой и подобран из близких по духу людей, достаточно вовремя поливать и пропалывать. А вот если цветов много и разных, усилий нужно больше. Какие есть инструменты для ухода за садом мы расскажем ниже.

Чтобы объединить людей, нужно собрать их в одном месте, вдохновлять, учить, веселить, награждать, наказывать, наделять ответственностью, давать информацию и делать ещё десяток HR-штук. Одними корпоративами на свежем воздухе тут не обойдёшься. Нужна постоянная площадка для подобных активностей.

Хорошим решением для таких вопросов стали внутренние порталы для HR-отдела. Если сделать всё правильно, они живут, растут и помогают компании развиваться. Не на словах, а в жизни.

Делимся опытом создания таких порталов на Битрикс24.

Чем корпоративный портал отличается от других интранет-порталов

Корпоративный портал, в нашем понимании, это рабочий инструмент. Наличие задач, CRM, бизнес-процессов не обсуждается. А вот фирменный дизайн и геймификация, интеграции со сторонними сервисами или 1С — важные дополнения.

С HR-порталами сложнее — сотрудников нельзя заставить ими пользоваться в приказном порядке. Надо сделать портал красивым и интересным. В этом различие. Когда делают «утилитарный» внутренний портал, про красоту не думают.

Почему платформа для порталов Битрикс24 — правильный выбор

Разработка порталов на Битрикс24 имеет несколько весомых плюсов:

Цена лицензии

Кажется, что 139 000 руб. за 50 пользователей, это немало. Лицензия на 1000 пользователей вообще стоит 699 000 руб. Но давайте посчитаем — пусть у вас работает 750 человек. Это значит, что за каждого пользователя вы платите 932 руб. в год. Или около 80 рублей в месяц. Сравните это с затратами за зарплату. Или представьте, что использование портала сделает сотрудников хотя бы на пару процентов эффективнее.

Эта арифметика, а также сравнение с иностранными конкурентами (посчитайте, сколько будет стоит лицензирование MS CRM Dynamics), делают покупку лицензии, а в дальнейшем и портала на Битрикс24 выгодной — соотношение цены и количества функций очень достойное.

Много команд разработчиков

У Битрикса тысячи официальных партнёров в России. Это не считая небольших команд без партнёрского статуса. Найти стабильную команду с опытом, портфолио и репутацией легко. Средняя ставка часа работы не заоблачная.

Хорошая безопасность «из коробки»

Программист при разработке должен соблюдать рекомендации вендора.

Модуль проактивной защиты должен быть включен и корректно настроен.

Двух этих правил достаточно, чтобы ваш портал был защищён от основных угроз.

Как видим, Битрикс24 хорошо подходит для ухода за вашим «садом».

Идеи для портала на Битрикс24 — примеры решений для HR

За многолетний опыт проектирования и разработки разнообразных корпоративных порталов на Битрикс24 мы создали несколько готовых решений, модулей и "полуфабрикатов", которые проверены в бою работе и готовы к внедрению и адаптации под ваши потребности.

Корпоративный дизайн

HR-портал это не только рабочий инструмент. Имиджевая составляющая тоже важна. Поэтому, без фирменного дизайна не обойтись.

Есть два способа привести дизайн портала ближе к вашему фирменному стилю:

1. «Косметический» перекрас.
2. Полный «евроремонт» с перепланировкой.

Первый способ предполагает, что «каркас» портала остаётся неизменным — положение элементов и их поведение не меняются. Меняем цветовое решение, добавляем фирменные штрихи и детали. Второй способ потребует заново спроектировать, нарисовать и сверстать портал. Фактически, мы «выбросим» весь стандартный дизайн и вёрстку.

Плюсы и минусы, как и в аналогии с ремонтом очевидны.

Первый вариант быстрее и на порядок менее затратен. Мы рекомендуем именно его. В дополнение к скорости реализации, в таком варианте ещё можно сохранить возможность обновления портала. Вот примерный результат такой работы: Второй вариант гарантирует более индивидуальный результат. Но цена и сроки становятся на порядок больше. Проектирование, дизайн и вёрстка могут занять от 3 месяцев работы. Обновления становятся сложной процедурой.

Новости, события, жизнь компании

Основа HR-портала — информирование сотрудников о жизни компании. Эту часть не сложно реализовать. Эффективность будет зависеть от качества контента. Мы выделили несколько хороших идей для реализации ниже.

Новости

Что будет в новостях, что интересно сотрудникам? Кто будет размещать новости? Откуда брать материал? Эти вопросы вы должны проработать перед проектированием раздела.

Мы рекомендуем упрощать структуру новостей. На первом этапе не нужно делить их на категории, регионы и т.д. Это можно доработать, когда у вас действительно будет достаточно материала для наполнения разных категорий.

Новые сотрудники в портале на Битрикс24

Компания набирает людей — значит растёт и всё в порядке. Это спорное утверждение, но обычно сотрудники воспринимают найм новых коллег именно так.

Сделайте приём на работу мини-событием. Расскажите о новичке в портале. Фотография, увлечения, коротко о том, чем он будет заниматься — люди хорошо реагируют на такие сообщения. А новенький быстрее вольётся в коллектив.

Дни рождения

Все любят дни рождения. Оповестите людей о том, кого поздравить сегодня. Если в компании несколько сотен сотрудников, можно делать это в живой ленте. Но если у вас работает несколько тысяч человек, надо подумать об отдельном разделе и ограничениях, чтобы поздравления не мешали основной работе.

Результаты компании

Сотрудники должны осознавать свой вклад в общее дело. Для этого чаще демонстрируйте достижения и результаты компании. Добыча 1 млрд тонн угля или вывод нового продукта на рынок, победа в выставке или запуск машины в космос — темы могут быть разными. Только не пишите «канцелярским» языком.

Хорошо воспринимается инфографика. Если ваши показатели выражены в цифрах, попросите дизайнера подготовить баннер в фирменных цветах.

Знакомство нового сотрудника с компанией

Знакомство новичка с компанией непростой процесс. Нужно быстро передать большой объём формальной и неформальной информации — различные регламенты, контакты, правила поведения и т.д.

Есть два основных подхода к этой задаче. Первый — создание базы знаний для нового сотрудника, сбор всей нужной информации в одном месте. Такая база поможет как новичкам, так и действующим сотрудникам. Нужно только следить за актуальностью информации.

Технически, это может быть отдельная группа Битрикс24, со своей лентой. А важные файлы можно сохранять на диске группы. Можно сделать и отдельную страницу, со своим дизайном. Второй подход, более современный и сложный — пошаговое обучение. Как в некоторых приложениях и играх. В пошаговом обучении нужно показать пользователю основные возможности системы — как пользоваться бизнес-процессами, где находится важная информация и т.д.

Один из наших клиентов дополнительно использовал видеоролик — так информация воспринимается лучше.

При «прохождении» шагов нужно визуально отмечать это. Тут важно соблюсти баланс между удобством и технической сложностью. Например, можно пытаться реально отслеживать посмотрел ли пользователь видео или нет, а можно отмечать факт самого запуска ролика. Мы выступаем за более простые решения. Дорабатывать и усложнять будем, когда люди начнут реально пользоваться порталом, а бизнес увидит пользу.

Сервисы

Конечно, HR-портал это не только жизнь компании и база знаний. Важной частью является автоматизация бизнес-процессов (БП). Это сильная сторона порталов на Битрикс24. Развитый конструктор БП позволяет даже без программирования повысить эффективность.

Мы рассмотрим самые основные процессы, с упором на HR:

1. Бронирование переговорных;
2. Заявка на командировку;
3. Закупка техники.
4. Заявка на отпуск.

Бронирование переговорных

Все хотят обсуждать важные дела в комфортной переговорной, с проектором и прочими «плюшками». Чтобы не столкнуться во время переговоров с коллегами, переговорные нужно бронировать заранее.

В небольших компаниях для этого достаточно отдельного календаря — событие просто заносится в календарь и переговорная считается забронированной.

В больших компаниях этот процесс регламентирован. Плюс, переговорных часто несколько, а для подготовки к обсуждению может понадобиться помощь секретаря или технического специалиста.

Помочь опять может БП.

Важно, что информация о бронировании переговорных часто дублируется в других системах. Тут понадобится интеграция.

Примерный план БП бронирования переговорных:

1. Инициатор начинает БП, выбирает переговорную, дату и время, оставляет комментарий. Если необходима помощь технического специалиста или секретаря, отмечает эти опции. Также он может добавить участников, чтобы информация о событии появилась в их личных календарях.
2. БП проверяет занятость переговорной на выбранную дату. Если переговорная занята, инициатору предлагается выбрать другую дату.
3. Если в вашей организации требуется чьё-то согласование, на бронирование переговорной, то нужен такой шаг.
4. Если переговорная свободна, создаётся событие, бронируется переговорная. После нужно провести синхронизацию с другими системами, где пользователи следят за событиями. Например, частый запрос — синхронизация информации о бронировании с MS Exchange.
5. Если были выбраны опции о помощи секретаря или технического специалиста (например, настроить видеоконференцию), то этим сотрудникам должны прийти оповещения. При необходимости, они оставляют комментарии, которые потом будут показаны инициатору.
6. Далее можно прислать инициатору уведомление об успешном бронировании и завершить бизнес-процесс. За определённое время до события (например, за 1 час), всем участникам придёт напоминание.

После реализации этого БП шанс накладок при бронировании переговорных сильно уменьшается.

Заявка на командировку

Переговоры мы провели успешно, настало время командировки и личной встречи.

Командировка сотрудника это непростое мероприятие. Надо выдать командировочные, заказать и оплатить самолёт, трансфер, гостиницу, оформить все документы. Сотрудник должен предоставить подтверждающие документы.

Чтобы не упустить ни одной мелочи, нужен БП.

Общий сценарий похож на БП заявки на отпуск. Даже в график отсутствий командировку тоже лучше добавить.

1. Инициатор запускает БП с указанием даты, места и цели командировки. Если это необходимо в вашем документообороте, инициатор прикладывает скан служебной записки.
2. Командировка согласуется с руководителем.
3. Сотруднику отдела кадров ставится задание на подготовку приказа о командировке.
4. Сотруднику бухгалтерии ставится задание на выдачу командировочных.
5. Если необходимо, ответственному сотруднику ставится задание на заказ и оплату билетов, трансфера, гостиницы и т.д.
6. После того, как все отмечают свои задания выполненными, оповещение об успешном оформлении командировки показывается инициатору.
7. За день до командировки, инициатору приходит напоминание.
8. После завершения командировки, инициатору приходит задание о необходимости приложить сканы (или фото) документов, подтверждающих расходы (если это принято в вашей компании).
9. После того, как инициатор приложил документы, задание ставится бухгалтеру — он проверяет документы, сохраняет их и завершает БП.

Отлично, с командировкой проблем не возникло, конкурентов победили, контракт заключили. Пора приступать к работе. Перед этим, нужно утрясти формальности. Тут поможет другой бизнес-процесс — согласования документов. Мы о нём написали две отдельные статьи:

• Мини-СЭД на основе Битрикс24;
• Согласование договоров в Битрикс24. Мини-СЭД.

Заявка на покупку техники

Договор согласовали, для работы над проектом нужно закупить технику или ПО. Этот процесс тоже требует согласований и участия нескольких сотрудников. Значит для ускорения можно использовать бизнес-процессы.

Приведём пример подобного БП, который используется у нас:

1. Инициатор создаёт заявку на покупку техники или ПО. В заявке он указывает что именно ему нужно. Обычно также прикладывается ссылка на интернет-магазин, чтобы была понятна цена и артикул.
2. Заявка утверждается руководителем.
3. Далее заявка переходит бухгалтеру, который осуществляет заказ и оплачивает счёт.
4. Если доставки нет, ставится задание сотруднику о необходимости забрать товар.
5. У нас, на этом БП завершается. Если необходимо, можно добавить задание о постановке новой техники на учёт (внесение в реестр).

Процесс простой, его разработка не займёт много времени.

Заявка на отпуск

Все работы по проекту выполнены — можно подумать и об отпуске.

Удобно, когда об отпуске сотрудника узнают все, кому это необходимо. Также удобно, когда есть общедоступный график отсутствий.

Задачу подготовки к отпуску можно автоматизировать.

Примерный сценарий:

1. Сотрудник делает заявку на отпуск, указывая дату старта и дату завершения. Если нужно, можно и причину отпуска спросить.:)
2. Руководитель сотрудника получает оповещение, в котором указывается вся нужная информация. Руководителю можно вывести также предупреждение, если отпуск сотрудника пересекается с кем-то из его отдела.
3. Руководитель подтверждает (или нет) отпуск.
4. В графике отсутствий создаётся отпуск сотрудника.
5. Бухгалтеру ставится задача на оформление отпускных с датой за X дней до отпуска.
6. Сотруднику отдела кадров ставится задача на оформление отпуска.
7. Если сотруднику нужно собрать какие-то документы, он оповещается об этом.

Таким БП мы уменьшаем беспорядок и пустые «хождения» по офисам. А благодаря графику отсутствий, все знают когда коллег не будет на месте. Как видите, уже с помощью нескольких простых бизнес-процессов можно автоматизировать существенную часть деятельности компании. Это поможет вашему корпоративному порталу на Битрикс24 быть не только красивым и интересным, но и полезным.

Развитие и обучение сотрудников

Одной автоматизации мало. Решающий вклад в эффективность компании вносят сотрудники. Нужно учить, удерживать, развивать их.

Это большой блок задач, мы рассмотрим самые популярные запросы — обучение, управление развитием и различные меры поощрения.

Обучение сотрудников

В Битрикс24 реализован модуль обучения. Он позволяет организовать классическое обучение в виде курсов. Курсы могут состоять из нескольких тем. Поддерживается древовидная структура с несколькими уровнями вложенности.

После прохождения курса, можно пройти тесты. Тестов может быть несколько для одного курса. Ведётся учёт количества попыток прохождения тестов. Можно запретить приступать к следующему курсу, если не пройдены тесты.

Дизайн самих уроков и курсов утилитарный — никаких красот и изысков. Но инструмент вполне рабочий. Достаточно сказать, что сама компания Битрикс использует эти курсы для обучения партнёров и сертификации разработчиков. Мы несколько раз внедряли модуль обучения в государственных и частных компаниях — свою функцию он выполняет.

При необходимости, внешний вид можно освежить и привести ближе к вашему фирменному стилю.

Управление развитием сотрудников

Обратная связь

Желание сотрудников говорить с компанией нужно всячески поощрять. Обратная связь позволит вовремя заметить проблему или возможность. Ниже два популярных и простых способа организовать такое общение.

Связь с директором

В больших компаниях между рядовым сотрудником и высшим руководством будет пять и больше промежуточных звеньев. Это значит, что тревожный сигнал может потеряться.

Хорошая практика — дать возможность любому сотруднику написать анонимное (или нет) сообщение высшему руководству. Ведь если сотрудник пишет «на самый верх», значит проблема действительно серьёзная.

Эту возможность нужно всячески продвигать. А если сообщений станет слишком много, для первичной фильтрации можно подключить секретаря.

Решить эту задачу можно по-разному. Если требуется механизм фильтрации или какая-то логика по обработке сообщения (например, распределять сообщения по руководителям разных направлений), то лучше сделать бизнес-процесс.

Если же никакие фильтрации и распределения не нужны, достаточно обычной формы обратной связи.

Важно сохранять сообщения и давать ответ по каждому. Одна из практик — завести отдельную страницу, где публикуются абсолютно все вопросы и ответы руководителей на них. Это повысит прозрачность работы.

Предложения по улучшению работы

Тут уже важно не только собрать предложения, но и оценить реакцию на них коллектива, вызвать обсуждение.

В самом простом случае, выделяется отдельная группа Битрикс24, где каждый может оставить предложение по улучшению работы. Сотрудники «лайкают» и комментируют интересные предложения.

Если общение выходит за рамки разумного, можно включить премодерацию сообщений. А чтобы напротив, стимулировать размещение здравых предложений, можно награждать авторов несколько лучших сообщений за месяц символическими подарками. Например, продукцией с фирменной символикой или собственной продукцией предприятия (если вы не добываете нефть или уголь, конечно:)).

Портал на базе Битрикс24 — как начать и сколько стоит

Выше мы описали некоторые идеи для HR-портала и показали, как их реализовать на Битрикс24. Возможно, мы убедили вас и перед вами конкретный вопрос — как начать? Правильная последовательность действий такая:

1. Подумать, каких целей вы хотите достичь с помощью помощью портала на Битрикс24. Выписать три основные цели, подумать, какие функции для их достижения понадобятся.
2. Найти хороших специалистов по Битрикс24, которые будут готовы говорить не только о технике, но и про бизнес. Мы таких знаем.:)
3. Подумать вместе над составом работ.
4. Определить MVP. Это важно. Не надо пытаться сразу сделать всё. Основная задача — быстро запустить минимальный продукт и «загнать» в него сотрудников. Дальше они сами скажут вам, чего остро не хватает.
5. Написать краткое ТЗ на MVP. Это позволит вам получить предсказуемый результат, а нам дать точную оценку.
6. Взять и сделать. Эту мелочь мы возьмём на себя.:)

Как видите, ничего сверхсложного. Мы готовы подключиться на любом этапе и помочь опытом и мозгами.

В заключение, самый интересный вопрос — сколько стоит.

По нашему опыту, если речь идёт про небольшую переделку дизайна (первый вариант в пункте про корпоративный дизайн), несколько индивидуальных страниц и несложные интеграции, то уложимся в 500 000 р. и 2 - 3 месяца. Дальше, всё зависит от ваших аппетитов.

Позвоните — поговорим о вашем проекте.

Вам может быть интересно:

• Автоматизация рекрутинга и возможности для HR в Битрикс24;
• Кейс: Экономия 300 часов HR-службы с помощью Модуля Адаптации сотрудников для Битрикс24