Настройка и доработка валютного учета в 1С:УНФ

• Постановка задачи
  • Требования к валютным операциям в проекте
• Внедрение 1С:УНФ
• Учет валютных операций в УНФ
  • Как работает учет валютных операций в 1С:УНФ
  • Доработка валютного учета в УНФ
• Полезные доработки УНФ для упрощения учета
  • Универсальность и масштабируемость
• Заключение

У бухгалтерии любой организации рано или поздно возникает потребность в автоматизации учета своей деятельности. Таблички в Excel стали громоздкими и неудобными, объем информации увеличился и требует анализа. Руководство компании принимает решение — нужно внедрение 1С.

Приобрести лицензии на программы 1С не сложно, гораздо сложнее и ценнее получить нужный результат от программного продукта.

Среди прочих конфигураций, малый бизнес, как правило, внедряет 1С: Бухгалтерия или 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ). В конфигурации УНФ можно фиксировать все типовые операции коммерческой деятельности компании, в том числе и с банковскими счетами. Бывает, что типовых возможностей программы для ведения деятельности недостаточно. В этом случае требуется доработка конфигурации.

В статье расскажем об успешном внедрении 1С:УНФ нашему клиенту и доработке конфигурации для ведения валютных счетов.

Постановка задачи

В конце 2019 г. к нам обратилась логистическая компания, которой требовалось купить и внедрить 1С. Компания предоставляет услуги перевозки в России и за рубежом. Мы выяснили, как компания ведет бухгалтерский учет, и какие процессы нужно автоматизировать. 

Требования к валютным операциям в проекте

Одно из основных требований бухгалтерии заказчика — организация многовалютного учета с выполнением требований учетной политики законодательства:

• Отражать счета и расчеты в разной валюте в рамках одной сделки. Например:

1. заказ и отгрузка в евро;
2. оплата в рублях;
3. расходные операции, связанные с выполнением сделки в долларах.

• Индивидуальный курс валюты должен указываться в следующих файлах:

1. Заказ покупателя;
2. Поступление на расчетный счет в банке;
3. Расход со счета;
4. Приход в кассу;
5. Расход из кассы;
6. Расходная накладная.

За один день может быть создано несколько наборов документов с различными сценариями поступления и списания денег и разным курсом одной валюты.

1. Расчеты с контрагентами в валюте необходимо осуществлять не по курсу ЦБ РФ, а по курсу, согласованному сторонами (у.е.). Это убирает у бухгалтерии необходимость отслеживания актуальных котировок в банке и загрузки курса валют, а так же постоянной переоценки валютных средств. В связи с тем, что в один день могут быть операции с разными контрагентами и с различными сценариями поступления и списания денег – во всех документах требуется указывать индивидуальный курс покупки валюты с пересчетом на рубли.
2. Необходимо формировать отчеты одновременно в двух валютах: национальной валюте и иностранной валюте.

Ни в одной подходящей конфигурации 1С полностью не реализованы перечисленные требования к валютному учету.

После анализа остальных бизнес-процессов компании мы остановили выбор на конфигурации 1С:Управление нашей фирмой.

1С:УНФ не перегружена лишними функциями и при этом закрывает потребности учёта основных бизнес-процессов небольшой фирмы.

Внедрение 1С:УНФ

На старте внедрения мы проводим предпроектное исследование. Это необходимо для фиксирования бизнес-процессов компании, подлежащих оцифровке и налоговому учету. Также, исследование помогает подобрать правильную конфигурацию и методологию ведения учета. В результате предпроектного исследования мы фиксируем техническое задание на внедрение и передаем в работу.

В результате внедрения мы выполнили работы:

1. Провели анализ бизнес-процессов в компании;
2. Выбрали наиболее подходящую конфигурацию и купили лицензии 1С;
3. Смоделировали процессы в 1С и написали техническое задание на внедрение 1С;
4. Установили и настроили типовую конфигурацию;
5. Провели доработку и тестирование системы в соответствии с требованиями;
6. Выполнили интеграцию 1С и Битрикс24;
7. Передали систему в эксплуатацию.

Учет валютных операций в УНФ

Для нашего клиента приобретение иностранной валюты в банке не являлось частью работы, поэтому данные процессы мы не рассматриваем. Существующая в УНФ калькуляция валюты в бизнес-процессах решает две из трех задач обозначенных заказчиком.

1. В документах есть возможность отражать операции в разной валюте;
2. Возможно указать индивидуальный курс валюты, но используется он только для пересчета табличной части файла. При проведении документа сумма операции все равно пересчитывается по единому курсу, зафиксированному в регистре сведений. Этот курс используется при формировании отчетов. Курсы валют обычно равны курсу Центрального банка. Для решения этой задачи мы сделали ряд дополнительных программ, о которых расскажем далее..
3. В конфигурации можно формировать отчеты в разных валютах.

Как работает учет валютных операций в 1С:УНФ

В начале работы с программой в списке валют есть только российский рубль. Чтобы вести в программе учет в нескольких валютах нужно выполнить несколько действий:

1. Активировать соответствующую настройку. В блоке настроек “Деньги” раздела “Компания” - установить флаг “Несколько валют”.
2. В справочник “Валюта” необходимо добавить те валюты, в которых будут происходить расчеты с покупателями и поставщиками. Из классификатора валют необходимо выбрать Доллар США, ЕВРО и загрузить их курсы. Можно настроить расписание загрузки для ежедневного обновления курса валют.

3. Для того, чтобы появилась возможность работы с валютами, надо создать договора с поставщиками и покупателями в валюте. Именно по этим договорам и будут осуществляться валютные операции.

Чтобы операции можно было создавать одновременно в рублях и в иностранной валюте, в договоре должен быть установлен признак “в у.е.”. При установленном признаке, даже если продажа оформляется в рублях, при проведении суммы операций оперативно пересчитываются и отражаются в валюте договора. Т.е. это решает задачу с формированием отчетов в двух валютах и задачу оформления отгрузки в валюте, а оплаты этой отгрузки в рублях. Весь процесс в программе 1С:УНФ не представляет особых сложностей. Курс валюты задается в справочнике валют. Документация продаж и отчетов формируется в соответствующей валюте. Для одной валюты можно задать один курс на день. Этот курс фиксируется в регистрах, используется в расчетах и отчетах.

В большинстве случаев этих возможностей достаточно для учета. Для выполнения требований к валютным операциям потребовались доработки конфигурации.

Доработка валютного учета в УНФ

Для достижения поставленных целей в конфигурацию внесли ряд изменений:

1. В файлах "Поступление на счет", “Поступление в кассу”,  “Расход со счета” и “Расход из кассы” изменили механизм проведения: суммы по всем регистрам пересчитываются из иностранной валюты в национальную валюту не по курсу указанному в регистре, а по курсу указанному при формировании.
2. Запретили менеджерам проводить “денежные” транзакции. Оставили возможность только создавать и записывать продажи.
3. В отчетах реализовали отражение прибыли по индивидуальному курсу поступления денежных средств, а не по курсу расходной накладной.

Полезные доработки УНФ для упрощения учета

Кроме настроек и редактирования валютного учета решили еще ряд задач, которые упростили работу пользователям и минимизировали ошибки:

1. Заказы поставщикам не используются в учете и весь комплект файлов завязан на заказ покупателя. Поэтому для удобства работы добавили в заказ покупателя возможность создавать на его основании документы "Расход со счета" и "Расход из кассы". Из заказа покупателя сразу открывается форма расходника с заполненным типом операции, корреспонденцией и заполненной ссылкой на заказ покупателя.

2. Сделали так, чтобы договора с различной валютой учета создавались автоматически при создании контрагента. Поля договоров при этом заполняются автоматически. Данное решение экономит время менеджера.
3. Настроили формирование отчета "Доходы и расходы по заказу покупателя" по дате завершения заказа.
4. Доработали форму “Связанные документы” для заказа покупателя. Вывели на нее дополнительную информации для менеджера.
5. Настроили интеграцию с Битрикс24. Для интеграции применили ряд нестандартных решений, но об этом выпустим отдельную публикацию в блоге.

Кроме этого настроили ряд отчетов, которые показывают профит для каждого менеджера в различных разрезах.

Универсальность и масштабируемость

Все модификации мы выносим в расширение для того чтобы обновления конфигурации проходили безболезненно.

Полученное решение обладает универсальностью. При изменении или расширении сценариев работы с валютой кастомизацией конфигурации не потребуются вовсе или будут минимальными. Например, в дальнейшем планируется использовать расчет курсовых разниц, который в УНФ уже существует и будет работать в форате сделанных доработок.

Заключение

Конфигурация 1С:УНФ позволяет вести комплексный учет в небольшой организации, но некоторые отдельные подсистемы при внедрении могут потребовать доработки. Главное — своевременно понять это и сформулировать требования. Для определения объема задач мы проводим предпроектное исследование и пишем техническое задание на внедрение. Конфигурация 1С — это инструмент для бизнеса и он должен быть удобным для пользователей и полезным.


Если в Вашей компании работа по прежнему ведется в Excel или в устаревшей и неудобной системе, мы поможем выявить недостатки и описать требования к системе. После этого проведем качественное внедрение 1С или перестройку существующей конфигурации под требования бизнеса. Заполните форму ниже и мы с Вами свяжемся.