Как организовать удаленную работу с 1С

• Введение
• Подключение 1С
  • Публикация базы 1С и работа через веб-клиент
  • Работа с базами 1С через RDP
• Взаимодействие сотрудников
• Удаленная работа с документами 1С
  • Пример удаленной работы с документами 1С
• Антикризисные меры 1С
• Заключение

Введение

Для работодателя в условиях современного мира актуален вопрос организации дистанционной работы своих сотрудников:

• Для руководителя важно знать из любой точки мира, как обстоят дела с его бизнесом;
• Менеджерам важно оперативно получать информацию о наличии товара на складе, о текущей задолженности;
• Бухгалтеру, чтобы сдать отчетность, теперь не обязательно сидеть в офисе.

Сегодня мы постараемся ответить на вопрос как организовать простой и безопасный доступ через Интернет к приложениям 1С, установленным в Вашем офисе. Расскажем как более продуктивно организовать общение сотрудников и работу с документами при удаленной работе с помощью возможностей 1С.

Подключение 1С

Организовать удаленный доступ к своим прикладным решениям через Интернет предприятия могут самостоятельно или с помощью специалистов, которые осуществляют внедрение прикладных решений. Для этого «1С:Предприятие» обладает следующими возможностями:

• Публикация базы 1С и работа через веб-клиент;
• Подключение по RDP.

Рассмотрим каждый вариант более подробно.

Публикация базы 1С и работа через веб-клиент

Публикация базы и работа через веб-клиент возможна двумя способами:

• c использованием облачных сервисов 1С;
• с использованием веб-сервера.

Использование облачных сервисов 1С

Для предприятий, которые используют типовые прикладные решения, подойдет сервис «1С:Предприятие через Интернет» (1С:Фреш). Подробную информацию можно изучить по ссылке.

Для предприятий, которые используют сильно переработанные типовые решения или собственные решения, подойдет сервис «1С:Готовое рабочее место». Подробную информацию можно изучить по ссылке.

Использование веб-сервера

Если на предприятии нет развернутой ИТ-инфраструктуры, то для настройки веб-сервера или удаленного рабочего стола — можно использовать сервис «1С:Линк». Он предоставляется, только по договору сопровождения «1С:ИТС». Для использования этого сервиса, потребуется установить приложение «Агент 1С:Линк» на компьютер, к которому необходимо предоставить удалённый доступ и выбрать из списка нужные базы 1С. Сервис доступен через Интернет в режиме 24*7 без выходных и праздничных дней.

Если установить собственный веб-сервер, тогда для работы с 1С не потребуются сторонние сервисы. Преимущество веб-сервера в том, что он бесплатный. Если нужно установить и настроить веб-сервер или подключить и настроить один из сервисов 1С — заполните форму внизу статьи, и мы поможем Вам это сделать. Для публикации базы 1С нужно:

1. Открыть 1С от имени администратора и запустить базу в режиме конфигуратора.
2. Перейти в меню «Администрирование» – «Публикация на веб-сервере» и в появившемся окне сделать необходимые настройки:

• Указать имя виртуального каталога;
• Выбрать тип веб-сервера, для которого выполняется публикация;
• В поле «Каталог» указать физическое местоположение каталога, в котором будут расположены файлы, описывающие виртуальный каталог (При использовании веб-сервера Apache имя каталога должно состоять только из символов латинского алфавита и быть расположено в папке, где и Apache);
• Нужно установить все галочки во вкладках Web-сервисы и HTTP сервисы;
• Чтобы применить настройки нужно нажать кнопку «Опубликовать».

Если все сделано правильно, то система выдаст сообщение об успешной публикации.
После этого необходимо перезапустить веб-сервер (это необходимо делать после каждой публикации).
После размещения базы на веб-сервере подключитесь к ней одним из следующих способов:

• используйте веб-клиент на настольном компьютере;
• используйте тонкий клиент;
• используйте мобильный клиент.

При подключении с помощью веб-клиента используйте браузеры Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome и Safari. Работа в веб-клиенте не требует предварительной установки клиентского приложения на компьютер пользователя, по этой же причине не нужно обновлять клиентское приложение.

Для того, чтобы подключиться к базе, достаточно открыть браузер и ввести в адресную строку адрес веб-публикации, после чего появится окно с вводом учетных данных 1С (имя пользователя и пароль). Для подключения к 1С с помощью тонкого клиента на компьютере пользователя нужно установить и настроить тонкий клиент. Для создания дистрибутива и размещения его на сайте можно использовать утилиту 1CEClientSetupMake.

После установки тонкого клиента нужно найти на рабочем столе ярлык для запуска 1С. После запуска клиента 1С отобразится окно со списком доступных баз 1С. Общие рекомендации по безопасности подключения через веб-сервер:

1. Использовать защищенный канал для взаимодействия с веб-сервером.
2. Включить проверку сложности паролей пользователей и, возможно, другие параметры, усложняющие аутентификацию.
3. Не показывать пользователей в списке выбора (свойство «Показывать в списке выбора»).

Работа с базами 1С через RDP

Для организации доступа пользователям к базам 1С через RDP необходимо, чтобы базы 1С были установлены на сервере.

Подключение к терминалу 1С через протокол RDP в системах семейства Microsoft осуществляется следующим образом:

• На локальном компьютере с Windows 10 в поле поиска на панели задач введите "подключение к удаленному рабочему столу" и выберите приложение «Подключение к удаленному рабочему столу».
• В открывшемся окне необходимо указать параметры: адрес терминального сервера и имя, под которым нужно зайти на данный сервер.
  
• В следующем окне необходимо будет ввести пароль пользователя для доступа на сервер. Если настройки сделаны правильно и данные введены верно, то развернется окно, в котором вы увидите немного измененный рабочий стол.

Если Вам необходимо установить и настроить веб-сервер или подключить один из сервисов 1С, заполните форму внизу статьи и мы поможем Вам это сделать.

Взаимодействие сотрудников

На сегодняшний момент существует множество вариантов взаимодействия сотрудников в режиме онлайн:

1. можно организовать группу в WhatsApp или Viber – для переписки (но данный способ не выполняет все условия безопасности);
2. можно использовать такие системы как Skype, Zoom – для переписки, конференций и демонстрации экрана;
3. можно использовать Битрикс24. Данный сервис содержит функции для организации офиса онлайн: чат, видеозвонки, видеоконференции, различные бизнес-процессы, календарь и многое другое;
4. можно использовать стандартное решение фирмы 1С – «Система взаимодействия».

Система взаимодействия от 1С позволяет пользователям программ «1С:Предприятия» обмениваться текстовыми сообщениями, файлами, устраивать аудио и видеоконференции. Начиная с версии 8.3.16 есть возможность демонстрировать экран своего компьютера в ходе видеозвонка. Поддерживаются обсуждения, связанные с конкретными объектами приложения (документами, элементами справочников, отчетами и т. п.). При этом вся переписка сохраняется вместе с объектом приложения и отображается вместе с ним. Имеется возможность интеграции с мессенджером Telegram и социальной сетью ВКонтакте Функциональность видеозвонков, при наличии микрофона, позволяет звонить другим пользователям и общаться с ними голосом. А при наличии веб-камер пользователи могут ещё и видеть друг друга. Существует возможность демонстрации происходящего на экране компьютера в ходе видеозвонка. После того, как пользователь нажмет «Начать показ экрана», у него закрывается окно видеозвонка, а в видеочаты остальных участников звонка начинает транслироваться происходящее на экране у «транслирующего» пользователя.
Для подключения системы взаимодействия можно использовать сервер взаимодействия, который установлен на инфраструктуре фирмы «1С» в виде публичного сервиса «1С:Диалог».

Используя систему взаимодействия «1С:Диалог» можно настроить работу независимо от местонахождения сотрудников. Руководитель из любой точки мира может организовать видеоконференцию со своими сотрудниками, даже с теми, кто находится в командировке, дома или у клиента без использования дополнительных программ. В ходе видеоконференции любой из участников может продемонстрировать экран и непосредственно из 1С сформировать оперативные отчеты, содержащие целевые показатели деятельности предприятия. При этом все обсуждения, связанные с данным совещанием, сохраняются в программе 1С.

Менеджер, находясь у клиента, может вести переписку с кладовщиком о необходимости отгрузки товара непосредственно из документа «Заказ покупателя» в 1С, при этом вся переписка также сохраняется. И при открытии документа всю историю сообщений можно просмотреть.

Если Вам необходимо настроить систему взаимодействия «1С:Диалог», заполните форму внизу статьи и мы поможем Вам это сделать.

Удаленная работа с документами 1С

Остается вопрос — как организовать удаленную работу с офисными документами и обработку первичной документации.

Для обработки первичной документации можно воспользоваться типовым решением 1С «Электронный документооборот». Документы от контрагентов — приходные накладные, акты, счета-фактуры будут сразу попадать в вашу программу (сервис работает в «облаке» и встроен в программы 1С). При этом все документы будут иметь такую же юридическую силу, что и бумажные с подписью и печатью и будут храниться в самой программе.

Если ваш контрагент еще не пользуется программами 1С, он сможет вести обмен документами в бесплатной программе 1С:Клиент ЭДО.

В ИТС ПРОФ включена отправка 100 комплектов документов в месяц бесплатно, сверх этого — по 10 руб за комплект. Получение — бесплатно.

Для работы с 1С-ЭДО необходима электронная подпись. Можно использовать в ЭДО ту же подпись, что и для электронной отчетности.

Используя электронный документооборот, бухгалтер может вести учет и сдавать отчетность, не выходя из дома.

Пример удаленной работы с документами 1С

Используя систему взаимодействия «1С:Диалог» руководитель, находясь в командировке, перед начальником отдела продаж поставил увеличить объем продаваемой продукции.

Начальник отдела продаж также с помощью системы «1С:Диалог» может поставить задачу менеджерам по продажам находящимся в разъезде.

Менеджер по продажам, найдя нового клиента и получив от него заявку, может удаленно зайти в 1С, сформировать заказ покупателю и посмотреть отчет с остатками товара на складе. После чего с помощью «1С:Диалог», если нужного товара нет на остатке, написать менеджеру по закупкам о необходимости докупить соответствующий товар. После менеджер по продажам напишет в ранее созданном обсуждении начальнику отдела продаж о выполнении поставленной задачи.

Бухгалтер после оформления менеджером по закупкам заказа поставщику и соответствующего поступления товаров с помощью электронного документооборота может получить оригиналы документов и акт сверки. Выписать документы на отгрузку и счет на оплату покупателю.
Для электронного документооборота также можно использовать Битрикс24. Битрикс24 позволяет хранить все рабочие документы в одном месте, и просматривать их можно сразу в приложении без скачивания. Система также позволяет настроить различные бизнес-процессы согласования документов.

• ИНТЕРВОЛГА автоматизировала некоторые бизнес-процессы на Битрикс24: «Согласование счета с занесением в платежный календарь» — данный бизнес-процесс будет интересен для организаций у которых оплата по счетам происходит минимум 1 раз в неделю.
• «Универсальное согласование документов» — автоматизирует любой процесс согласования документов.

Для обмена офисной документацией можно использовать веб-сервис Google Docs.

Преимущества сервиса:

1. Все документы хранятся в облаке.
2. Простой обмен файлами. Для того, чтобы человек получил документ, достаточно отправить ссылку.
3. Инструменты для коллективной работы. Над одним файлом может работать несколько человек одновременно.
4. Удобная история изменений.
5. Кроссплатформенность. Google Docs работает на любом устройстве с любой операционной системой, в которой есть привычный веб-браузер.

Для начала работы с Google Docs необходимо только создать аккаунт Gmail. Сразу после регистрации можно пользоваться сервисом. Для этого достаточно перейти по ссылке и откроется главное меню, в котором находится список документов.

В Google Docs можно также работать с документами, созданными в Microsoft Word.

Если Вам необходимо настроить систему взаимодействия «1С:Диалог», заполните форму внизу статьи и мы поможем Вам это сделать.

Антикризисные меры 1С

Во время самоизоляции, когда все сотрудники вынуждены сидеть дома, предприниматели испытывают трудности со своим бизнесом, тяжелее всего предприятиям малого бизнеса. В их поддержку фирма «1С» предлагает до 01 сентября 2020 года бесплатно воспользоваться следующими программными продуктами:

1. Интернет-сервис «1С:Касса» — используется для организации товарного учета в магазине или небольшой торговой сети. Используя данный сервис, можно подключить необходимое число рабочих мест кассира, удаленно печатать чеки от курьеров. Антикризисный бесплатный тариф активируется непосредственно на странице настроек программы путём ввода промокода PROSTOKASSA010920 и предоставляет пользователю до 01 сентября 2020 года расширенный функционал интернет-сервиса с возможностью бесплатного использования до четырёх касс.
2. Мобильное приложение для курьеров «1С:Мобильная касса» представляет собой рабочее место курьера и позволяет реализовывать товары с печатью чека на подключенном мобильном кассовом аппарате. В рамках антикризисной акции приложение из Google Play работает в расширенном режиме бесплатно до 01 сентября 2020 года.
3. Мобильное приложение «Мобильная бухгалтерия 1С» предоставляется бесплатно для индивидуальных предпринимателей на УСН, ЕНВД и Патенте. С помощью данного приложения можно рассчитать налоги, подготовить и отправить платежи в банк, заполнить декларацию, выписать счет, акт или накладную. Доступна на Google Play и App Store.

Заключение

Подводя итог, можно сказать следующее — с каждым днем все актуальнее встает вопрос об организации удаленной работы и это связано не только с самоизоляцией. Сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, руководителям находящимся в командировке, бухгалтерам обслуживающим организации на аутсорсинге важно иметь доступ к программе, документам и отчетам для понимания реальной картины ситуации. Настроив удаленный доступ, руководитель сможет в любой момент сформировать отчеты по мониторингу финансово-хозяйственной деятельности своего предприятия, менеджеры смогут оперативно оформлять заявки клиентов, бухгалтер сможет подготовить необходимый отчет в налоговую.

Если Вам необходимо установить и настроить веб-сервер или подключить один из сервисов 1С, заполните форму внизу статьи и мы поможем Вам это сделать.