Как настроить автоматическое отслеживание в 1С поступления на склад товаров для заказа в интернет магазине

• Стандартный сценарий работы в 1С с товарами не в наличии
• Почему стандартная конфигурация неудобна
• Автоматическая проверка поступления товаров 
• Варианты реализации 
• Заключение

Прибыльность интернет-магазина во многом определяется тем, как в нем принимают и обрабатывают заказы. Если работа выстроена грамотно, клиент останется доволен сервисом. Для бизнеса, который предполагает повторные продажи, это особенно важно. Ведь продавать лояльным клиентам гораздо проще, чем привлекать новых.

Интеграция сайта с 1С: Управление торговлей существенно упрощает работу менеджеров по продажам:

• заказы с сайта и необходимые сведения о них передаются в ERP-систему;

• заказы с товарами в наличии при отгрузке автоматически переводятся в статус, указанный в настройках;

• предусмотрена возможность информировать клиентов о статусах заказов.

Если на сайте можно заказать товары, которых пока нет на складе, задача усложняется. Ряд действий приходится выполнять вручную, появляются проблемы с резервированием поступившего товара. 

В статье расскажем как настроить отслеживание поступления товара, которого в момент заказа не было в наличии, с помощью встроенного функционала 1С: УТ, а также рассмотрим возможности программной доработки этого процесса.

Стандартный сценарий работы в 1С с товарами не в наличии

Заказы клиентов могут передаваться в 1С с сайта, если настроен обмен данными, или создаваться непосредственно в системе. Если все товарные единицы в “Заказе клиента” есть в наличии, по умолчанию он переводится в статус “Подготовить”.

Если на складе нет хотя бы одной товарной единицы из заказа, он получает статус “В работе” или “Ждем поставку”. 

Затем сотрудник оформляет один или несколько документов “Заказ поставщику”. Это можно сделать с привязкой к “Заказу клиента” или без нее.

Поступление товаров на склад отображается в документе “Приобретение товаров и услуг”.

При поступлении необходимо создать документ “Приобретение товаров и услуг”. Его можно оформить на основании “Заказа клиента”. После проведения документа приобретенный товар можно будет увидеть в отчете “Товары на складах” (если склад не ордерный).

Почему стандартная конфигурация неудобна

Когда на склад уже поступили все товары в заказе, его статус остается прежним. Чтобы понять, что товар готов к отгрузке нужно следить за отчетом “Состояние обеспечения заказов”. 

Часто в нескольких заказах находятся одни и те же товары. Так как они не резервируются для конкретного документа, их фактическое количество может быть меньше, чем то, которое система определяет готовым к отгрузке. В итоге, возможно проведение заказа, для которого недостаточно товара.

Автоматическая проверка поступления товаров 

Проблему с отслеживанием можно решить, если настроить автоматический обход заказов в статусе “В работе” или “Ждем поставку”. Важно, чтобы проверка поступления товаров была последовательной — от старых документов к новым — и проводилась регулярно, например каждые полчаса. 

1С будет сверять данные с регистром “Товары на складах”. Если все товары в заказе появятся в наличии, он автоматически перейдет в статус “Подготовка”. Каждая поступившая товарная единица будет зарезервирована.

Варианты реализации 

Настроить отслеживание товара можно с помощью стандартных возможностей и программных доработок проведения документа “Поступление товаров и услуг”.

Первый вариант реализации: в настройках раздела “Склад и доставка” нужно включить опцию типового резервирования — “Обособленное обеспечение заказов”. 

Таким образом включается привязка “Заказа поставщику” к “Заказу клиента”. Поступившие товарные единицы нельзя будет продать другому клиенту.

Рассмотрим работу обособленного резервирования на примере:

1. Создаём новый заказ клиента. В строке таблицы "Товары" в колонке "Действия" выбираем "Обеспечивать обособленно". Проводим документ.

2. Оформляем на его основании “Заказ поставщику”. Программа сама создаёт новое назначение с указанием ссылки на “Заказ клиента”, к которому будет привязан товар. Проводим документ.

3. На основании “Заказа поставщику” создаём документ “Приобретение товаров и услуг”. В табличной части также заполняется назначение с указанной ссылкой на заказ клиента. Проводим документ. 

4. Сформируем отчёт по остаткам для текущего товара. В нем будет указано, что все пришедшие товарные единицы, заказанные клиентами, находятся в резерве. Это значит, что списать данную номенклатуру нельзя никаким документом, кроме “Заказа клиента” (без дополнительных действий)

Если этого алгоритма недостаточно, понадобятся программные доработки. С их помощью можно реализовать автоматическое изменение статуса “Заказа клиента” при проведении документа “Приобретение товаров и услуг”. 

При проведении документа будет проверяться количество товара и его характеристика. Если товарных единиц хватает, сменится статус заказа(ов) клиента, указанного(ых) в таблице "Товар" документа "Приобретение товаров и услуг".

Определять доступный остаток можно двумя способами:

• резервирование товарных единиц при поступлении под конкретный список товаров, заказанных клиентом (реквизит "назначение" в приобретении товаров и услуг);

• учет зарезервированного количества и свободного остатка.

Заключение

Автоматизация обработки заказов, включающих товары не в наличии, ускорит работу  в 1С, предотвратит некорректное списание номенклатуры и минимизирует ошибки сотрудников. 

Ваш интернет-магазин сможет продавать больше с меньшей долей ручного труда.

Чтобы настроить отслеживание товаров с учетом требований вашего бизнеса, обратитесь в компанию ИНТЕРВОЛГА. У нас большой опыт в оптимизации бизнес-процессов 1С и расширении стандартных конфигураций. Квалификация наших сотрудников подтверждена сертификатами 1С. После доработки системы мы предоставляем гарантийное сопровождение в течение 3-х месяцев.

Ускоряем работу с интернет-заказами в 1С:ERP: нетиповые статусы заказа покупателя и автоматическое обновление