Отчеты в CRM Битрикс24 — рекомендации для РОП

• Оперативные отчеты с помощью фильтра в CRM
• Раздел «Отчеты» в CRM
  • Число новых лидов по сотрудникам
  • Отчет по источникам обращений
  • Число сделок, по которым получена оплата
• А если нужен сложный отчет?

"По квитанции корова рыжая одна, брали мы ее одну, сдавать будем одну, чтоб не нарушать отчетности"
М-ф 'Трое из Простоквашино'

Оперативные отчеты с помощью фильтра в CRM

Продолжаем наши статьи для руководителей отдела продаж. Предыдущая статья посвящена странице Старт и её доработке в Битрикс24. Новая статья про отчеты в CRM.

Для чего нужна CRM? Ответ очевиден — для хранения информации по работе с клиентами. Но это с точки зрения менеджера. Для руководителя CRM прежде всего нужна для получения отчетов, показывающих эффективность работы отдела продаж. Рассмотрим, какие отчеты создаются в Битрикс24. При использовании отчетов есть нюансы, которые надо учитывать. Например, различают оперативные отчеты и отчеты за период времени. Оперативный отчет строится на текущую дату и дает понимание, что сейчас происходит с клиентами. Отчет за период показывает, как отдел продаж работал с клиентами в течение недели, месяца, года.

Например, требуется знать, в каких стадиях находятся сделки по направлению «Проект». Что надо сделать? Самый простой вариант – открыть сделки, выбрать направление и получить оперативный отчет по стадиям направления «Проект»:

Полученный отчет можно выгрузить в Excel и далее обработать с помощью электронной таблицы:
Другой пример. Требуется знать, сколько сделок в ожидании оплаты счета. Для отображения этого состояния в сделках создана стадия «Счет». Поэтому в фильтре выбираем для поля «Стадия сделки» значение «Счет»: Если поля в фильтре нет, то нажимаем «Добавить поле» и галочкой отмечаем нужное поле:
Получаем таблицу со сделками в стадии «Счет»:
Получившийся отчет можно распечатать:
А как получить информацию, по каким сделкам были оплачены счета за последнюю неделю? К сожалению, такой отчет построить сразу не получится. Нужно дополнительно создать поле «Дата оплаты», в котором менеджеры будут фиксировать данные. На основе этого поля можно уже построить отчет, используя диапазон дат:

Раздел «Отчеты» в CRM

Что возможно анализировать

Число новых лидов по сотрудникам

Для построения отчетов за период времени использовать фильтр в CRM неудобно. Для создания таких отчетов используется специальный конструктор отчетов.

Рассмотрим пример. Требуется построить отчет, в котором отображается число новых лидов, созданных сотрудниками за неделю. Выбираем раздел «Отчеты»: Откроется страница, на которой представлены готовые отчеты. Но требуется создавать новый, поэтому нажимаем «Добавить отчет»:
Выбираем сущность, по которой строится отчет — Лид:
В результате открывается конструктор отчетов. Задаем название отчета и выбираем отчетный период — «за все время»: Почему «за все время»? Дело в том, что отчетный период не задает время, за которое формируется отчет. Отчетный период определяет время совершения событий, на основании которых элемент попадает в отчет. Подробная информация на странице справки Работа с отчетами. Поэтому время, за которое надо построить отчет, будем задавать отдельными настройками.

Убираем ненужные колонки (крестик возле названия, когда наводишь мышку) и добавляем те, которые требуются в отчете. Нужна колонка с ответственными и колонка с числом лидов по каждому ответственному. Для получения числовых значений в Битрикс24 используется следующий способ. Добавляем колонку с ID (уникальный номер лида):
Включаем галочку «Вычислить колонку» и задаем, что считаем — количество уникальных ID (т. е. номера лидов не повторяются): Чтобы название колонки было читабельным, а не «ID», с помощью «карандаша» меняем название на «Число новых лидов» и задаем сортировку по фамилии ответственных: Дополнительно добавим для информативности расчет доли по каждому сотруднику. Аналогично используем ID, но укажем, что требуется вычисление доли от столбца, т. е. от «общего числа» (используем значок процента): Колонки в отчете сформировали. Следующий шаг — сформировать фильтр, который будем использовать для отбора данных. По заданию нужно выводить данные за неделю. Для этого выбираем поле Дата создания два раза (плюс справа добавляет новое поле) и указываем условия «Больше или равно», «Меньше или равно»:
Так двумя датами будем задавать нужный временной диапазон. Повысим информативность отчета, добавим в фильтр поля «Источник лида» и «Статус лида»: Чтобы сотрудники использовали созданный отчет, включим общий доступ. Настраивается только одно право доступа — чтение. Поэтому изменить отчет другие сотрудники не смогут. Но могут скопировать и потом изменить копию.

Диаграмму использовать не будем, важнее получить табличный отчет. Сохранив отчет, с помощью фильтра можно теперь задавать произвольный диапазон времени, по которому требуются отчетные данные. В нашем варианте выберем неделю, указав понедельник и воскресенье:
Еще пример — требуется узнать, сколько лидов пришло за неделю по почте, о которых «забыли» сотрудники. Выставляем в фильтре отчета Источник = «Электронная почта» и Статус = «Не обработан». Получаем информацию про забывчивых сотрудников:

Отчет по источникам обращений

Продолжим рассматривать работу с отчетами в CRM на примерах. Получим информацию по каналам поступления новых обращений – лидов. Для этого добавляем отчет по лидам, задаем заголовок, указываем отчетный период – «за все время», убираем колонки, которые Битрикс24 предлагает по умолчанию:
Далее добавляем колонку «Источник лида», а для вычисления количества используем уже известный вам способ — выбираем «ID» и задаем, что вычислить — «количество уникальных». Можно еще добавить расчет доли по каждому источнику для информативности:
При формировании фильтра задаем поля для фильтрации данных в отчете. Чтобы указывать диапазон времени также используем рассмотренный выше лайфхак — зададим дату создания с двумя параметрами —«Больше или равно», «Меньше или равно»:
Полученный отчет покажет эффективность каналов входящих обращений:
Для наглядности добавим диаграмму в отчет:
В результате получится наглядный отчет для быстрой оценки эффективности каналов обращений за период времени:

Число сделок, по которым получена оплата

Еще один практический пример. Нужен отчет по количеству сделок, по которым получена оплата. В компании несколько направлений бизнеса, поэтому нужна отдельная информация по каждому направлению сделок. Строим отчет по сущности «Сделка»:
Задаем название отчета и выбираем отчетный период «за все время»:
Добавляем колонки, которые требуются в отчете:
Следующий шаг — сформируем фильтр для удобного управления отчетом. Требуется отбирать сделки по отдельным направлениям, поэтому фильтр по направлению нужен: Добавляем с помощью плюсика поле «Дата оплаты»:
Обратите внимание, что использовано два раза поле «Дата оплаты», чтобы задавать диапазон в отчете:
Сохраняем отчет, и задаем фильтр для вывода по дате оплаты 18.11 – 22.11, т. е. одна рабочая неделя, без выходных:
Далее мы хотим видеть сумму по сделкам и общую сумму за неделю. Добавляем «Сумма в валюте сделки»:
Задаем «Вычислить колонку» по сумме:
Получаем общий итог:
Неплохо, отчет показывает по каким сделкам выполнена оплата за неделю и считает итоговую сумму.

А если нужен сложный отчет?

Теперь ложка дегтя в этой сладкой бочке меда — конструкторе построения отчетов. Например, требуется построить отчет по лидам с разбивкой по периодам следующего вида:

Источники лида	Число обращений за; 1 квартал	Число обращений за  2 квартал	Число обращений за  3 квартал	Число обращений за  4 квартал	Число обращений за год
Веб-сайт	100	110	100	105	415
Почта	120	125	120	115	480
Звонок	145	130	125	120	520

Или получить сводный отчет по лидам и сделкам за период времени для каждого ответственного:

Ответственный	Созданные лиды	Качественные лиды	Созданные сделки	Успешные сделки	Сумма успешных сделок (руб)
Петров	100	80	60	15	135 000
Иванов	250	125	70	12	126 000
Сидоров	230	120	69	10	121 234

Конструктор отчетов в CRM, к сожалению, в этих случаях помочь не сможет. Как поступить? Самый простой вариант — получить из Битрикс24 информацию по лидам, сделкам, периоду, ответственному и скопировать в электронную таблицу, например, в Excel. Дальше выполнять обработку данных в электронной таблице.

Есть и другой вариант — сложный, но значительно упрощающий и сокращающий время создания подобных отчетов. Это доработка Битрикс24 — создание индивидуальных отчетов в CRM. API позволяет это делать, как в облачной версии, так и в коробочной. Но из своего опыта мы рекомендуем использовать коробочное решение. Причина простая, в коробке делать доработки проще и дешевле на 20-30%. Например, трудоемкость разработки приведенного выше отчета в коробке составит 15-20 часов. В облаке трудоемкость будет уже 25-30 часов с учетом размещения программного модуля на внешнем хостинге. Актуальную тарифную ставку на доработки можно узнать на нашем сайте.

Примеры создания других сложных отчетов мы рассматривали ранее в нашем блоге:

• Отчет по бизнес-процессу;
• Специальные отчеты и трафик-менеджмент в Битрикс24